Što je certifikacija?

Certifikacija - definicija

Certifikacija je potvrda "treće strane" da su ispunjeni zahtjevi npr. međunarodnih normi, industrijskih specifikacija ili tehničkih pravila. Certifikacija se temelji na ocjeni sukladnosti u kojoj se provjerava ispunjenost zahtjeva. Predmet takvih procjena mogu biti, na primjer, proizvodi, projekti, procesi ili sustavi upravljanja.

Certifikacija: certus facere (lat.) = "učiniti nešto sigurnim"

Riječ certifikacija dolazi od latinskog fraza "certus facere", doslovno "napraviti nešto sigurnim". "Učiniti nešto sigurnim" izražava se u potvrdi ili izjavi da je ocjena sukladnosti pokazala usklađenost s određenim zahtjevima, na primjer vanjskim auditom. Vanjski vidljivi dokaz certifikacije je odgovarajući certifikat.

Certification process

Osnovni preduvjet za certifikaciju je neovisna, nepristrana i objektivna procjena od strane nadležne treće strane, kao što je DQS.

U kontekstu certifikacije, certifikacijski audit je uvijek dio procesa certificiranja koji je osmišljen da traje. To uključuje potpuni audit sustava i nadzor sustava, koji pokriva razdoblje od najmanje tri godine.

Tijekom stvarnog certifikacijskog audita, naši auditori provjeravaju usklađenost s određenim normama ili skupovima pravila, obično na licu mjesta na lokaciji klijenta. U iznimnim slučajevima, certifikacija se također može djelomično provesti, zamijeniti ili nadopuniti provjerama na daljinu (ne na licu mjesta).

Obično certifikacijski audit završava izvještajem o auditu u kojem se dokumentiraju rezultati audita. Nakon što certifikacijski odbor DQS-a utvrdi i potvrdi usklađenost, to se službeno potvrđuje dokumentom - certifikatom. I opseg i rok važenja certifikacije navedeni su na certifikatu.

Što su različite certifikacije?

DQS provodi certifikacije sustava i proizvoda. Certifikacije sustava upravljanja provode se prema priznatim normama, industrijskim specifikacijama i tehničkim pravilima. Osim toga, postoje razni posebni auditi kao što su auditi procesa, auditi dobavljača, tajne auditi itd., gdje se obično ne izdaju certifikati. Umjesto toga, klijenti dobivaju potvrde ili izvještaje.

Koje ISO certifikacije postoje?

ISO norme koje se odnose na sustave upravljanja društvima su često poznate po svojoj numeraciji, prvenstveno norma za sustave upravljanja kvalitetom ISO 9001. Od 2012. godine sve ISO norme za sustave upravljanja postupno preuzimaju zajedničku osnovnu strukturu, strukturu visoke razine, koja pojednostavljuje i implementaciju i auditiranje i certifikaciju integriranih sustava upravljanja.

Sljedeće norme za sustave upravljanja se najčešće koriste u svijetu:

• ISO 9001 - Upravljanje kvalitetom
• ISO 13485 - Medicinski proizvodi
• ISO 14001 - Upravljanje okolišem
• ISO 15378 - Materijali za unutarnje pakiranje lijekova
• ISO 22000 - Sigurnost hrane
• ISO 26000 - Društvena odgovornost
• ISO 27001 - Informacijska sigurnost
• ISO 45001 - Zaštita zdravlja i sigurnosti pri radu
• ISO 50001 - Upravljanje energijom

Tko se može certificirati?

Svaki sustav upravljanja koji je društvo ili organizacija uvela u skladu s certifikacijskom normom, specifikacijom ili tehničkim pravilom može  auditirati ili certificirati odobreno (akreditirano) certifikacijsko tijelo u skladu sa zahtjevima navedenim u tim dokumentima. Veličina, vrsta ili industrija društva nisu bitni.

Na koga se odnosi certifikacija u zdravstvenom sektoru?

Za društva kao što su proizvođači medicinskih proizvoda, dobavljači, bolnice i medicinske ustanove koja moraju poslovati u skladu sa zakonskim zahtjevima, ali ne podliježu obveznoj certifikaciji (npr. prema Europskom zakonu o medicinskim proizvodima), certificiranje sustava upravljanja kvalitetom u skladu s normama ISO 13485 i/ili ISO 9001 pruža dobru osnovu za pokazivanje učinkovitosti sustava kupacima i zainteresiranim stranama. Treba napomenuti da uslužne tvrtke u sektoru socijalne i zdravstvene skrbi ne mogu biti certificirane prema ISO 13485.

