A dokumentált információ a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet(ISO) 2012 óta kiadott összes irányítási rendszerszabványának 7.5. fejezetének címe. Ezáltal szerves részét képezi a modern irányítási rendszerszabványok közös alapstruktúrájának, az ún. Magas szintű struktúra (HLS). A szabványok jelentős felülvizsgálatával ISO 9001 (minőségirányítás) és ISO 14001 (környezetirányítás) 2015-ös módosításával a fogalom szélesebb körben vált ismertté.

Loading...

Az irányítási rendszerekre vonatkozó szabványok "nagy ötöse"

... és a magas szintű struktúra

Információs grafikonok az ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 és ISO 50001 szabványokról.

Az irányítási rendszerekre vonatkozó nemzetközi szabványok korábbi változataiban még "dokumentációról", "dokumentációs követelményekről", "dokumentumokról" és "nyilvántartásokról" volt szó. Most az ISO-szabványok ezeket a fogalmakat a "dokumentált információ" alatt foglalják össze.

A szabványok felhasználói számára azonban nem kötelező a gyűjtőfogalom használata. Aki akarja, természetesen továbbra is használhatja a vállalat saját kifejezéseit a dokumentált információkban és azok kezelése során. Biztosítani kell azonban, hogy a kifejezések használata rendszerezett és egységes legyen. Ez például a külső tanúsítási auditok során nem vezethet félreértésekhez.

Hogyan határozzák meg a dokumentált információkat?

Az ISO 9000:2015-11 nemzetközi szabvány meghatározza a minőségirányítási rendszer alapelveit és fogalmait. A 3.8.6. fejezetben úgy írja le, hogy "információ, amelyet egy szervezetnek ellenőriznie és fenntartania kell". Ez magában foglalja azt az adathordozót is, amelyen az információ található. Az, hogy milyen adathordozót használ, az Ön szervezetén múlik. Manapság egyre inkább a fotódokumentáció, a videók, a hangformátumok és az interaktív kezelői útmutatók tartoznak ide.

Az ISO 9000-ben szereplő meghatározás három területet is megkülönböztet, amelyek a következőket jelentik:

  • Az irányítási rendszer és annak folyamatai
  • A vállalat működése
  • Az eredmények bizonyítása

Minden dokumentált információ "dokumentált információ"?

Aki azt gondolja, hogy a szabvány értelmében dokumentált információ létezik, amint bármilyen információt dokumentáltak, az téved. A "dokumentált információ" státusza attól függ, hogy egy szabvány, például az ISO 9001 előírja-e, hogy bizonyos információkat dokumentálni is kell. Ha igen, akkor ezt a vonatkozó fejezetekben és a vonatkozó követelményben fel kell tüntetni.

Minőségirányítás az ISO 9001 szerint

ISO 9001-es tanúsítást keres? A DQS 35 év tapasztalatát kínálja! ★ Az első ISO 9001 tanúsítás Németországban (1986) ★ Minőségirányítási szabvány

Tudjon meg többet az ISO 9001 szabványról

Ezenkívül a szabvány által nem előírt, de rögzített információk bizonyos körülmények között a szabvány értelmében dokumentált információvá válhatnak. Ez mindig akkor van így, ha a vállalat úgy ítéli meg, hogy ez az információ szükséges az irányítási rendszer hatékonyságához.

Ha például rendelkezésre áll egy vállalat érintett érdekelt feleinek adatainak listája, ez önmagában nem minősül dokumentált információnak a szabvány értelmében. Ennek oka, hogy egy ilyen listát a szabvány nem ír elő. Ha azonban a vállalat úgy ítéli meg, hogy ez a lista az irányítási rendszer hatékonysága szempontjából lényeges, akkor "valódi" dokumentált információvá válhat.

Dokumentált információ létrehozása?

A jól ismert ISO-szabványok 7.5.2. fejezete azonban néhány alapvető követelményt támaszt a dokumentált információk létrehozására és frissítésére vonatkozóan. Ezek a megfelelő formátumú címkézéstől kezdve magának az információnak a megfelelőségének és megfelelőségének ellenőrzéséig terjednek. Az ellenőrzésre (7.5.3. fejezet) szintén vonatkoznak bizonyos követelmények, amelyek közül a legfontosabbak a hozzáférhetőségre és a védelemre vonatkoznak.

Az egyéb követelmények a terjesztésre, a felfedezhetőségre, a hozzáférésre és a használatra, a tárolásra és az iktatásra, a megőrzésre és a változások nyomon követésére irányulnak. Egy nagyon fontos követelmény a megőrzésre, mint a megfelelés igazolására vonatkozik. Az irányítási rendszer szempontjából való fontosságán túl ez a szempont jogi szempontból is nagyon fontos szerepet játszhat.

Milyen mértékben kell létrehozni?

Hogy pontosan mit kell dokumentálni, azt a szabvány egyes fejezetei határozzák meg. Ilyen például a minőségpolitika, a minőségcélok vagy a kompetencia igazolásaként. A dokumentált információk létrehozásának, karbantartásának vagy megőrzésének kötelezettsége azonban a szabvány tudományágától függően eltérő.

A hatály tekintetében nagyjából a következő érvényes: minél nagyobb egy vállalat, minél összetettebbek a folyamatok, és minél kiterjedtebb a bizonyítási kötelezettség, annál kiterjedtebbnek kell lennie.

Fontos szerepet játszik az iparág és a vállalatnál dolgozó alkalmazottak kompetenciája is.

Még mindig kötelező a minőségirányítási kézikönyv?

Az ISO 9001 2015-ös felülvizsgálata óta már nem kötelező a minőségirányítási kézikönyv. A mellőzéséről szóló döntés figyelembe veszi a modern ISO irányítási rendszerszabványok általános tendenciáját, hogy a szabvány alkalmazói nagyobb szabadságot kapnak irányítási rendszerük kialakításában. Ugyanakkor azonban a felső vezetést egyre inkább felszólítják arra, hogy vállaljon felelősséget és elszámoltathatóságot.

Következtetés: Dokumentált információ

A dokumentált információ az összes jelenlegi ISO irányítási rendszerre vonatkozó szabvány 7.5. fejezetének címe, és így a közös alapszerkezetük (High Level Structure / HLS) szerves részét képezi. A gyűjtőfogalom a korábbi dokumentációs követelmények, dokumentáció, dokumentumok és nyilvántartások helyébe lép.

A nemzetközileg elismert ISO 9000:2015 minőségirányítási szabvány szerint a dokumentált információ "olyan információ, amelyet egy szervezetnek ellenőriznie és fenntartania kell". A formátum és a hordozó azonban nincs meghatározva, csak megfelelőnek kell lennie. Konkrét követelményeket támasztanak az ilyen információk kezelésével és karbantartásával szemben, anélkül, hogy meghatároznák azok körét. Ez a vállalat típusától, méretétől és összetettségétől, valamint a folyamatok összetettségétől függ. A dokumentált információra akkor hivatkoznak, ha az a vonatkozó szabvány követelménye, vagy ha a vállalat úgy ítéli meg, hogy az irányítási rendszer hatékonyságához szükséges.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

Szívesen válaszolunk kérdéseire

Vegye fel velünk a kapcsolatot díjmentesen és kötelezettség nélkül.

Szerző
Ute Droege

DQS szakértő a minőségirányítás területén, régóta auditor és tapasztalt ISO 9001 oktató.

Loading...