Strukturu visoke razine (HLS - High Level Structure) uvela je Međunarodna organizacija za normizaciju (ISO) kako bi norme za sustave upravljanja imale jedinstvenu strukturu i sličan temeljni sadržaj. Cilj je bolje uskladiti različite ISO norme strukturom koja ih nadilazi. 

Struktura visoke razine služi kao smjernice za reviziju ili razvoj budućih normi. Dugoročno gledano, sve ISO norme za sustave upravljanja trebale bi imati istu sveobuhvatnu strukturu, zajedničke temeljne zahtjeve i zajedničke pojmove i definicije.

OBAVIJEST: Struktura visoke razine postaje Harmonizirana struktura

Pravila za Strukturu visoke razine i temeljni sadržaj objavljeni su 2012. godine u Dodatku "Harmonizirani pristup normama za sustave upravljanja" (Dodatak SL) ISO/IEC direktiva. U svibnju 2021. ISO organizacija je objavila revidirani Dodatak SL. Time je struktura visoke razine revidirana raznim pojašnjenjima, dopunama, ali i brisanjem.

Struktura visoke razine (High Level Structure - HLS) se sada naziva Harmonizirana struktura (Harmonized Structure - HS), a koristi se i pojam Harmonizirani pristup (Harmonized Approach - HA). U smislu sadržaja nema velikih promjena; temeljni zahtjevi strukture visoke razine uglavnom su zadržani. Međutim, nova harmonizirana struktura će stupiti na snagu tek sa sjedećom revizijom pojedinih ISO normi.

Definicija strukture visoke razine

Harmonizirana struktura (HS), ili Struktura visoke razine (HLS), je smjernica za razvoj novih ISO normi za sustave upravljanja koja u velikoj mjeri usklađuje njihovu strukturu i zahtjeve. Cilj ISO organizacije s harmoniziranom strukturom (ili strukturom visoke razine) je osigurati ujednačenu upotrebu temeljnih tekstova, pojmova i definicija. Zajednički osnovni zahtjevi prvenstveno potiču integraciju različitih sustava u organizaciji. 

To sustav upravljanja održava jasnim i učinkovitim, a koji istovremeno djelotvorno ispunjava sva očekivanja zainteresiranih strana. Druhe ključne riječi uključuju: kontekst organizacije, vodstvo i predanost, usmjerenost na procese i pristup temeljen na riziku.

 

Sadržaj Strukture visoke razine

Struktura visoke razine snažno je usmjerena na kontekst organizacije i vodstvo (Poglavlja 4 i 5). Osnovna struktura se uvijek sastoji od deset poglavlja:

  1. Područje primjene
  2. Upućivanje na druge norme: oba dijela sadrže pojmove tipične za norme i definiraju ciljeve
  3. Pojmovi i definicije: upućivanje na opće pojmove predstavljene u Dodatku SL i pojmove specifične za normu
  4. Kontekst organizacije: razumijevanje unutarnjih i vanjskih pitanja, potreba i očekivanja relevantnih zainteresiranih strana
  5. Vodstvo: odgovornosti i opredijeljenost uprave, politike, organizacijske funkcije, uloge, odgovornosti i ovlasti
  6. Planiranje: mjere za upravljanje rizicima i prilikama, ciljevima kvalitete, i planovima za njihovo postizanje
  7. Podrška: potrebni resursi, kompetencije, svijest, komunikacija, i dokumentirane informacije
  8. Provedba: operativno planiranje i nadzor rada
  9. Ocjena učinka: praćenje, mjerenje, analiza i ocjena, interni audit, ocjena uprave
  10. Poboljšavanje: nesukladnost, popravne radnje, i stalno poboljšavanje.

Potpoglavlja pojedinih normi razlikuju se tematski ovisno o sadržaju pojedinih normi. Na primjer, norma za upravljanje kvalitetom ISO 9001 ima više potpoglavlja u Poglavlju 5 nego norma ISO 14001 za sustave upravljanja okolišem.

Poglavlja 4 i 10 posebno su bitna za certifikaciju sustava upravljanja, i to ne samo zato što se u njima mogu naći PDCA krug i proces stalnog poboljšavanja.

 

Bitne promjene u Harmoniziranoj strukturi - izbor

Nova Harmonizirana struktura stupit će na snagu sljedećom revizije pojedinih normi. Od poznatijih ISO normi za sustave upravljanja, ISO 37301:2021 (Upravljanje usklađenošću) i nedavno revidirana norma za Informacijsku sigurnost ISO 27001 do sada su imale koristi od ove strukture.

