Evaluasi pemasok berdasarkan aspek keberlanjutan - enam pertanyaan terpenting

Daftar Isi

• Manajemen pemasok faktor sukses 
• Evaluasi pemasok berkelanjutan - kebutuhan atau ilusi?
• Evaluasi pemasok: enam pertanyaan, enam jawaban
• Seperti apa katalog kriteria untuk evaluasi pemasok?
• Evaluasi pemasok: Pengenalan dalam 8 langkah
• Tip: Persyaratan ISO 9001 untuk evaluasi pemasok
• Evaluasi pemasok dalam aspek keberlanjutan: Kesimpulan
• DQS: Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda

Manajemen Pemasok sebagai Faktor Sukses

Dalam menghadapi globalisasi, perusahaan semakin menghubungkan manajemen pemasok mereka dengan tahap hulu rantai pasokan. Struktur kompleks ini membutuhkan manajemen profesional di semua tingkatan pasokan. Dari pembelian hingga pembuangan produk dan pemrosesan bahan baku yang dapat didaur ulang, keputusan penting harus dibuat, khususnya mengenai

• Pilihan pemasok
• Perencanaan pemasok
• Integrasi pemasok
• Evaluasi pemasok
• Pengembangan pemasok

Hal ini menjadikan pemilihan, evaluasi, dan kualifikasi pemasok yang tepat sebagai faktor kompetitif yang menentukan dalam pengadaan global. Semakin hati-hati dan berkelanjutan perusahaan Anda menangani manajemen pemasok, semakin banyak manfaat yang akan diperoleh - untuk organisasi Anda, pelanggan Anda, dan pemasok Anda.

Namun, di mana manfaatnya segera terlihat, penting juga untuk mempertimbangkan aspek keamanan. Ini berlaku untuk peraturan dan kriteria khusus industri serta undang-undang nasional dan internasional. Jika Anda menambahkan aspek sentral seperti manajemen kepatuhan dan manajemen risiko, menjadi jelas mengapa evaluasi pemasok dengan integrasi aspek CSR* merupakan keputusan strategis untuk kesuksesan yang berkelanjutan.

* Corporate Social Responsibility, atau "CSR" untuk singkatannya, adalah tanggung jawab sosial organisasi dalam arti bisnis yang berkelanjutan.

Evaluasi pemasok berkelanjutan - kebutuhan atau ilusi?

Organisasi yang ingin mengevaluasi pemasok potensial mereka dalam hal keberlanjutan tidak hanya harus memanfaatkan berbagai aspek aspek ekologi, ekonomi dan sosial dengan banyak interpretasi yang berbeda, tetapi juga memahami struktur dan mekanisme yang berlaku di pasar.

Meskipun referensi dan panduan keberlanjutan berfokus pada beberapa sumber seperti dari ILO, OECD atau Piagam Hak Asasi Manusia PBB, berbagai inisiatif dan standar keberlanjutan internasional serta solusi industri telah ditetapkan di pasar. Rumitnya masalah keberlanjutan dalam manajemen pemasok adalah kenyataan bahwa standar yang berbeda umumnya tidak saling mengenal.

Pertanyaan kunci di sini adalah:

• Isu keberlanjutan mana yang relevan?
• Kriteria, metode, dan alat individu mana yang cocok untuk penilaian pemasok?
• Bagaimana hasil dievaluasi?

Evaluasi pemasok: enam pertanyaan, enam jawaban

1. Apa manfaat dari keterlibatan pemasok?

Manfaat dari penilaian berkelanjutan dan integrasi pemasok yang ditargetkan ke dalam proses penciptaan nilai Anda sendiri sangat jelas: Dengan bekerja sama dengan pemasok Anda dalam semangat kepercayaan, Anda dapat

• Pastikan mutu produk Anda konsisten
• Menjaga efisiensi dalam pembelian dan pengadaan
• Menjamin kemampuan pengiriman dan kepatuhan pada tanggal pengiriman
• Mencegah kerusakan finansial dan kehilangan citra
• Penuhi tanggung jawab sosial dan ekologi Anda
• Batasi risiko dan pelanggaran kepatuhan
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan loyalitas pelanggan
• Perkuat daya saing Anda

2. Apa tantangan rantai pasokan yang kompleks?

Meningkatnya kompleksitas pasar pemasok, serta rantai pasokan berlapis-lapis dan transnasional, membutuhkan transparansi yang semakin besar dan integrasi yang lebih baik antara pemasok dan perusahaan.

