Proces stalnog poboljšavanja (CIP - Continuous improvement process) je metoda upravljanja kvalitetom (ISO 9001) koja omogućuje kontinuirano postizanje malih poboljšanja kvalitete procesa, proizvoda, usluga i sposobnosti isporuke.
Opći cilj je povećanje jelotvornosti i kvalitete u organizacijama ili poduzećima stalnim poboljšanjem internih procedura i procesa.
SADRŽAJ
Proces stalnog poboljšavanja potječe iz automobilske industrije 1950-ih, točnije iz japanskog načela "kaizen", što znači "promjena na bolje". Definirajuća karakteristika kaizena je da poboljšanje treba biti postepeno i malo. Poput stalnog putovanja prema malom napretku, koje se uvijek ponavlja i nikada ne završava. Kaizen ili proces stalnog poboljšavanja nije osmišljen za kratkotrajan uspjeh. Organizacije ga uspješno primjenjuju ako dosljedno slijede to načelo i trajno rade na poboljšanjima.
Kako bi primjenom procesa stalnog poboljšavanja postigao dugotrajan uspjeh, organizacija treba da svi uključeni zajedno rade i da su voljni stalno raditi mala poboljšanja u svom radnom kontekstu. Da bi se to dogodilo, važno je da su okvirni uvjeti ispravni.
Uprava se mora svjesno odlučiti za primjenu procesa stalnog poboljšavanja i uključiti ga u korporativnu kulturu. To se može postići daljnjom edukacijom, integracijom PDCA kruga u procese i tijekove rada i osiguravanjem dostupnog radnog vremena.
Svi uključeni moraju biti svjesni da kod procesa stalnog poboljšavanja nema naglih promjena. Umjesto toga, radi se o postupnoj optimizaciji i usavršavanju najvažnijih područja organizacije.
Važna značajka procesa stalnog poboljšavanja je da poboljšanja planiraju i provode ne samo menadžeri, već prvenstveno sami zaposlenici. Za proces stalnog poboljšavanja je izuzetno važno da ga izravno provode svi uključeni.
Cilj metode stalnog poboljšavanja je motivirati zaposlenike da aktivno sudjeluju u procesu stalnog poboljšavanja čime identifikacija i implementacija poboljšanja na njihovom području postaje njihov zadatak. Dugoročno te male optimizacije vode do povećanja kvalitete proizvoda i procesa, ali i usluga.
Procesom stalnog poboljšavanja mogu se racionalizirati i pojednostaviti procesi u organizaciji. Troškovi se štede učinkovitijim tijekovima rada, proizvodi i/ili usluge su usmjereniji na zahtjeve kupaca, usluge se poboljšavaju, a otpad svih vrsta smanjuje.
Ako pojedina poboljšanja nisu moguća,uprava mora objasniti zašto na razumljiv način. Uspješan proces stalnog poboljšavanja zahtijeva odgovarajuću korporativnu kulturu i upravu koja aktivno pokazuje proces stalnog poboljšavanja. Tada svi imaju koristi od rezultata procesa stalnog učenja.
Ciklus malih koraka odražava se u PDCA krugu. To je još uvijek najvažniji kontrolni instrument za stalno poboljšavanje. PDCA (Plan-Do-Check-Act) znači planirati- provesti - provjeriti - djelovati. PDCA je proces stalne identifikacije i rješavanja problema u četiri koraka.
Povezana metoda je SDCA metoda (Standardize-Do-Check-Act - standardizirati-provesti-provjeriti-djelovati).
PDCA krug je proces koji se stalno ponavlja, teoretski beskonačno, i predstavlja osnovu stalnog poboljšavanja sustava upravljanja. Počeci modela, poznatog i kao Shewhartov krug ili Demingov krug, sežu u rane 1930-e.
Početni model od tri koraka američkog fizičara i statističara Waltera Andrewa Shewharta kasnije je četvrtim korakom nadopunio njegov student William Edward Deming.
Demingov krug se koristio u Drugom svjetskom ratu u vojne svrhe za poboljšanje kvalitete ratne opreme, ali nakon 1945. godine nije prihvaćen u civilnom sektoru ni u SAD-u ni u Europi.
Model je konačno stigao u istočnoazijsku zemlju ranih 1950-ih kao dio rekonstrukcije japanske ekonomije i industrije prema Demingovoj inicijativi, gdje je postigao uspjeh.
Tek se 1980-ih ponovno pojavio na Zapadu pod nazivom PDCA krug koji je izabrao Deming. Normom ISO 9001 za upravljanje kvalitetom PDCA krug je pronašao svoj put u svijet sustava upravljanja, gdje je od tada uspješan širom svijeta kao holistički korporativni pristup.
