A távoli auditok a digitalizáció és az agilis munkavégzés szerves részévé váltak. Ezalatt a virtuális csapatok és az otthonról dolgozó alkalmazottak megkülönböztetett képességét értjük, hogy magas szinten produktívak legyenek - az irányítási rendszerek és folyamatok auditálásában is. Különösen a Corona-járványra való tekintettel a vállalatvezetés és a vezetők "távoli kiválóságot" egyre inkább a jövőt meghatározó kritikus sikertényezőként értékelik. És a tanúsítási auditok tervezésében és végrehajtásában is nagy teljesítményt kell nyújtani, függetlenül attól, hogy azokat a helyszínen vagy távolról, "távolról végzett auditként" végzik. Egy ilyen távoli audit azonban további készségeket és további kiválóságot igényel minden résztvevő részéről.
Loading...
Távoli auditok: Mit mond az ISO 19011
Bár az ISO 19011:2011 szabványban a távoli auditokat már "alternatív auditálási módszerként" hirdették, ezt nem magyarázták tovább. A 2018-as felülvizsgálat aztán nagyobb lendületet hozott a dologba, mivel sokkal pontosabban elismerte ezt az auditálási módszert. Ekkor már az irányelv nem hagyhatta figyelmen kívül a növekvő digitalizáció lehetőségeit.
"Távoli auditok: válasz a digitalizációra - de a válság idejére is"
És mintha az ISO 19011:2018 szerzői sejtették volna, a Covid 19 járvány a távoli auditálás széles alkalmazási területét hozta magával. Válságos időkben, amikor a helyszíni auditok már nem végezhetők el a szükséges mértékben, a távoli auditálás jól jön - bár korlátozottan.
Távoli ellenőrzések: Előfeltételek
Egy sor előfeltételnek kell teljesülnie ahhoz, hogy a távoli auditálást kísérő auditálási módszerként lehessen alkalmazni. Ezek az előfeltételek közé tartozik a vállalat folyamatainak összetettsége. Az auditornak is ismernie kell az irányítási rendszert, és például már korábban is járt a helyszínen.
További alapvető követelmények, amelyeknek meg kell felelniük:
- A kommunikációs technológia minőségének meg kell felelnie a távoli auditálás igen magas követelményeinek.
- Távoli auditálással nem lehet első tanúsítást auditálni. Ez mindenekelőtt azt jelenti, hogy az irányítási rendszer már nem lehet korai fázisban.
- Az előző auditálás során nem fordulhatott elő jelentős meg nem felelés a szóban forgó telephelyen.
- Az irányítási rendszert úgy kell megszervezni, hogy minden adat, bizonyíték és előírás azonnal megtalálható és könnyen áttekinthető legyen.
- Ki kell zárni az auditot veszélyeztető kockázatokat.
" Távoli auditálási követelmények teljesítése: Nem magától értetődő, hanem a kiválóság jele."
Ezeknek a követelményeknek a teljesítése, különösen összességében, nem magától értetődő. Inkább az érett, kiváló irányítási rendszerek és az auditok kezelésében magas követelményeket támasztó szervezetek jele.
A külső auditoroknak is kulcsszerepük van: Erős, az átlagot jóval meghaladó kommunikációs és szervezési készségekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy az auditot távolról irányítsák és vezessék.
A módszert minden érintettnek el kell fogadnia
És van még egy fontos előfeltétel. Ez az összes érintett hozzáállására vonatkozik az ellenőrzési módszerhez, és arra, hogy hajlandóak legyenek részt venni benne. Az ellenőrzött szervezeten belüli bizalom és elfogadás tehát központi pontjai a sikeres audittervezésnek, a végrehajtandó auditprogramnak és a távoli audit nyomon követésének.
Mivel az auditor nem tartózkodik a helyszínen, a technikai és kommunikációs készségek - a nélkülözhetetlen "puha készségek" - még fontosabbá válnak.
Ha távoli auditokat akarunk végrehajtani, ha ezt a technológiát akarjuk használni, akkor a vállalaton belül el kell érnünk, hogy elfogadják ezt a technológiát.
Távoli ellenőrzések: Auditálási módszer vagy auditálási típus?
A távoli auditok egy auditálási módszer, nem pedig egy különálló audittípus. Az ISO 19011 szerzői a távoli auditokat nem emelik a helyszíni auditok alternatívájává. Inkább azt ajánlják, hogy a "távoli" módszereket a több módszer közül "megfelelően kiegyensúlyozottan" vegyék be az audit tervezésébe.
