DQS postupak certifikacije sustava upravljanja
DQS auditi: učinkovit instrument za daljnji razvoj vašeg sustava upravljanja
Loading...
DQS postupak certifikacije sustava upravljanja
Postupak certificiranja sustava upravljanja se obično sastoji od nekoliko koraka i u većini slučajeva završava izvještajem o auditu koji sadrži rezultate audita i izdavanjem certifikata. Naši auditi služe općem cilju pokazivanja učinkovitosti i sukladnosti s međunarodnim normama ili specifikacijama. Ali donose i druge prednosti: DQS auditi su izrazito učinkovit alat za daljnji razvoj vašeg sustava upravljanja. Stječete opširnije znanje i bolje razumijevanje vlastite organizacije kako biste je mogli ciljano unaprijediti.
Početni razgovor i definiranje ciljeva
DQS postupak certifikacije započinje upoznavanjem i razmjenom početnih informacija za potrebe smislene ponude. Tijekom ovog procesa želimo saznati više o vašoj individualnoj organizaciji, veličini vašeg poduzeća, posebnim procesima i razini zrelosti vašeg sustava upravljanja. Ovo su bitni čimbenici za određivanje trajanja audita i kvalifikacija auditora. Bilježe se u obrascu za osnovne podatke vaše tvrtke.
Kako bismo mogli pripremiti detaljnu ponudu prilagođenu potrebama vaše organizacije koja uključuje sve relevantne usluge, pitat ćemo vas i o određenim očekivanjima vaše organizacije: Koji su zahtjevi za strateško korištenje sustava upravljanja? Koji su ciljevi povezani s certifikacijom?
Planiranje projekta i predaudit (neobavezno)
Planiranje certifikacije mora biti završeno 120 dana prije certifikacijskog audita. Kako bi se osigurala pouzdanost planiranja, DQS koristi automatizirani proces kako bi sve važne informacije bile neposredno dostupne, za vrijeme, i nakon audita. Međutim, ono što je jednako važno u fazi planiranja je komunikacija s vama.
Uz određivanje tima auditora, ovo na početku uključuje i identificiranje dijelova organizacije koji će biti auditirani i kontakt osoba. Posebice u slučaju kombiniranih audita ili složenih postupaka uzorkovanja ili matrice, pripremni sastanci i radionice za planiranje su nezamjenjivi. DQS osoblje za planiranje radi uz podršku etabliranih stručnjaka za norme i industrije, koji su i sami često iskusni auditori.
U mnogim se slučajevima provođenje predaudita pokazalo korisnim. Ova neobavezna usluga organizaciji pomaže da se pripremi za stvarnu certifikaciju na temelju prepoznatih snaga sustava i potencijala za poboljšanje.
Certifikacijski audit, faze 1 i 2
Stvarni proces certifikacije počinje analizom sustava (faza 1 audita). Analiza sustava je nužan korak inicijalne certifikacije , kao i djelomično preuzimanja postojećih certifikata. Fokus je na ocjenjivanju dokumentacije sustava i pregledu rezultata ocjene uprave i internih audita. Naši auditori utvrđuju je li vaš sustav upravljanja dovoljno razvijen i spreman za certifikaciju. Vaš DQS auditor vam objašnjava rezultate i dogovara daljnje korake koje treba poduzeti u pripremi audita sustava na licu mjesta.
Za vrijeme audita sustava (faza 2 audita) auditor ili tim auditora obično procjenjuje učinkovitost vašeg sustava upravljanja na lokaciji proizvodnje ili pružanja usluga (na licu mjesta). U iznimnim slučajevima audit se može provesti, zamijeniti ili nadopuniti na daljinu (audit na daljinu, ne na lokaciji).
Dok je analiza sustava usredotočena na strukturu i dokumentaciju ('Što je opisano?'), audit sustava se bavi onim što je zapravo implementirano. Korištenjem normi i specifikacija za sustave upravljanja ocjenjuje se učinkovitost svih funkcionalnih područja i procesa sustava upravljanja.
Svi nalazi iz zapažanja, pregleda i razgovora uključeni su u rezultate audita koji se klijentu predstavljaju i objašnjavaju na završnom sastanku. U slučaju nesukladnosti dogovaraju se akcijski planovi.
Evaluacija sustava
Kao neovisno certifikacijsko tijelo DQS zatim ponovno ocjenjuje rezultate audita u sklopu evaluacije sustava. Tijekom tzv. tehničkog pregleda određujemo je li audit pravilno proveden, jesu li svi potrebni dokumenti potpuni, i jesu li ispunjeni svi zahtjevi norme za sustav upravljanja. Tek tada se donosi odluka o izdavanju certifikata. Klijent tada dobiva revidirani izvještaj o auditu.
Certifikat
Ako vaš DQS auditor preporuči izdavanje certifikata nakon audita sustava, možda pod određenim uvjetima, i tehnički pregled potvrdi tu ocjenu, izdaju se odgovarajući certifikati.
Takav certifikat je vidljiv vanjski pokazatelj neutralne i neovisne procjene. Pokazuje da vaša organizacija učinkovito i prikladno koristi jedan ili više sustava upravljanja te je sukladno tome uspostavila strukture s ciljem ispunjenja specifičnih očekivanja kupaca i zakonskih zahtjeva.
Za mnoge je DQS kupce, doduše, certifikat samo jedan aspekt certifikacije. Oni su usredotočeni na naznake za poboljšanje ili rizike koji su utvrđeni tijekom procjene. DQS auditori učinkovitost sustava upravljanja procjenjuju iz perspektive budućnosti, uključujući procese promjena u organizaciji i aktivnim razgovorom s upravom. Tako organizacijama pomažu ispuniti strateške ciljeve i dugoročno osigurati povjerenje poslovnih partnera.
Nadzorni auditi
U slučaju akreditiranih normi, certifikat obično vrijedi tri godine. Kako bi ostao valjan kroz taj trogodišnji period, mora se godišnje provjeravati. U prvoj i drugoj godini nakon izdavanja certifikata DQS auditori stoga provode kratke nadzorne audite u kojima razmatraju, npr. učinkovitost ključnih komponenti sustava ili popravne i preventivne mjere.
Recertifikacija
Na kraju trogodišnjeg ciklusa vrši se recertifikacija. Opseg procjene odgovara auditu sustava u sklopu inicijalne certifikacije. Međutim, u drugom, trećem ili daljnjim ciklusima, auditori uzimaju u obzir veću zrelost i učinkovitost sustava upravljanja. Godišnji pregled tako podupire stalni razvoj organizacije: poticaj je upravi, promiče stalno poboljšavanje i sprječava slijepe točke.