A DQS tanúsítási folyamata irányítási rendszerek számára

Az irányítási rendszerek tanúsítási folyamata általában több lépésből áll, és a legtöbb esetben az audit eredményeit és a tanúsítványt dokumentáló auditjelentéssel zárul. Auditjaink a hatékonyság és a nemzetközi szabványoknak vagy előírásoknak való megfelelés bizonyításának általános célját szolgálják. De ennél többre is képesek: A DQS-auditok különösen hatékony eszközei az Ön irányítási rendszerének továbbfejlesztésének. Ön intenzívebb ismeretekre és mélyebb megértésre tesz szert szervezetéről - és célzottan fejlesztheti azt.

Kezdeti interjú és célmeghatározás

A DQS tanúsítási folyamat az ismerkedéssel és a kezdeti információk cseréjével kezdődik egy érdemi ajánlat elkészítéséhez. Ennek során szeretnénk megismerni az Ön egyedi vállalati helyzetét, vállalatának méretét, speciális folyamatait és irányítási rendszerének érettségi szintjét. Ezek mind fontos tényezők az audit időtartamának és auditoraink képzettségének meghatározásában. Ezeket az Ön vállalatának úgynevezett alapadataiban rögzítjük.

Annak érdekében azonban, hogy részletes, az Ön szervezetének egyedi igényeihez igazodó és minden releváns szolgáltatást tartalmazó árajánlatot tudjunk készíteni, az Ön vállalatának bizonyos elvárásait is megkérdezzük: Milyen követelményeket támasztanak az irányítási rendszerek stratégiai felhasználásával szemben? Milyen célok kapcsolódnak a tanúsításhoz?

Projekttervezés és előaudit (opcionális)

A tervezést a tanúsítási audit előtt 120 nappal kell befejezni. E tervezés megbízhatóságának biztosítása érdekében a DQS automatizált folyamatlépéseket alkalmaz, hogy az audit előtt, alatt és után minden fontos információ egy kattintással rendelkezésre álljon. Ami azonban a tervezési fázisban legalább annyira számít, az az Önnel folytatott párbeszédünk.

Ez az auditcsoport személyi összetételén túl az auditálandó szervezeti részek és a kapcsolattartók korai szakaszban történő azonosítását és bevonását jelenti. Különösen kombinált auditok vagy összetett mintavételi és mátrixeljárások esetén az előkészítő tervezési megbeszélések és workshopok szinte nélkülözhetetlennek bizonyultak. A DQS ügyféltámogató tervezőcsoportjait mind a szabványok, mind az ipar területén elismert szakértők támogatják, akik gyakran maguk is tapasztalt auditorok.

Sok esetben hasznosnak bizonyult egy előzetes audit elvégzése. Ez a választható szolgáltatás segít szervezetének abban, hogy a feltárt erősségek vagy a javítási lehetőségek alapján célzottan felkészüljön a tényleges tanúsításra.

Tanúsítási audit, 1. és 2. szakasz

A tényleges tanúsítási folyamat ezután a rendszerelemzéssel kezdődik (audit 1. szakasz). A rendszerelemzés szükséges lépés az első tanúsításokhoz, valamint részben a meglévő tanúsítványok átvételéhez. A hangsúly a rendszerdokumentáció értékelésén, valamint a vezetői értékelések és a belső auditok eredményeinek áttekintésén van. Auditoraink megállapítják, hogy az Ön irányítási rendszere kellően kidolgozott és készen áll-e a tanúsításra. A DQS auditora elmagyarázza az eredményeket, és intézkedik a helyszíni rendszeraudit előkészítésének további lépéseiről.

A rendszeraudit során (audit 2. szakasza) az auditor vagy az auditorok csapata általában a gyártási vagy szolgáltatási helyszínen (a helyszínen) értékeli az Ön irányítási rendszerének hatékonyságát. Kivételes esetekben az auditot távolról is el lehet végezni, helyettesíteni vagy kiegészíteni (távoli audit, nem a helyszínen).

Míg a rendszerelemzés a struktúrára és a dokumentációra összpontosít ("Mi van leírva?"), a rendszeraudit azzal foglalkozik, hogy mi van ténylegesen megvalósítva. Az irányítási rendszerekre vonatkozó szabványok és előírások felhasználásával értékelik az összes funkcionális terület és irányítási rendszerfolyamat hatékonyságát.

A megfigyelések, felülvizsgálatok és interjúk összes megállapítása beépül az audit eredményébe, amelyet a záró megbeszélésen bemutatnak és elmagyaráznak az ügyfélnek. Nem megfelelőségek esetén cselekvési tervekben állapodnak meg.

A rendszer értékelése

Független tanúsító szervezetként a DQS ezt követően a rendszerértékelés részeként újra értékeli az audit eredményeit. Az úgynevezett technikai felülvizsgálat során megállapítjuk, hogy az auditot megfelelően hajtották-e végre, hogy minden szükséges dokumentum teljes-e, és hogy bebizonyosodott-e, hogy az irányítási rendszerre vonatkozó szabványkövetelmények megfelelően teljesülnek. Csak ezután születik döntés a tanúsítvány kiadásáról. Az ügyfél ezután kapja meg az auditált auditálási jelentést.

A tanúsítvány

Ha a DQS auditora a rendszeraudit után - esetleg feltételekhez kötve - a tanúsítvány kiadását javasolja, és a műszaki felülvizsgálat megerősíti ezt az értékelést, akkor a vonatkozó tanúsítványt kiadják.
Az ilyen tanúsítvány a semleges és független értékelés látható külső kifejezése. Azt mutatja, hogy az Ön szervezete egy vagy több irányítási rendszert megfelelően és hatékonyan működtet, és ezáltal olyan struktúrákat hozott létre, amelyek megfelelnek a konkrét vevői elvárásoknak vagy jogi követelményeknek.

Sok DQS-ügyfél számára azonban a tanúsítvány csak egy aspektusa a tanúsításnak. Az értékelés során kapott javításra vagy kockázatokra vonatkozó jelzésekre összpontosítanak. A DQS auditorai előretekintő módon vizsgálják az irányítási rendszerek hatékonyságát, beleértve a szervezetekben zajló változási folyamatokat is, és aktív párbeszédet folytatnak a vezetéssel. Ily módon segítik a vállalatokat a célok és stratégiai célok elérésében, és hosszú távon biztosítják az üzleti partnerek bizalmát.

Felügyeleti auditok

Az akkreditált szabványok esetében a tanúsítvány általában három évig érvényes. Ahhoz azonban, hogy érvényessége a teljes időtartam alatt megmaradjon, évente ellenőrizni kell. A tanúsítvány kiállítását követő első és második évben a DQS auditorai ezért rövid felügyeleti auditokat végeznek, amelyek során például a rendszer alapvető elemeinek vagy a javító és megelőző intézkedések hatékonyságát vizsgálják.

Újratanúsítás

A 3 éves ciklus végén újratanúsításra kerül sor. Az értékelés terjedelmét tekintve megfelel az első tanúsítás során végzett rendszerauditnak. A második, harmadik és további ciklusokban azonban az auditorok figyelembe veszik az irányítási rendszer magasabb fokú érettségét és teljesítményét is. Így az éves felülvizsgálat támogatja a vállalatok folyamatos fejlődését: ösztönzőleg hat a vezetőségre, folyamatos fejlesztésre ösztönöz, és megelőzi a vakfoltokat.