Semakin global pemasok Anda, semakin sering hambatan bahasa dan budaya muncul. Demikian juga, ada persyaratan hukum, normatif dan khusus pelanggan yang harus diperhatikan dan dipatuhi. Oleh karena itu, pemilihan, evaluasi, dan kualifikasi reguler pemasok yang sesuai sangat penting untuk keberhasilan ekonomi.

Audit pemasok dengan DQS

Seberapa baik pemasok eksternal Anda dan peran apa yang mereka jalankan? Supplier audits khusus pelanggan DQS mengungkap kekuatan dan kelemahan di seluruh rantai pasokan.

Poin-poin berikut sangat diperlukan untuk perusahaan pengadaan:

• Intensif menemani semua tindakan outsourcing
• Tentukan kriteria dan tokoh kunci yang relevan
• Terus memulai proses perbaikan
• Evaluasi keefektifan tindakan yang diambil

3. Bagaimana Anda melakukan evaluasi pemasok?

Penilaian pemasok yang efektif mengevaluasi kinerja organisasi dan teknis keseluruhan dari masing-masing pemasok - berdasarkan keadaan saat ini dan dengan mengacu pada keadaan target. Ini termasuk, misalnya

• Sebuah penilaian atau evaluasi hubungan pemasok,
• Analisis titik lemah dan
• Tinjauan portofolio pemasok, termasuk bantuan jangka pendek jika terjadi hambatan sumber daya

Penting untuk menentukan kriteria individu atau katalog kriteria yang sesuai dengan pemasok yang relevan yang akan dievaluasi.

Masuk akal juga untuk mengambil pendekatan sistematis untuk penilaian risiko. Kembangkan matriks yang, dengan mempertimbangkan tahap pengiriman yang diduduki pemasok dalam rantai, menunjukkan risiko yang ada dan memungkinkan penentuan prioritas. Prioritas pada akhirnya menentukan jenis tindakan dan berbagai metode. Untuk pemasok yang sangat diperlukan dengan risiko tinggi, audit di tempat dari perusahaan pengadaan tentu saja merupakan pilihan terbaik.

4. Apa manfaat evaluasi pemasok?

Evaluasi pemasok yang sistematis memberikan kepastian hukum di pihak perusahaan Anda. Ini membatasi risiko dan memberikan kualifikasi yang terlihat bagi pelanggan Anda. Tetapkan tujuan evaluasi pemasok yang jelas, tentukan target kualitas dan kewajiban untuk pemasok eksternal Anda. Hal ini memungkinkan pemasok potensial untuk dibandingkan dan dievaluasi. Hubungan pemasok yang ada dapat dikembangkan lebih lanjut dan dioptimalkan berdasarkan penilaian.

Evaluasi pemasok dari perspektif keberlanjutan juga menunjukkan bahwa Anda membuat peningkatan yang baik dan berkelanjutan terhadap penciptaan nilai organisasi Anda - dan memenuhi tanggung jawab sosial dan lingkungan Anda.

5. Seperti apa penilaian pemasok dengan DQS?

Dalam audit pemasok (khusus pelanggan), kami melihat secara netral stabilitas dan ketahanan proses dan antarmuka Anda. Kami menganalisis konsistensi proses dan kontinuitas proses. Selain itu, kami mendukung Anda dalam peningkatan berkelanjutan proses internal Anda dalam manajemen pemasok dan bersama-sama mengoptimalkan manajemen risiko Anda untuk membatasi pelanggaran kepatuhan. Hal ini sangat penting mengingat Undang-Undang Rantai Pasokan Jerman dan Uni Eropa dan Undang-Undang Uji Tuntas di masa depan.

Undang-Undang Rantai Pasokan: Status saat ini di Jerman

Pada Februari 2021, para legislator di Berlin dan Brussel mempresentasikan ide mereka untuk undang-undang rantai pasokan atau undang-undang uji tuntas hampir secara bersamaan. Ini dimaksudkan untuk melayani perkembangan lebih lanjut dari situasi hak asasi manusia internasional dengan menetapkan persyaratan untuk manajemen rantai pasokan yang bertanggung jawab untuk perusahaan tertentu. Draf tersedia - baca selengkapnya di Blog kami.

6. Apa yang perlu Anda klarifikasi sebelum penilaian pemasok berkelanjutan?

Bersama-sama, tentukan bagaimana melanjutkan dan mengklarifikasi pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berdasarkan apa persyaratan keberlanjutan yang relevan untuk industri Anda?
• Mengapa persyaratan CSR dikenakan pada pemasok?
• Siapa yang menetapkan persyaratan ini dan kepada siapa?
• Pilihan apa yang ada untuk audit dan penilaian - kriteria apa yang digunakan sebagai dasar?
• Bagaimana kepatuhan terhadap persyaratan dapat ditunjukkan?
• Solusi mana yang cocok untuk rantai pasokan Anda?
• Bagaimana profil keberlanjutan individu dapat ditentukan?