Od kad je 2012. godine u ISO norme za sustave upravljanja uvedena zajednička osnovna struktura - Struktura visoke razine (HLS - High Level Structure), raspodjela poglavlja norme u četiri faze PDCA kruga jasno je prepoznatljiva. Međutim, korisnici normi upoznati su s time na globalnoj razini tek 2015. godine revizijom normi ISO 9001 i ISO 14001. ISO norme vide 4. poglavlje (Kontekst organizacije) kao okvir za sustave upravljanja u kojem se koristi PDCA krug. Naglašavajući odgovornosti i dužnosti uprave u sustavu upravljanja, 5. poglavlje je sada u središtu PDCA kruga.
Faza planiranja (PLAN) obuhvaća 6. poglavlje (Planiranje), gdje je ispunjenje zahtjeva norme iz 4. i 5. poglavlja preduvjet smislenog i obećavajućeg planiranja u 6. poglavlju. 7. poglavlje (Podrška) i 8. poglavlje (Provedba) dodijeljeni su fazi provedbe (DO). 9. poglavlje (Ocjena učinka), s provođenjem internih audita i ocjene uprave, predstavlja fazu provjere (CHECK), a 10. poglavlje (Poboljšavanje) označava fazu djelovanja (ACT).
Kod upravljanja procesima organizacije i njihovim stalnim poboljšavanjima u sklopu PDCA kruga fokus je na razmišljanju koje se temelji na rizicima i prilikama (6. poglavlje).
Planirati - provesti - provjeriti - djelovati (Plan - Do - Check - Act). U fazi planiranja (PLAN) prvi je korak identifikacija problema, tj. tvrđivanje trenutnog stanja. Postavljaju se najmanje sljedeće pitanja:
U sljedećem se koraku problem prvo sažima, tj. konkretno opisuje, na temelju prethodno utvrđenog trenutnog stanja, i zatim analizira. Analiza omogućuje postavljanje odgovarajućih ciljeva, uključujući mjere potrebne za postizanje ciljeva.
Faza provedbe (DO)
U fazi provedbe svi zaposlenici organizacije uključeni u postojeći problem prvo na probnoj osnovi implementiraju mjere koje su definirane u fazi planiranja. Odlučujući čimbenik je da mjere još nisu implementirane u cijeloj organizaciji tj. nisu implementirane kao konačne, nego da se još čekaju reakcije (tržišta).
Faza provjere (CHECK)
U ovoj fazi je središnje pitanje: Je li organizacija postigla svoj cilj u probnoj fazi? Kako bi se na to pitanje odgovorilo na odgovarajući način, analiziraju se i procjenjuju podaci iz faze provedbe. Ako još uvijek postoji potreba za prilagodbom, u ovom se trenutku mora djelovati, i prema potrebi se mjera mora povući. Prije prelaska na fazu djelovanja moraju se riješiti svi problemi.
Faza djelovanja (ACT)
U fazi djelovanja odvija se standardizacija u pogledu strategija, koncepata, aktivnosti i objekata. To stvara novo stvarno stanje, koje predstavlja mjerilo za blisku budućnost, za sve procese, i koje se mora pažljivo dokumentirati. Stvarno stanje je obično osnova za certifikaciju sustava upravljanja.
Zapravo faza planiranja (PLAN) opet započinje standardizacijom - PDCA krug se ponavlja, odvija se stalno poboljšavanje.
Tijekom posljednja tri desetljeća proces stalnog poboljšavanja pronašao je svoj put u korporativnu kulturu mnogih njemačkih poduzeća i organizacija i kontrolira se PDCA krugom. Danas je proces stalnog poboljšavanja sastavnica svih modernih normi za sustave upravljanja, na primjer upravljanja kvalitetom, upravljanja okolišem, i upravljanja informacijskom sigurnošću. PDCA krug je također odavno prestao biti ograničen na proizvodnju i koristi se u svim industrijama, uslugama kao i u administrativnim strukturama organizacija.
Povezani koncepti su, na primjer, aktivno upravljanje promjenama (AVM - Active Change Management), upravljanje idejama i sheme za prijedloge u poduzećima, ali i proizvodni sustav Toyote, jer je ova organizacija uspjela postati traženi brend koristeći proces stalnog poboljšavanja.
Jedan od načina uspostave procesa stalnog poboljšavanja u organizacijama su krugovi kvalitete kao unutarnje radne skupine ili projekti koji se temelje na metodologiji Šest sigma, u kojoj kvalificirani stručnjak djeluje kao voditelj projekta.
DQS stručnjak za sustave upravljanja kvalitetom, dugogodišnji auditor i iskusni trener za ISO 9001.