Poglavlje 1 "Područje primjene": Opseg svake norme će u budućnosti biti povezan s predbiđenim rezultatima sustava upravljanja. Za ISO 14001 to bi, na primjer, bilo poboljšavanje okolišnog učinka, ispunjenje obvezujućih obveza i postizanje postavljenih okolišnih ciljeva - za korisnike više formalnost, za auditore eventualno pokazatelj za procjenu djelotvornosti sustava upravljanja.

Poglavlje 3 "Pojmovi": U budućnosti svi pojmovi relevantni za norme upravljanja i njihove standardne definicije moraju biti u cijelosti navedeni u poglavlju 3 odgovarajuće norme.  To bi trebalo povećati transparentnost i jasnoću. Upućivanje na "sestrinske norme" stoga više nije potrebno. 

Pojmovi "eksternalizacija usluga" i "kontrola eksternaliziranih procesa" u potpunosti su izbrisani, jer u prošlosti korisnici često nisu mogli jasno identificirati kada se proces smatra vanjskim, a kada ne. Novi zahtjevi uključeni su u poglavlje 8 kako bi ova situacija bolje uzela u obzir.

Poglavlje 4.2 "Zainteresirane strane": U ovom je poglavlju dano pojašnjenje koje je neizravno povezano sa standardnom definicijom pojma "zahtjev". U 4.2.b potrebno je identificirati relevantne zahtjeve relevatnih zainteresiranih strana. To je dopunjeno zahtjevom 4.2.c prema kojem se iz identificiranih relevantnih zahtjeva još jednom filtriraju oni relevatni za sustav upravljanja organizacije. 

U normama poput ISO 14001 ili ISO 45001 već postoji slična formulacija prema kojoj organizacija iz zahtjeva relevantnih zainteresiranih strana mora filtrirati one zahtjeve koje je zakonski obvezna ispuniti.

Poglavlje 6 "Planiranje": U kontekstu teme "Upravljanje promjenama" ovom je poglavlju dodano potpoglavlje 6.3 koje zahtijeva da se promjene u sustavu upravljanja planiraju. U poglavlju 8 "Provedba" ovaj je zahtjev precizniji u smislu da se i planiranje promjena mora kontrolirati.

Poglavlje 7.5 "Dokumentirane informacije": Ovo je poglavlje usredotočeno na dostupnost, upotrebljivost i zaštitu dokumentiranih informacija potrebnih za sustav upravljanja koje zahtijeva određena norma (7.5.3). I to se odnosi na sve vrste dokumentiranih informacija. Stari pojam poput "zadržavanja" više se ne koristi.

Poglavlje 10 "Poboljšavanje": Nakon revizije, ovo je poglavlje sada više usmjereno na prokativnije pokretanje poboljšanja nego na identifikaciju mogućih poboljšanja. Ova se promjena može razumjeti kao prilagodba zahtjeva za "stalno poboljšavanje".

Važno je znati: HLS struktura i PDCA krug

Poglavlja strukture visoke razine temelje se na PDCA krugu (planirati-provesti-provjeriti-djelovati). Sljedeća poglavlja odgovaraju pojedinim fazama PDCA kruga:

  • Planirati: Poglavlja 4, 5 i 6
  • Provesti: Poglavlja 7 i 8
  • Provjeriti: Poglavlje 9
  • Djelovati: Poglavlje 10

Koje norme imaju strukturu visoke razine?

Sve suvremene ISO norme za sustave upravljanja temelje se na zajedničkoj osnovnoj strukturi - strukturi visoke razine. To uključuje ISO norme za:

Upravljanje kvalitetom: ISO 9001

Zaštitu okoliša: ISO 14001

Zdravlje i sigurnost pri radu: ISO 45001

Upravljanje energijom: ISO 50001

Informacijsku sigurnost: ISO 27001

Upravljanje usklađenošću: ISO 37301

Upravljanje neprekidnošću poslovanja: ISO 22301

Loading...

Struktura visoke razine

5 najvažnijih ISO normi predstavljene vizualno.

Infografike za ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 i ISO 50001

Integrirani sustav upravljanja sa zajedničkom strukturom - evolucija

Izdavanjem norme za upravljanje energijom ISO 50001 krajem kolovoza 2018. godine struktura visoke razine (HLS) implementirana je i u zadnju od pet velikih ISO normi za sustave upravljanja. Ova osnovna struktura uspostavlja i jedinstvene osnovne tekstove za temeljne zahtjeve kao i zajedničke oznake i osnovne definicije. Na taj je način različite sustave lakše spojiti u jedan integrirani sustav upravljanja.