Seperti apa katalog kriteria untuk evaluasi pemasok?

Audit pemasok/supplier audit (khusus pelanggan) atau penilaian pemasok Anda berdasarkan kriteria keberlanjutan idealnya harus didahului dengan apa yang disebut analisis materialitas. Dengan bantuan metode ini, perusahaan Anda dapat terlebih dahulu menentukan profil keberlanjutannya sendiri dan, jika perlu, mengabaikan persyaratan CSR yang tidak relevan. Dengan analisis kriteria yang relevan, risiko dan ruang lingkup organisasi Anda, matriks evaluasi untuk pemasok Anda dapat diturunkan.

Matriks dua sumbu digunakan: Pada satu sumbu, relevansi topik untuk pihak berkepentingan yang relevan diplot; di sumbu lain, kemungkinan efek pada (atau oleh) bisnis. Posisi topik dalam matriks menunjukkan materialitasnya.

Katalog kriteria dan bidang tindakan nyata dapat diturunkan dari analisis - baik untuk perusahaan Anda maupun untuk mitra Anda dalam rantai pasokan. Idealnya, hasil analisis materialitas akan memiliki efek yang sama dengan kode etik yang diterapkan perusahaan besar tidak hanya pada diri mereka sendiri tetapi juga pada pemasok mereka.

Penilaian pemasok: Pengenalan dalam delapan langkah

Untuk melakukan penilaian pemasok dari perspektif CSR*, perusahaan Anda harus melalui delapan langkah yang diuraikan secara singkat di bawah ini: dari analisis materialitas, yang mengungkapkan profil keberlanjutan Anda, hingga pengembangan pemasok Anda lebih lanjut setelah mengevaluasi hasilnya.

*CSR: Corporate Social Responsibility

1. Tentukan topik keberlanjutan yang relevan

Tujuannya di sini adalah untuk mengetahui topik keberlanjutan mana yang benar-benar relevan untuk perusahaan Anda dalam rantai pasokan. Isu-isu tersebut dipertimbangkan untuk dampak potensial bagi organisasi Anda dan untuk kepentingannya bagi pihak berkepentingan yang relevan (bersama dengan mereka, jika perlu). Jika Anda memasukkan hasil dalam matriks yang sumbunya sesuai dengan dua tampilan, Anda dapat membaca materialitas suatu masalah dari posisinya.

2. Menyesuaikan kode etik

Kode etik dapat diturunkan atau diadaptasi dari analisis materialitas dan disajikan kepada pemasok untuk diterima.

3. Mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik internal tujuan

Keberhasilan audit pemasok setidaknya tergantung pada penyelesaian konflik internal tujuan yang mungkin ada, misalnya, antara pembelian (kepentingan ekonomi) dan departemen yang bertanggung jawab atas evaluasi pemasok dari perspektif CSR. Kesepakatan tentang konflik semacam itu harus dicapai dengan partisipasi semua departemen terkait.

4. Tentukan kriteria evaluasi

Matriks risiko cocok untuk mendefinisikan dan memprioritaskan kriteria ini, dengan mempertimbangkan semua tahapan dalam rantai pasokan. Prioritas menentukan jenis tindakan atau alat yang sesuai untuk audit pemasok.

5. Tentukan prosedur verifikasi

Setelah pemasok ditetapkan sesuai dengan relevansinya, prosedur audit atau verifikasi dan subjek audit ditentukan, dengan menggabungkan hasil dari matriks risiko. Kode Etik, pengungkapan diri kepada perusahaan atau pengungkapan diri melalui portal online cocok sebagai audit berbasis dokumen.

Penilaian berdasarkan audit dapat dilakukan menurut:

• Standar lintas industri (IQNet SR 10, SA8000, dll.)
• Solusi industri (SEDEX, TfS, dll.)
• Daftar persyaratan yang dikembangkan oleh pelanggan, yang berisi topik yang diidentifikasi berdasarkan analisis materialitas dalam Penilaian Risiko CSR/CSR Risk Assessment khusus perusahaan

6. Memenangkan pemasok untuk prosedur verifikasi yang dipilih

Keberhasilan penerapan langkah-langkah tergantung pada pemahaman pemasok tentang isu-isu keberlanjutan, keseimbangan kekuatan dan volume bisnis yang disepakati. Oleh karena itu, penting untuk mengembangkan strategi kerja sama pemasok dan menunjukkan dengan jelas manfaat bekerja sama, paling tidak agar dapat menjawab pertanyaan dan menghilangkan keraguan.