Az ISO 19011 szabvány 5.5.3. fejezetének követelményei az auditálási módszerek kiválasztásáról és meghatározásáról szólnak: "Az audit hatékony és eredményes végrehajtása érdekében az auditprogramot irányító személy(ek)nek ki kell választania és meg kell határoznia az audit módszereit a meghatározott auditcélok, a meghatározott auditkörnyezet és a meghatározott auditkritériumok függvényében.".
Távoli audit: Az IAF szerinti hivatalos keretrendszer
Az ISO 19011 mellett a Nemzetközi Akkreditálási Fórum (IAF) MD 4 dokumentuma is szerepet játszik, amely alapján világos képet kaphatunk a távoli auditok formális kereteiről. Az alábbiakban három példát mutatunk be az "információs és kommunikációs technológia (IKT)" használatával végzett távoli auditok előfeltételeire:
- Biztosítani kell az elektronikus vagy elektronikusan továbbított információk biztonságát és bizalmas jellegét (4.1.1.). Megjegyzés: Az ellenőrzött határozza meg a biztonsági követelmények szintjét.
- Az IKT használatáról az ellenőrzöttnek és az ellenőrnek meg kell állapodnia (4.1.2.). Vigyázat! Ehhez megalapozott "kapcsolat" szükséges.
- Előzetesen biztosítani kell, hogy az ügyfél és az ellenőr rendelkezzen az IKT használatához szükséges elektronikus infrastruktúrával (4.2.2.). Megjegyzés: A "biztosítás" magában foglalja az infrastruktúra kipróbálását és szükség esetén alternatívák tervezését!
Ilyen számítógéppel támogatott ellenőrzési technikák (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) lehetnek például a következők:
- Konferenciabeszélgetések lebonyolítása
- Találkozók az interneten
- Interaktív webalapú kommunikáció
- Távoli elektronikus hozzáférés az irányítási rendszer dokumentációjához és/vagy az irányítási rendszer folyamataihoz"
"Távoli audit: A DQS felmérése a távoli auditok elfogadásáról"
Távoli auditok a DQS-szel
A digitális átalakulással és a Corona-járvánnyal a távoli auditok szilárd helyet vívtak ki maguknak az auditálási módszerek között. Az akkreditáló testületek szempontjából a formális keretfeltételek adottak. A technológiai és kompetencia előfeltételek is világosan körvonalazódnak. A távoli auditok által kínált lehetőségeket tehát teljes mértékben ki lehet használni. Mindazonáltal alkalmazásukat mindig alaposan meg kell fontolni. Nem minden helyzet értékelhető megfelelően távolról. Ezért a DQS előzetesen megvizsgálja Önnel a vállalatánál fennálló helyzetet és a végrehajtással kapcsolatos kockázatokat.
A minőség egyszerű kihasználása
A DQS 1985-ös alapítása óta, az irányítási rendszerek első németországi tanúsítójaként elkötelezett ügyfelei fenntartható sikere mellett. Értékteremtő auditokkal és ügyfélközpontú koncepciókkal kísérjük el a szervezeteket az üzleti kiválóságig vezető úton.
Az egyes irányítási rendszerszabványok szerinti értékelés mellett a teljesen integrált irányítási rendszerek kombinált, egyidejű auditálása számos lehetőséget kínál Önnek. Az interdiszciplináris értékelés lehetővé teszi a szinergiák kihasználását, ugyanakkor a különböző témák közötti kölcsönhatások és ellentmondások feltárását.
Az ISO 19011 szabványhoz kapcsolódóan szolgáltatásként másodlagos auditálást is kínálunk kiválasztott témakörökre, például beszállítói auditálásként.
Az ügyfeleink számára jelentkező előnyök növelése érdekében auditoraink kiválasztásánál és továbbképzésénél a többszörös képesítésre helyezzük a hangsúlyt: A DQS auditorai átlagosan legalább három szabványra terjednek ki. Vegyen minket szaván. Várjuk, hogy beszélgethessünk Önnel.
DQS hírlevél
Maradjon naprakész és iratkozzon fel hírlevelünkre!
Szerző
Julian König
Julian König a DQS termékmenedzsment és akkreditáció vezetője és egyben az ISO 50001 szakértője, aki a DQS fókusztermékeinek akkreditációnak megfelelő terméktámogatásáért és fejlesztéséért felel. Csapatában a szaktudás összefogása erős kapcsolatot teremt a piaci igényekkel. A szabványok terén szerzett szakértelmével keresett szerző és moderátor is.
Loading...