Nem számít, hány auditot végzett már, az első távoli audit biztosan kihívást jelent. A siker kulcsa a jó felkészülés. Ebben a cikkben néhány értékes tippet adunk az útravalóul.

Ez az ötödik rész a távoli auditokról szóló hétrészes cikksorozatból:

A távoli audit lefolytatása alapos előkészítést igényel - még alaposabbat, mint a helyszíni audit esetében. Az auditor meghatározza, hogy kinek, mikor és milyen csatornákon keresztül kell részt vennie. Ez elsőre hasonlóan hangzik, mint egy hagyományos audit menetrendje; a távoli audit során azonban szinte lehetetlenné válik bármilyen változtatás: Egy találkozó átütemezése a különböző helyszíneken tartózkodó résztvevőkkel gyorsan káoszhoz vezethet.

Egy másik kínos hiba, amelyet el kell kerülni, az időzónákkal kapcsolatos zűrzavar. A helyszíni auditok esetében nem volt ok az időzóna meghatározására az audittervben - mindig a helyszín időzónája volt az irányadó. Ha azonban a webkonferencia résztvevői különböző kontinenseken tartózkodnak, egy apró hiba nagy következményekkel járhat.

Ami a távoli audit időtartamát illeti, tapasztalatból mondhatjuk, hogy egy távoli audit nem lehet rövidebb, mint egy helyszíni audit. Éppen ellenkezőleg, jó okok szólnak amellett, hogy hosszabb auditálási időt tervezzünk, különösen, ha ez az első távoli auditálás.

  • Technikai problémák (pl. kapcsolódási problémák) késedelmet okozhatnak. Célszerű előre számolni és további időt tervezni a kiesések kompenzálására.
  • Az ellenőröknek több időre lesz szükségük a képernyőn keresztül történő információfeldolgozáshoz, mintha a helyszínen lennének.
  • A résztvevőknek gyakori szünetekre lesz szükségük, mivel a webkonferenciák stresszesebbek, mint a személyes találkozók.

Éppen azért, mert a webkonferencia kimerítő lehet, ajánlatos több rövidebb ülést szervezni és több napra elosztani, ahelyett, hogy egyetlen nagyon intenzív napot terveznének.

A webkonferenciák esetében gyakoriak a kapcsolódási és hangminőségi problémák. Ezeket soha nem lehet teljesen kiküszöbölni - de sokat segít, ha előzetesen teszteljük a kapcsolatot, és megbizonyosodunk arról, hogy az auditálás minden résztvevője ismeri a szükséges hardvert és szoftvert. Az auditálandó szervezetnek azt is biztosítania kell, hogy minden résztvevő számára csendes környezet álljon rendelkezésre az interferencia és a háttérzajok elkerülése érdekében.

Az audit lefolytatása előtt azt is meg kell határozni, hogy a munkameneteket rögzíteni kell-e. Bár az ülések rögzítése hasznos lehet az audit dokumentálása szempontjából, figyelembe kell venni az adatbiztonsággal és a magánélet védelmével kapcsolatos kérdéseket. Nemcsak az összes résztvevő beleegyezésére van szükség, hanem a biztonsági szempontokat is meg kell vitatni, és meg kell határozni a tárolás és törlés feltételeit (lásd a 4. és 7. részt). A hozzájárulás kérésekor ne felejtse el megadni, hogy hang- vagy videofelvételt, illetve mindkettőt rögzíti-e. Ha az eredmények dokumentálásához felvételekre támaszkodik, győződjön meg arról, hogy van mód annak megállapítására, hogy ki mit mondott.

Ne feledje azonban, hogy ha Ön és az auditált személy úgy döntenek, hogy az ülések nem rögzíthetők, technikailag még mindig lehetséges (de nem megengedett!) képernyőfotókat készíteni vagy más módon rögzíteni az ülést. Magától értetődik, hogy ez a titoktartás és a szakmai integritás súlyos megsértése lenne. A távoli auditálás tehát bizonyos szintű bizalmat igényel az auditor és az auditált személy között.

Az előkészítés után következik a tényleges audit. Erről bővebben ahatodik részben - Tippek a távoli auditok lebonyolításához olvashat.

Szerző
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert a fenntarthatósági szolgáltatások globális igazgatója. Ebben a pozícióban a DQS teljes ESG szolgáltatási portfóliójáért felel. Érdeklődési területei közé tartozik a fenntartható beszerzés, az emberi jogi átvilágítás és az ESG-ellenőrzések.

Loading...