Uvođenje i certificiranje sustava upravljanja kvalitetom koji se temelji na drugim nacionalnim i međunarodnim normama (primjerice, ISO 15378 GMP Materijali za unutarnje pakiranje lijekova, ISO 15224 Usluge u zdravstvu) trebala bi biti strateška odluka organizacije usmjerena na dugoročno ispunjenje sve većih zahtjeva tržišta.

Zašto bi društva trebala certificirati svoj sustav upravljanja?

Certifikacija je uvijek korisna za organizaciju kada treba dugoročno jamčiti djelotvornost i uspješnost svog sustava upravljanja, procesa ili proizvoda.

Certifikacija sustava upravljanja od strane neovisne treće strane kao što je DQS ima mnoge prednosti koje nadilaze puku potvrdu sukladnosti sa zahtjevima norme. Certificirani sustav upravljanja pomaže vam da trajno poboljšate svoju konkurentnost i u konačnici poslovni uspjeh. S ISO certifikatom svojim kupcima, konkurentima, dobavljačima, zaposlenicima i investitorima pokazujete da primjenjujete priznate standardizirane postupke. I dokazujete da se vašom organizacijom dugoročno učinkovito upravlja.

Redoviti proces certificiranja, od certifikacijskog audita i naknadnih godišnjih audita do ponovne certifikacije, promiče osjećaj odgovornosti, predanosti i motivacije među zaposlenicima, što dovodi do ukupnog povećanja učinka unutar organizacije.

Koje su prednosti certifikacije?

Certificiranje organizacijama daje priliku za poboljšanje svoje tržišne pozicije. Na primjer, sustav upravljanja kvalitetom certificiran prema ISO normi (ISO 9001) organizaciji omogućuje da svoje visoke standarde kvalitete dokaže certifikatom. Nadalje, certifikacija može pružiti dodatnu sigurnost u području odgovornosti za proizvode, jer certifikat, između ostalog, služi kao dokaz da su proizvodi proizvedeni prema certificiranom postupku.

No društva mogu imati i interne koristi od certifikacije, budući da cijeli proces certificiranja otkriva potencijalne slabosti koje se mogu otkloniti. Osim toga, svi zaposlenici se potiču da se pridržavaju navedenih zahtjeva normi.

Druge prednosti su:

• Holistički, neutralni pogled izvana na ljude, procese, sustave ili proizvode i rezultate
• Visok stupanj sigurnosti u donošenju odluka zbog sveobuhvatnih audita
• Sigurnost u učinkovitost procesa za vodstvo i poboljšanje
• Međunarodno priznat certifikat kao dokaz uspješnosti
• Poboljšan ugled i konkurentnost

Koju vrijednost certifikacija ima za vaše društvo?

Osim vrijednosti koju certifikacija ima kao signal potpune usklađenosti s određenim zahtjevima norme, specifikacija ili tehničkih pravila, vanjski auditi tijekom cijelog procesa certificiranja djeluju i kao vrijedan interni poticaj.

Društva i organizacije svih vrsta, bilo da se radi o industrijskim poduzećima, kvalificiranim obrtnicima, pružateljima usluga ili javnim tijelima - svi oni imaju koristi od inovativne moći naših audita, koje upravi i cijelom izvršnom timu daju sigurnost u učinkovitost procesa za vodstvo i promjene te otkrivaju gdje leže snage organizacije. Ovo znanje omogućuje ciljano poboljšanje proizvoda, usluga, održivosti ili sigurnosnih aspekata i prilagođavanje zahtjevima kupaca.

Vanjski certifikacijski audit štiti od slijepih točaka. U tu svrhu uzimamo u obzir individualnu situaciju svake organizacije: specifične ciljeve društva, posebne procese, složenost poslovne aktivnosti, različite razine zrelosti i individualne potrebe. A kada je certifikacijski audit popraćen certifikatom, to otvara put novim odnosima s dobavljačima i tržištima.

Koji su zahtjevi za certifikaciju?

Budući da se certifikacije uvijek odvijaju u skladu s normom, specifikacijom, tehničkim pravilom ili drugim zahtjevima, odgovarajući zahtjevi moraju već biti implementirani u sustav upravljanja i u upotrebi. Ako se tijekom procjene utvrdi da je to u potpunosti tako i da nema drugih ograničenja, nadležni odbor DQS-a izdat će preporuku za certifikaciju.

Kako se uspješno pripremiti za certifikaciju?

Društva koja žele certificirati svoje sustave upravljanja trebala bi osigurati da su zahtjevi temeljnih propisa u velikoj mjeri ispunjeni. To bi trebalo učiniti putem internih audita koje provode interni auditori prije samog certifikacijskog audita. DQS našim klijentima prema potrebi nudi i odgovarajuće predaudite, GAP analize ili delta audite.

