Auditi na daljinu postali su sastavni dio digitalizacije i agilnog rada. Pri tome je ključna sposobnost virtualnih timova i zaposlenika koji rade od kuće da budu produktivni na visokoj razini - i tijekom audita sustava upravljanja i procesa. U kontekstu situacije poput pandemije Covid-19 virusa, uprava i rukovoditelji organizacija "izvrsnost na daljinu" sve se više ocjenjuju kao ključni čimbenik uspjeha koji će odrediti budućnost. A u svom planiranju i provedbi, certifikacijski auditi također moraju biti vrlo učinkoviti, bez obzira na to provode li se na licu mjesta ili na daljinu. Takvi auditi na daljinu zahtijevaju dodatne vještine i dodatni stupanj izvrsnosti svih uključenih.
Loading...
Auditi na daljinu: Što kaže ISO 19011
Iako su auditi na daljinu već bili predloženi kao "alternativna metoda auditiranja" u ISO 19011:2011, nije bilo detaljnijeg objašnjenja. Izdanje iz 2018. godine daje više poticaja s preciznijim uvidom u ovu metodu auditiranja. Smjernice sada više ne mogu zanemariti prilike koje dolaze sa sve većom digitalizacijom.
"Auditi na daljinu: odgovor na digitalizaciju - ali i krizna vremena"
I kao da su to autori ISO 19011:2018 naslućivali, pandemija Covid-19 virusa donijela je brojne prilike za audite na daljinu. U kriznim vremenima, kada se auditi na lokaciji ne mogu provoditi u mjeri u kojoj je to potrebno, auditi na daljinu postaju jako korisni - iako u ograničenom opsegu.
Auditi na daljinu: Preduvjeti
Mora se ispuniti cijeli niz preduvjeta prije nego se auditi na daljinu mogu koristiti kao prateća metoda auditiranja. Ovi preduvjeti uključuju složenost procesa organizacije. Auditor npr. također već mora biti od prije upoznat sa sustavom upravljanja na samoj lokaciji.
Drugi ključni zahtjevi koji se moraju ispuniti:
- Kvaliteta komunikacijske tehnologije mora ispunjavati vrlo visoke zahtjeve za audit na daljinu
- Inicijalni certifikacijski auditi ne mogu se provoditi na daljinu. Što također znači da sami sustav upravljanja ne može biti u ranoj fazi.
- Na lokaciji do trenutka audita na daljinu nisu zabilježene značajnije nesukladnosti.
- Sustava upravljanja mora biti organiziran na način da su svi podaci, dokazi i specifikacije odmah dostupni i pregledni
- Moraju se isključiti rizici koji bi mogli ugroziti audit
"Ispunjavanje zahtjeva za audit na daljinu se ne podrazumijeva, već je znak izvrsnosti."
Ispunjavanje ovih zahtjeva, posebno u cijelosti, se ne podrazumijeva. To je zapravo pokazatelj zrelog, izvrsnog sustava upravljanja i organizacija koje imaju visoke standarde za upravljanje auditima.
Vanjski auditori također igraju ključnu ulogu: Oni moraju imati snažne, nadprosječne komunikacijske i organizacijske vještine kako bi mogli upravljati auditima na daljinu.
Metodu moraju prihvatiti sve uključene strane
Još jedan bitan preduvjet odnosi se na stav svih uključenih prema metodi auditiranja i njihovo voljno sudjelovanje. Povjerenje i prihvaćanje unutar organizacije u kojoj se provodi audit su ključni za uspješno planiranje audita, izvršenje programa audita i aktivnosti nakon audita na daljinu.
Budući da auditor nije na lokaciji, tehničke i komunikacijske vještine, kao neizostavne "meke vještine", postaju još važnije.
Ako želite primjenjivati audite na daljinu, ako želite koristiti ovu tehnologiju, morate osigurati prihvaćanje metode unutar svoje organizacije.
Auditi na daljinu: Metoda auditiranja ili vrsta audita?
Auditi na daljinu su metoda auditiranja, a ne vrsta audita. Autori ISO 19011 audite na daljinu ne smatraju ekvivalentnom alternativom za audite na lokaciji. Preporuka je da se auditi na daljinu koriste kao jedna od nekoliko prikladno uravnoteženih metoda u sklopu planiranja audita.
