Dokumentirane informacije je naslov Poglavlja 7.5 svih normi za sustave upravljanja koje je Međunarodna organizacija za normizaciju (ISO) objavila od 2012. godine. Time je to poglavlje sastavni dio zajedničke osnovne strukture suvremenih normi za sustave upravljanja, tzv. Strukture visoke razine (HLS). Velikom revizijom normi ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) i ISO 14001 (upravljanje okolišem) 2015. godine, pojam je postao poznat širem krugu korisnika.

Loading...

"Pet velikih" normi za sustave upravljanja ... i Struktura visoke razine

Inforgrafike o ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 i ISO 50001

U ranijim izdanjima međunarodnih normi za sustave upravljanja govorilo se još o "dokumentaciji", "zahtjevima za dokumentaciju", "dokumentima" i "zapisima". Sada su ti pojmovi u ISO normama sažeti u "dokumentirane informacije".

No, za korisnike normi upotreba tog kolektivnog pojma nije obvezna. Oni koji to žele mogu naravno nastaviti koristiti svoje pojmove u dokumentiranim informacijama. No upotreba tih pojmova mora biti sustavna i ujednačena. Ne smije, na primjer, dovesti do nesporazuma u vanjskim certifikacijskim auditima.

 

Kako se definira pojam dokumentirane informacije?

Međunarodna norma ISO 9000:2015-11 definira načela i pojmove sustava upravljanja kvalitetom. U poglavlju 3.8.6 pojam je opisan kao "informacija koju organizacija mora nadzirati i održavati". To uključuje medij na kojem je informacija zabilježena. Organizacija sama bira koji će medij koristiti. Danas to sve više uključuje fotodokumentaciju, video zapise, audio formate i interaktivno navođenje operatera. 

Definicija u ISO 9000 razlikuje tri područja koja predstavljaju sljedeće:

  • sustav upravljanja i njegove procese
  • poslovanje vaše organizacije
  • dokaz rezultata

 

Je li svaka informacija "dokumentirana informacija"?

Dokumentirana informacija u smislu norme ne nastaje samim dokumentiranjem neke informacije. Informacija ima status "dokumentirane informacije" samo ako je u normi, npr. ISO 9001, određeno da određena informacija mora biti dokumentirana. To je navedeno u relevantnim poglavljima i zahtjevima.

Upravljanje kvalitetom prema ISO 9001

Trebate certifikaciju prema ISO 9001? DQS nudi 35 godina iskustva! ★ Prva certifikacija prema ISO 9001 u Njemačkoj (1986.) ★ Norma za upravljanje kvalitetom

Saznajte više o normi ISO 9001

Osim toga, informacija koja nije zahtjev norme, ali je zabilježena, može, u određenim okolnostima, postati dokumentirana informacija u smislu norme. To je uvijek slučaj ako organizacija tu informaciju smatra nužnom za učinkovitost svog sustava upravljanja.

Ako je, na primjer, dostupan popis podataka o relevantnim zainteresiranim stranama organizacije, to samo po sebi nije dokumentirana informacija u smislu norme. Zato što norma ne zahtijeva takav popis. Međutim, ako vaša organizacija takav popis smatra bitnim za učinkovitost sustava upravljanja, on može postati "prava" dokumentirana informacija.

 

Izrada dokumentiranih informacija?

Međutim, poglavlje 7.5.2 dobro poznatih ISO normi postavlja neke osnovne zahtjeve za stvaranje i ažuriranje dokumentiranih informacija. Oni obuhvaćaju označavanje, odgovarajuće formate, prikladnost i dostatnost samih informacija. Za nadzor (poglavlje 7.5.3) također postoje određeni zahtjevi, najvažniji se odnose na prikladnost i zaštitu dokumentiranih informacija.

Drugi zahtjevi usmjereni su na raspodjelu, pronalaženje, pristup i uporabu, pohranu i čuvanje, zadržavanje i nadzor promjena. Jako je bitan zahtjev koji se odnosi na zadržavanje kao dokaza usklađenosti. Osim značaja koji ima za sustav upravljanja, ovaj aspekt može igrati važnu ulogu i u kontekstu pravnih pitanja.

 

U kojoj se mjeri mora izrađivati?

Što se točno mora dokumentirati određeno je u pojedinačnim poglavljima norme. Primjeri su politika kvalitete, ciljevi kvalitete ili dokaz kompetentnosti. Međutim, obveze izrade, održavanja ili zadržavanja dokumentirane informacije razlikuju se s obzirom na područje norme.

Što se tiče područja primjene, otprilike vrijedi sljedeće: što je organizacija veća, to su složeniji procesi i to je opširnija obveza dostavljanja dokaza. 

Industrija i kompetentnost zaposlenika organizacije također igraju važnu ulogu.

 

Je li priručnik sustava upravljanja kvalitetom još uvijek obvezan?

Priručnik sustava upravljanja kvalitetom više nije zahtjev od revizije norme ISO 9001 2015. godine. Odluka o ukidanju priručnika uzima u obzir opću tendenciju suvremenih ISO normi za sustave upravljanja da korisnicima normi daju više slobode u osmišljavanju svog sustava upravljanja. U isto vrijeme, upravu se sve više poziva da preuzme odgovornost.

 

Zaključak: Dokumentirane informacije

Dokumentirane informacije je naslov Poglavlja 7.5 svih trenutnih ISO normi za sustave upravljanja i sastavni dio njihove zajedničke osnovne strukture (strukture visoke razine / HLS). 

Prema međunarodno priznatoj normi za upravljanje kvalitetom ISO 9001:2015, dokumentirana informacija je "informacija koju organizacija mora nadzirati i održavati". Format i medij nisu određeni, samo moraju biti prikladni. Konkretni zahtjevi postoje za upravljanje i održavanje tih informacija, bez navođenja opsega. On ovisi o vrsti, veličini i složenosti organizacije i njenih procesa. Informacija se smatra dokumentiranom informacijom ako je to zahtjev relevantne norme ili ako organizacija smatra da je potrebna za učinkovitost sustav upravljanja.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

Rado ćemo odgovoriti na vaša pitanja

Bez obveze i besplatno.

Autor
Ute Droege

DQS stručnjak za sustave upravljanja kvalitetom, dugogodišnji auditor i iskusni trener za ISO 9001.

Loading...