Az IFS auditok mostantól részben távolról is elvégezhetőek. Az IFS Broker auditok akár teljesen távolról is elvégezhetőek. Ez az új szabályozás a COVID-19 járvány alakulásától függetlenül érvényes. A következőkben bemutatjuk az új IFS-szabályozást.
Háttér
A COVID-19 - világjárvány kitörésekor számos IFS tanúsítási auditot nem lehetett megtartani az utazási korlátozások miatt. Az auditok távolról történő elvégzése nem volt lehetséges, mivel a tanúsítási szabályok ezt nem tették lehetővé. Az IFS ekkor kifejlesztett egy új, választható eljárást: a távfelügyeleti ellenőrzést. A távfelügyeleti ellenőrzés azonban nem eredményezett akkreditált tanúsítványt. Sok telephelynek azonban éppen erre volt szüksége.
Ezután 2020 júniusában kiigazították a GFSI előírásait, amelyek most már jobb, állandó megoldást tesznek lehetővé a távfelügyeleti ellenőrzések tekintetében. Ezzel összefüggésben világossá válik, hogy az IFS miért csak mostantól fogadja el a távoli auditokat.
Távoli auditok az IFS Broker-szabványhoz
Az első távolról auditálható szabvány az IFS Broker. Az IFS Broker szabvány szerint tanúsított helyszínek kérhetik a távoli auditálást. A távoli audit az éves helyszíni auditot helyettesíti. Az IFS Broker audit távoli elvégzése nem kötelező, és a telephely és a tanúsító szervezet közötti megállapodás alapján is elvégezhető. A távoli auditálási lehetőség csak a meghirdetett auditokra vonatkozik, és ideális esetben ugyanaz az auditor végzi, aki a legutóbbi felügyeleti auditot vagy az első auditot is elvégezte.
A távoli auditok terén úttörőként a DQS már készen áll az IFS Broker szabvány szerinti auditok távoli végrehajtására.
A többi IFS-szabványra vonatkozó megosztott auditok
Mivel a többi IFS-szabvány (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) inkább a helyes gyártási gyakorlatra összpontosít, nem lehetséges a tanúsítási auditok teljes mértékben távolról történő elvégzése. Az auditoroknak továbbra is meg kell látogatniuk a helyszínt. Az IFS azonban fontolóra veszi a megosztott audit lehetőségét, amikor a teljes auditálási időnek csak egy részét kell a helyszínen tölteni. A másik rész távoli audit lenne.
A BRCGS-től és az FSSC 22000-től eltérően az IFS megköveteli, hogy az audit helyszíni része a távoli audit megkezdése előtt befejeződjön. Ez lehetővé teszi az auditor számára, hogy jobb áttekintést kapjon a vállalat termékeiről, folyamatairól és létesítményeiről.
Ismét hangsúlyozni kell, hogy a megosztott audit nem kötelező, és arról a telephelynek és a tanúsító szervezetnek kell megállapodnia. A tanúsító szervezetnek fel kell mérnie, hogy az audit egy részének távolról történő elvégzése veszélyezteti-e az audit hatékonyságát. Csak a pozitív kockázatértékeléssel rendelkező telephelyek végezhetnek részleges auditot távolról.
Az IFS megosztott auditok végrehajtása - így működik
Az IFS Split Audit helyszíni része lehet bejelentett és bejelentés nélküli. Az előre be nem jelentett változat lehetőséget ad a szervezeteknek arra, hogy megfeleljenek a GFSI azon követelményének, hogy minden harmadik IFS auditnak előre be nem jelentettnek kell lennie.
A helyszíni résznél csak azoknak az alkalmazottaknak kell jelen lenniük, akik a termelésben és a kapcsolódó területeken a zavartalan működésért, valamint a szabályozási és vevői követelményeknek való megfelelésért felelősek. Az IFS megosztott audit ezt követő távoli részében rögzített időpontokat egyeztetnek az érintett alkalmazottakkal* való interjúk lefolytatására, akik az értékelés során nem voltak a helyszínen.
A helyszíni auditot kiegészíti a távoli rész. Ez magában foglalja további dokumentált információk áttekintését, valamint a dokumentáció és a nyilvántartások alapos keresztellenőrzését.
A távoli auditot a helyszíni részt követő 14 napon belül kell elvégezni. A tanúsító szervezetnek és az auditált vállalatnak egy kölcsönösen megfelelő időpontot kell kitűznie, hogy az összes olyan alkalmazott vagy vezetőségi tag, akikkel az auditornak még beszélnie kell, elérhető legyen.
Az IFS Split audit tervezése és előkészítése
Az IFS Split audit megtervezéséhez a következő lépéseket kell megtennie:
- Az IFS Split Auditot tervező vállalatoknak előzetesen tisztázniuk kell ügyfeleikkel, hogy elfogadják-e az IFS Split Auditon alapuló tanúsítványt.
- Ezt követően a tanúsítandó vállalatnak és a tanúsító szervezetnek kockázatértékelést kell végeznie annak megállapítására, hogy az IFS Split Audit technikailag lehetséges-e.
- Az információs és kommunikációs technológiák (IKT) használatához az értékelési folyamat során a vállalat és a tanúsító szervezet közötti írásbeli megállapodás szükséges.
- A tanúsítandó vállalatnak biztosítania kell, hogy minden releváns dokumentum és nyilvántartás digitálisan elérhető legyen.
- Tudja meg, hogy mely követelmények teljes mértékben a helyszínen kerülnek értékelésre, és melyek azok, amelyek teljes mértékben vagy részben távolról is értékelhetőek. Az IFS minden egyes szabványban és a Globális piacok program ellenőrzési listájában egyértelmű iránymutatásokat ad a vállalatoknak és az auditoroknak az IFS megosztott audit elvégzéséhez. Az ellenőrző listákat itt töltheti le.
Az IFS Split Audit elvégzése után a tanúsító szervezet a következő mondattal egészíti ki az IFS auditálási jelentést és az IFS tanúsítványt: "Az értékelés egy részét az ICT - Split Assessment alkalmazásával végezték el". Ez növeli az átláthatóságot az ügyfelek, a forgalmazók és más érdekelt felek számára.
DQS hírlevél
Maradjon naprakész és iratkozzon fel hírlevelünkre!
Szerző
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert a fenntarthatósági szolgáltatások globális igazgatója. Ebben a pozícióban a DQS teljes ESG szolgáltatási portfóliójáért felel. Érdeklődési területei közé tartozik a fenntartható beszerzés, az emberi jogi átvilágítás és az ESG-ellenőrzések.
Loading...