Zahtjevi u poglavlju 5.5.3 ISO 19011 odnose se na odabir i određivanje metoda auditiranja: "Kako bi se auditi provodili učinkovito i uspješno, osoba(e) koje rade program audita moraju odabrati i odrediti metode za auditiranje ovisno o definiranim ciljevima audita, opsegu audita i kriterijima audita."
Audit na daljinu: Formalni okvir IAF organizacije
Uz ISO 19011, bitan je i dokument MD 4 Međunarodnog akreditacijskog foruma (IAF - International Accreditation Forum) koji daje formalni okvir za audite na daljinu. Slijede tri primjera preduvjeta za audite na daljinu u pogledu korištenja informacijske i komunikacijske tehnologije (ICT):
- Mora se osigurati sigurnost i povjerljivost elektroničkih ili elektronički prenesenih informacija (4.1.1). Napomena: klijent određuje razinu zahtjeva sigurnosti.
- Upotreba informacijske i komunikacijske tehnologije mora biti sporazumno dogovorena između klijenta i auditora (4.1.2). Oprez: To zahtijeva već uspostavljeni odnos.
- Unaprijed se mora osigurati da auditor raspolaže potrebnom elektroničkom infrastrukturom za uporabu informacijske i komunikacijske tehnologije (4.2.2). Napomena: "Osiguranje" podrazumijeva isprobavanje infrastrukture i planiranje alternativa, u slučaju da je to potrebno.
Takve računalno potpomognute tehnike auditiranja (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) mogu uključivati npr. sljedeće:
- Vođenje konferencijskih poziva
- Sastanke na internetu
- Interaktivnu internetsku komunikaciju
- Elektronički pristup na daljinu dokumentaciji sustava upravljanja i/ili procesima sustava upravljanja.
"Audit na daljinu: DQS istraživanje o prihvaćanju audita na daljinu"
Auditi na daljinu s DQS-om
Zbog digitalne transformacije i utjecaja pandemije Covid-19 virusa auditi na daljinu zauzeli su čvrsto mjesto među metodama auditiranja. Sa stajališta akreditacijskih tijela uspostavljeni su formalni okvirni uvjeti. Jasno su definirani i preduvjeti u pogledu tehnologije i kompetencija. Mogućnosti koje nudi auditi na daljinu mogu se stoga iskoristiti u potpunosti. No, uporabu audita na daljinu uvijek treba pažljivo razmotriti. Ne može se svaka situacija pravilno procijeniti na daljinu. DQS će stoga zajedno s vama razmotriti situaciju u vašoj organizaciji kao i rizike vezane uz uporabu audita na daljinu.
Simply leveraging Quality
Od osnivanja 1985. godine kao prvog njemačkog tijela za certifikaciju sustava upravljanja, DQS je predan održivom uspjehu svojih klijenata. Auditima koji dodaju vrijednost i konceptima usmjerenosti na klijenta, pratimo organizacije na njihovom putu do izvrsnosti.
Uz procjenu prema pojedinačnim normama za sustave upravljanja, kombinirano, istovremeno auditiranje u potpunosti integriranih sustava upravljanja nudi brojne prilike. Interdisciplinarna procjena omogućava iskorištavanje sinergija i istovremenu identifikaciju interakcija i proturječnosti između različitih tema.
U kontekstu ISO 19011 nudimo i audite druge strane kao uslugu za odabrana predmetna područja, npr. kao audite dobavljača.
Kako bismo povećali prednosti za naše klijente, kod odabira i obuke auditora usredotočeni smo na višestruke kvalifikacije: auditori DQS-a pokrivaju u prosjeku najmanje tri norme. Vjerujte nam na riječ. Radujemo se razgovoru s vama.
DQS newsletter
Ostanite u toku i prijavite se na naš newsletter!
Autor
Julian König
Kao voditelj upravljanja proizvodima i akreditacije u DQS-u i stručnjak za ISO 50001, Julian König je odgovoran za podršku i razvoj proizvoda u skladu s akreditacijom za DQS-ove fokusne proizvode. Raznovrsnost znanja u njegovom timu osigurava snažnu povezanost s potrebama tržišta. Zbog svoje stručnosti u području standarda za sustave upravljanja traženi je autor i predavač.
Loading...