Informasi terdokumentasi adalah judul Bab 7.5 dari semua standar sistem manajemen Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) yang diterbitkan sejak 2012. Ini menjadikannya bagian integral dari struktur dasar umum standar sistem manajemen modern, yang disebut Struktur Tingkat Tinggi (HLS). Dengan revisi besar ISO 9001 (manajemen mutu) dan ISO 14001 (manajemen lingkungan) pada tahun 2015, istilah ini dikenal oleh kalangan pengguna yang lebih luas.
Loading...
"Lima Besar" standar sistem manajemen
... dan Struktur Tingkat Tinggi
Info grafis tentang ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, dan ISO 50001
Dalam versi sebelumnya dari standar internasional untuk sistem manajemen, masih ada pembicaraan tentang "dokumentasi", "persyaratan dokumentasi", "dokumen" dan "catatan". Sekarang standar ISO merangkum istilah-istilah ini di bawah "informasi terdokumentasi".
Untuk pengguna standar, bagaimanapun, penggunaan istilah kolektif tidak wajib. Mereka yang menginginkan tentu saja dapat terus menggunakan istilah perusahaan sendiri dalam informasi terdokumentasi mereka dan ketika berurusan dengannya. Namun, harus dipastikan bahwa penggunaan istilah itu sistematis dan seragam. Misalnya, tidak boleh menimbulkan kesalahpahaman dalam audit sertifikasi eksternal.
Bagaimana informasi terdokumentasi didefinisikan?
Standar internasional ISO 9000:2015-11 mendefinisikan prinsip dan ketentuan sistem manajemen mutu. Dalam bab 3.8.6, dijelaskan sebagai "informasi yang harus dikendalikan dan dipelihara oleh suatu organisasi". Ini termasuk media di mana informasi tersebut terkandung. Media mana yang digunakan terserah organisasi Anda. Saat ini, ini semakin mencakup dokumentasi foto, video, format audio, dan panduan operator interaktif.
Definisi dalam ISO 9000 juga membuat perbedaan antara tiga area yang mewakili hal-hal berikut:
- Sistem manajemen dan prosesnya
- Operasi perusahaan Anda
- Bukti hasil
Apakah ada informasi terdokumentasi "informasi terdokumentasi"?
Siapa pun yang berpikir bahwa informasi terdokumentasi dalam arti standar ada segera setelah informasi apa pun didokumentasikan adalah keliru. Status "informasi terdokumentasi" tergantung pada apakah suatu standar, misalnya ISO 9001, menetapkan bahwa informasi tertentu juga harus didokumentasikan. Jika demikian, ini dicatat dalam bab-bab yang relevan dan persyaratan yang relevan.
Manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001
Selain itu, informasi yang tidak disyaratkan oleh standar tetapi dicatat, dalam keadaan tertentu, dapat menjadi informasi terdokumentasi dalam pengertian standar. Ini selalu terjadi jika perusahaan Anda menganggap informasi ini diperlukan untuk efektivitas sistem manajemennya.
Jika, misalnya, daftar data tentang pihak berkepentingan yang relevan dari suatu perusahaan tersedia, ini bukan informasi terdokumentasi dalam arti standar. Ini karena daftar seperti itu tidak diwajibkan oleh standar. Namun, jika perusahaan Anda menganggap daftar ini penting untuk efektivitas sistem manajemen, itu bisa menjadi informasi terdokumentasi "nyata".
Membuat informasi terdokumentasi?
Namun, bab 7.5.2 dari standar ISO yang terkenal memberlakukan beberapa persyaratan dasar pada pembuatan dan pemutakhiran informasi terdokumentasi. Ini berkisar dari pelabelan ke format yang sesuai untuk memeriksa kesesuaian dan kecukupan informasi itu sendiri. Kontrol (bab 7.5.3) juga tunduk pada persyaratan tertentu, yang terpenting terkait ketersediaan dan perlindungannya.
Persyaratan lain ditujukan untuk distribusi, kemampuan untuk ditemukan, akses dan penggunaan, penyimpanan dan pengarsipan, pelestarian, dan pemantauan perubahan. Persyaratan yang sangat penting menyangkut pelestarian sebagai bukti kepatuhan. Selain pentingnya bagi sistem manajemen, aspek ini juga dapat memainkan peran yang sangat penting dalam konteks masalah hukum.
Sejauh mana harus dibuat?
Apa sebenarnya yang harus didokumentasikan ditentukan dalam masing-masing bab standar. Contohnya adalah kebijakan mutu, sasaran mutu atau sebagai bukti kompetensi. Namun, kewajiban untuk membuat, memelihara, atau menyimpan informasi terdokumentasi berbeda tergantung pada disiplin standar.
Sejauh menyangkut ruang lingkup, berikut ini berlaku secara kasarnya: semakin besar perusahaan, semakin kompleks prosesnya dan semakin luas kewajiban untuk memberikan bukti, semakin luas seharusnya.
Industri dan kompetensi karyawan yang bekerja di perusahaan juga memainkan peran penting.
Apakah manual manajemen mutu masih wajib?
Manual manajemen mutu tidak lagi diperlukan sejak revisi ISO 9001 pada tahun 2015. Keputusan untuk menghapusnya mempertimbangkan kecenderungan umum standar sistem manajemen ISO modern untuk memberi pengguna standar lebih banyak kebebasan dalam merancang sistem manajemen mereka. Namun, pada saat yang sama, manajemen puncak semakin diminta untuk memikul tanggung jawab dan akuntabilitas.
Kesimpulan: Informasi terdokumentasi
Informasi terdokumentasi adalah judul Bab 7.5 dari semua standar sistem manajemen ISO saat ini dan dengan demikian merupakan bagian integral dari struktur dasar umum mereka (Struktur Tingkat Tinggi / HLS). Istilah kolektif menggantikan persyaratan dokumentasi, dokumentasi, dokumen, dan catatan sebelumnya.
Menurut standar manajemen mutu ISO 9000:2015 yang diakui secara internasional, informasi terdokumentasi adalah "informasi yang harus dikendalikan dan dipelihara oleh suatu organisasi". Namun, format dan medianya tidak ditentukan, hanya harus sesuai. Persyaratan konkret ditempatkan pada pengelolaan dan pemeliharaan informasi tersebut, tanpa menentukan ruang lingkupnya. Ini tergantung pada jenis, ukuran dan kompleksitas perusahaan dan prosesnya. Informasi terdokumentasi disebut demikian jika merupakan persyaratan standar yang relevan atau jika perusahaan menganggapnya perlu untuk efektivitas sistem manajemen.
Loading...
Kami dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda
Hubungi kami. Tanpa kewajiban dan gratis.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Ute Droege
Ahli DQS untuk sistem manajemen mutu, telah lama menjadi auditor dan trainer berpengalaman untuk ISO 9001.
Loading...