Kada se 2013. godine pojavila norma ISO 27001 za informacijsku sigurnost, bila je to prva od značajnijih ISO normi koja se temelji na strukturi visoke razine. No, ta zajednička osnovna struktura  širem krugu korisnika postala poznata tek  2015. godine nakon velike revizije normi ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) i ISO 14001 (upravljanje okolišem). U ožujku 2018. godine dodana je norma ISO 45001 (zdravlje i sigurnost pri radu), a u kolovozu 2018. godine i ISO 50001 (upravljanje energijom).

Danas možemo reći da je uz zajedničku osnovnu strukturu, strukturu visoke razine (buduću harmoniziranu strukturu), integrirani sustav upravljanja značajno učinkovitiji. Inovacije su se bezuvjetno dokazale: Organizacije čiji se sustav upravljanja - na primjer, prema ISO 9001 - temelji na strukturi visoke razine imaju značajnu prednost pri integraciji i implementaciji daljnjih, tematski specifičnih zahtjeva.

 

Prednosti strukture visoke razine

Primjena nekoliko normi u integriranom sustavu upravljanja mnogo je jednostavnija, na primjer kod kombinacije upravljanja kvalitetom i informacijske sigurnosti. To posebno vrijedi ako je zadovoljen temeljni zahtjev svih primijenjenih pravila: potpuna integracija zahtjeva pojedinih normi u postojeći sustav upravljanja i time u opće poslovne procese organizacije.

Slijedi pregled glavnih prednosti:

  • Zajednička struktura i korištenje istih temeljnih tekstova, pojmova i definicija korisnicima olakšavaju razumijevanje norme.
  • Zahvaljujući standardizaciji, zahtjevi normi po pojedinim temama mogu se brže integrirati u postojeći sustav: u većini slučajeva je ISO 9001 početna točka.
  • Uz strukturu visoke razine uvođenje nekoliko sustava upravljanja, na primjer kvalitetom, okolišem, informacijskom sigurnošću, postaje jednostavnije i učinkovitije. Smanjuje se ponavljanje posla i napora uloženog u pripremu dokumentacije.
  • Uz integrirani sustav upravljanja lakše se provode auditi (interni i eksterni), ili prema nekoliko normi istovremeno, a mogu se koristiti i sinergije.

 

Ima li integrirani sustav upravljanja sa zajedničkom strukturom nedostatke?

Relevantne norme za sustave upravljanja ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 i ISO 50001 već su imale određene sličnosti u pogledu strukture i sadržaja. Međutim, tek je struktura visoke razine olakšala, ako ne u potpunosti omogućila, integraciju zahtjeva različitih propisa u sve do zadnjeg kutka organizacije. To je osobito vidljivo u slučaju zdravlja i sigurnosti pri radu sa strukturom visoke razine u ISO 45001.

Korištenje integriranog sustava sa zajedničkom strukturom ne stvara nedostatke za organizaciju - ni u ujednačenoj strukturi ni u terminologiji. Nema ni zahtjeva da se terminologija mora koristiti u dokumentiranim informacijama organizacije. 

U normi ISO 9001:2015 naći ćete dva informativna dodatka. Iako oni ne sadrže zahtjeve, preporučaju se.

  • Dodatak A: Pojašnjenje nove strukture, terminologije i koncepcija.
  • Dodatak B: Ostale međunarodne norme za upravljanje kvalitetom i sustave upravljanja kvalitetom.

DQS - Provođenje audita vašeg integriranog sustava upravljanja za dodanu vrijednost

Organizacije s integriranim sustavom upravljanja koji se temelji na strukturi visoke razine (budućoj harmoniziranoj strukturi) teže izbjegavanju problema sa sučeljima i ponavljanja, povezivanju resursa i korištenju sinergija - drugim riječima, holističkom pogledu na svoje operativne procese. A točno tako i naši auditori provode audite.

Kombinirana, istovremena certifikacija integriranog sustava nudi brojne prilike zahvaljujući međutematskom pristupu. Na primjer, audit DQS-a ne otkriva samo potencijal za poboljšanje, već i proturječnosti između različitih predmetnih područja. 

Bitno je da naš audit ne doživljavate samo kao audit, već kao obogaćenje svog sustava upravljanja. Naše prednosti počinju gdje provjerni popisi završavaju. Vjerujte nam na riječ!

audits-dqs-audit wuerfel nebeneinander auf tisch
Loading...

DQS. Jer nisu svi auditi jednaki.

Imate li pitanja o certifikaciji vašeg sustava upravljanja kvalitetom prema ISO 9001? Saznajte više. Bez obveze i besplatno.

Autor
Ute Droege

DQS stručnjak za sustave upravljanja kvalitetom, dugogodišnji auditor i iskusni trener za ISO 9001.

Loading...