Majdnem kész: Sikeresen befejezte az első távoli auditálást. A távoli auditokról szóló cikksorozatunk utolsó részében a távoli auditok jelentésére és nyomon követésére vonatkozó néhány utolsó tippet adunk.
Ez a távoli ellenőrzésekről szóló hétrészes cikksorozatunk utolsó része:
- 1. rész - Hogyan kell távoli auditokat végezni?
- 2. rész - Kockázatértékelés
- 3. rész - Az ellenőrzés módszere
- 4. rész - Technológia
- rész - Felkészülés
- 6. rész - Tippek a a távoli auditok elvégzéséhez
- 7. rész - Utókövetés
A jelentéstétel és a nyomon követés nem különbözik jelentősen a távoli ellenőrzések esetében. Ez azt jelenti, hogy a helyszíni audithoz hasonlóan az auditornak jelentést kell írnia, amelyben felvázolja a legfontosabb megállapításokat, például a nem megfelelőségeket, a helyes gyakorlatokat, a javítási lehetőségeket stb.
Bár természetesen lehetőség van webkonferenciák rögzítésére az audit dokumentálása céljából, ez a rögzítés nem helyettesítheti az auditjelentést. Előzetes hozzájárulás nélkül nem szabad hang- vagy képfelvételeket készíteni. Azt is írásban kell meghatározni, hogy az audit után mi történik a felvétellel (tárolás, terjesztés, biztonság, törlés).
Dokumentációs célokból ajánlott a webkonferenciák időtartamát és résztvevőit naplózni. Ezt a funkciót a legtöbb alkalmazás tartalmazza. A résztvevőknek ehhez hozzá kell járulniuk.
Mivel a webkonferenciákon folytatott beszélgetések félreértésekhez vezethetnek, az ellenőrzötteknek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy áttekintsék az ellenőrzési jelentést, és megerősítsék, hogy a jelentés tükrözi az ellenőrzés során történteket.
A jelentés véglegesítése után az auditornak meg kell erősítenie, hogy a korábban elfogadott szabályoknak megfelelően minden bizalmas dokumentumot, képet, felvételt stb. törölt.
Fejezzük be ezt a cikksorozatot a talán legfontosabb tippel: Emlékezhet, hogy a második részben arról beszéltünk, hogy a távoli auditálás előtt kockázatértékelést kell végezni annak érdekében, hogy a távoli auditálás elegendő legyen a célnak. Az audit után értékelni kell a távoli auditálásra vonatkozó döntést. Ha bármilyen kétség merül fel a távoli auditálási folyamat hatékonyságával kapcsolatban, meg kell fontolni a helyszíni auditot.
DQS hírlevél
Maradjon naprakész és iratkozzon fel hírlevelünkre!
Szerző
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert a fenntarthatósági szolgáltatások globális igazgatója. Ebben a pozícióban a DQS teljes ESG szolgáltatási portfóliójáért felel. Érdeklődési területei közé tartozik a fenntartható beszerzés, az emberi jogi átvilágítás és az ESG-ellenőrzések.
Loading...