Kako izgleda certifikacijski proces za sustave upravljanja?

Ako društvo želi imati svoj sustav upravljanja certificiran prema određenoj normi, on mora biti usklađen sa zahtjevima ove norme što utvrđuje neovisna treća strana, kao što je DQS ("audit treće strane").

Prema međunarodnoj normi ISO/IEC 17000, ocjena sukladnosti koja je temelj certifikacije predviđa tri faze:

Prikupljanje informacija

Planiranje i priprema, prikupljanje informacija i ulaznih varijabli kao osnova za naknadno utvrđivanje sukladnosti.

Utvrđivanje sukladnosti

Utvrđivanje ispunjava li sustav upravljanja kao subjekt ocjenjivanja sukladnosti zahtjeve norme, na primjer ISO 9001 ili ISO 14001.

Evaluacija - Odluka - Potvrda

1. Evaluacija rezultata utvrđivanja sukladnosti, koji su dostupni u obliku izvještaja o certifikacijskom auditu.
2. Odluka, na temelju evaluacije, može li se izdati potvrda, a time i izdavanje certifikata.

U praksi su ove tri faze integrirane u proces certificiranja koji se, ovisno o certifikacijskom tijelu, razlikuje u detaljima izvedbe, terminologiji i, gdje je primjenjivo, dodatnim ponudama.

Pojedinosti o procesu DQS certifikacije za sustave upravljanja mogu se pronaći ovdje.

Koliko traje certifikacija?

Ovisno o opsegu sustava upravljanja koji se certificira, pojedinim procesima ili proizvodima koji se certificiraju, broj dana za audit dogovara se s certifikacijskim tijelom. Za certifikaciju prema određenim normama za sustave upravljanja, na primjer ISO 9001, postoje fiksne specifikacije Međunarodnog akreditacijskog foruma (IAF - International Accreditation Forum), koje se temelje na broju zaposlenika.

Vrijeme potrebno za certifikacijski audit stoga uvelike varira: U malim organizacijama, auditor može doći do rezultata procjene unutar jednog dana. Za velike međunarodne klijente DQS-a, timovi od deset ili više auditora i stručnjaka mogu biti na licu mjesta nekoliko tjedana.

Često se najprije obavlja takozvani "predaudit". To može poslužiti kao početna procjena učinka ili dijagnoza za utvrđivanje snaga sustava i potencijala za poboljšanje. Ako se uoče odstupanja ili slabosti, poprravne mjere treba planirati i provesti u određenom vremenskom razdoblju.

Ako su predauditom utvrđeni povoljni rezultati, može se provesti certifikacijski audit. Čim izvještaj o auditu potvrdi sukladnost s temeljnim zahtjevima, dobivate certifikat. Certifikat uvijek vrijedi ograničeno vremensko razdoblje. Prije nego istekne, može se izvršiti ponovna certifikacija kako bi se ponovno potvrdila usklađenost i obnovila certifikacija.

Koliko košta ISO certifikacija?

Troškovi certifikacije ne mogu se kvantificirati kao jedinstveni iznos. Između ostalog, ovise o veličini organizacije, broju zaposlenika, lokacijama koje se auditiraju, te složenosti i vrsti sustava upravljanja. Norma na kojoj se temelji certifikacija također može utjecati na troškove. Kontaktirajte nas i rado ćemo vam dati ponudu koja uzima u obzir vaše individualne ciljeve.

Tko smije certificirati prema ISO normama?

Certifikacijska tijela trebala bi biti akreditirana za provođenje ocjenjivanja sukladnosti kako bi dokazala svoju profesionalnu kompetenciju, na primjer od strane njemačkog akreditacijskog tijela (DAkkS), ANSI National Accreditation Board (ANAB), Službe za akreditaciju Ujedinjenog Kraljevstva (UKAS) ili drugog nacionalnog akreditacijskog tijela. Akreditacije i ovlaštenja odlučujuće doprinose osiguravanju međunarodne usporedivosti i priznavanja certifikata.

Što se događa nakon certifikacije?

Certifikati izdani u skladu s ISO normama za sustave upravljanja općenito vrijede tri godine. Proces certificiranja, koji se odvija u svojevrsnoj spirali, predviđa dva nadzorna audita u tom razdoblju, nakon prve i nakon druge godine.

Nakon tri godine i znatno prije isteka certifikata, vrši se ponovna certifikacija. Proces certificiranja počinje ispočetka, ali bez analize sustava, koja je potrebna samo za početnu certifikaciju.