7. Audit pemasok

Subjek audit adalah topik keberlanjutan atau standar CSR yang ditentukan pada langkah 4. Audit dilakukan dengan menggunakan metode yang ditentukan pada langkah 5. Tergantung pada intensitas audit, audit dapat mencakup seluruh rentang, yaitu tinjauan dokumen, inspeksi pabrik, wawancara, dll. Audit harus dilakukan pada waktunya. Pada prinsipnya, perhatian harus diberikan pada pemenuhan tepat waktu dari persyaratan yang ditetapkan oleh pemasok. Ini sangat penting jika pemasok harus aktif sendiri untuk metode inspeksi.

8. Pemantauan dan evaluasi hasil

Hasil dari verifikasi dapat diberikan ke aspek-aspek seperti risiko, industri, topik, benchmark/praktik terbaik, hot spot atau negara. Evaluasi dapat digunakan untuk mengembangkan pemasok lebih lanjut. Untuk evaluasi hasil dan pemantauan yang efektif, aspek-aspek berikut harus dipertimbangkan, atau tindakan yang diambil:

• Identifikasi penyimpangan (ketidaksesuaian)
• Perhatikan masalah di negara berkembang 
• Menentukan dan menyertai tindakan korektif
• Kembangkan proses eskalasi
• Kembangkan pemasok
• Ukur kemajuan, diskusikan hasil
• Gunakan key figures

Tip: Apa yang dibutuhkan ISO 9001 untuk evaluasi pemasok

Standar manajemen mutu yang diakui secara internasional juga memerlukan langkah-langkah untuk berurusan dengan pemasok. Berikut adalah pilihan bab-bab standar dari ISO 9001 yang terkait dengan topik pemasok eksternal dan evaluasi pemasok:

• Memahami organisasi dan konteksnya (bab 4.1)
• Memahami persyaratan dan harapan pihak yang berkepentingan (Bab 4.2)
• Langkah-langkah untuk menghadapi risiko dan peluang (bab 6.1)
• Mengelola proses, produk, dan layanan yang disediakan secara eksternal (Bab 8.4 dan Lampiran A.8)
• Pemikiran berbasis risiko (Lampiran A.4)

Kesimpulan: Evaluasi pemasok dalam aspek keberlanjutan

Dalam manajemen pemasok, menjadi jelas bahwa undang-undang terus menjadi penting sebagai pendorong. Hal ini ditandai dengan transisi bertahap di bidang keberlanjutan. Perkembangannya mulai dari regulasi “pulau”, seperti kewajiban pelaporan tokoh-tokoh kunci non-finansial, hingga cakupan sistematis isu-isu keberlanjutan, terutama dengan fokus pada kewajiban uji tuntas.

Banyak inisiatif keberlanjutan sukarela dan kriterianya juga semakin digantikan oleh peraturan wajib, dapat diverifikasi, dan dapat ditegakkan. Tujuan seperti yang tercantum dalam Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDG) Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) memiliki karakter rekomendasi yang kuat. Inisiatif terkait industri seperti Together for Sustainability (TfS) dari industri kimia atau platform data untuk transparansi yang lebih besar dalam keterlibatan keberlanjutan (SEDEX), di sisi lain, seringkali wajib bagi pemasok karena persyaratan pelanggan.

DQS: Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Sebagai pemberi sertifikasi yang diakui secara internasional untuk sistem dan proses manajemen, DQS mengaudit lebih dari 30.000 hari audit per tahun. Klaim kami dimulai saat daftar periksa audit berakhir: Percayai janji kami! Kami berharap dapat berbicara dengan Anda dan dengan senang hati akan menunjukkan kepada Anda apa yang menjadi dasar kinerja dan kualitas audit kami. Yaitu pada

• Auditor yang kompeten dengan integritas dan pengalaman industri
• Solusi yang dibuat khusus yang sesuai untuk organisasi dan sistem manajemen Anda
• Identifikasi potensi kelemahan dan risiko yang ditargetkan
• Hasil yang objektif, dapat dipahami, dan alat bantu pengambilan keputusan yang substansial
• Sertifikat yang diakui secara internasional dengan penerimaan pasar yang tinggi
• Tindak lanjut hasil audit/analisis termasuk pemeriksaan efektivitas tindakan yang diambil
• Pengembangan individu dan pembuatan katalog kriteria dan sistem evaluasi