O potencijalnim auditima na daljinu raspravlja se već mnogo godina. Međutim, do sada nisu bili široko prihvaćeni. Osobito za certifikacijske audite, auditi na daljinu su dugo bili beznačajni jer nisu bili u skladu s akreditacijskim pravilima i specifikacijama. S pandemijom COVID-19 to se najvjerojatnije promijenilo: Izuzeci su doneseni preko noći, i nemoguće je odjednom postalo moguće. Iako je pandemija sada u mnogim zemljama pod kontrolom, auditi na daljinu će ostati.
Je li audit na daljinu isto što i redovni audit održan preko web kamere? Definitivno ne! Audit na daljinu je bitno drugačiji - različiti zahtjevi, različite metode provođenja audita, različiti izazovi, različiti rizici i različite prilike. U ovom nizu članaka dajemo vam neke upute za provođenje audita na daljinu.
- 1. dio - Kako provoditi audite na daljinu
- 2. dio - Procjena rizika
- 3. dio - Metoda provođenja audita
- 4. dio - Tehnologija
- 5. dio - Priprema
- 6. dio - Savjeti za provođenje audita na daljinu
- 7. dio - Praćenje
Ako se ispravno provodi, audit na daljinu može biti vrijedna dopuna auditima na licu mjesta. Interni auditi, auditi dobavljača i certifikacijski auditi se svi mogu provesti na daljinu - djelomično ili u cijelosti. Međutim, ako se audit na daljinu ne provede stručno, čini više štete nego koristi pružajući lažan osjećaj sigurnosti.
U sedam dijelova ovog niza članaka proći ćemo sve korake od pripreme do praćenja. Usredotočit ćemo se prvenstveno na audite sustav upravljanja (npr. ISO 9001 za sustave upravljanja kvalitetom, ISO 14001 za sustave upravljanja okolišem, ISO 45001 za sustave upravljanja zaštitom zdravlja i sigurnosti pri radu, itd.). Međutim, mnoge od ovih točaka primjenjive su i na druge vrste audita, poput audita procesa, audite sigurnosti proizvoda, i audite društvene odgovornosti.
1. korak: Pazite na cilj audita.
Različite vrste audita zahtijevaju različite pristupe mogućem auditu na daljinu. Obično razlikujemo tri vrste audita, svaku sa svojom ciljevima:
- Interni auditi: To je audit unutar vaše organizacije. Njega obično provodi netko unutar same organizacije.
- Auditi dobavljača: To su auditi koje provode kupci, poslovni partneri, ili izvođači kako bi provjerili usklađenost s određenim specifikacijama. Ponekad se audite dobavljača povjerava tijelima za provođenje audita i certifikacija.
- Certifikacijski auditi: To su auditi koje provodi neovisno tijelo u svrhu certificiranja usklađenosti s normom.
Mogućnost provođenja audita na daljinu ovisi o samoj vrsti audita.
Interni auditi: Budući da su interni auditi za internu upotrebu, slobodni ste odlučiti hoće li vam audit na daljinu pomoći ispuniti ciljeve audita. Međutim, preporuča se da se i interni auditi provode u skladu sa smjernicama ISO 19011. To znači da su auditi na daljinu mogući, ali da se moraju u obzir uzeti svi rizici, kako je objašnjeno u drugom članku u ovom nizu.
Auditi dobavljača: Mogućnost provođenja audita na daljinu ovisi o uputama klijenta. DQS ima nekoliko rješenja za audite dobavljača na daljinu.
Certifikacijski auditi: Kod certifikacija sustava upravljanja upotreba audita na daljinu bila je ograničena na pregled dokumentacije. Međutim, za vrijeme pandemije COVID-19, akreditacijska tijela i certifikacijska tijela surađivala su kako bi omogućila provođenje audita na daljinu nakon pozitivne procjene rizika (vidi 2. korak). Sva certifikacijska tijela moraju uzeti u obzir smjernice MD 4:2018 Međunarodnog akreditacijskog foruma (IAF).
Općenito, očekujemo da će se mnoga izuzeća zbog pandemije COVID-19 nastaviti i nakon krize. Ovaj je trend već vidljiv u području sigurnosti hrane: Specifikacije Globalne inicijative za sigurnost hrane (GFSI), koje daju okvir za certifikacijske norme poput IFS, BRCGS i FSSC 22000, već su prilagođene za djelomično provođenje audita na daljinu.
...Ali je li audit na daljinu i poželjan?
U nekim slučajevima su auditi na daljinu mogući, ali možda nisu najdjelotvorniji način. Postoje značajni rizici. U drugom dijelu ovog niza pogledat ćemo potrebnu procjenu rizika.
DQS newsletter
Ostanite u toku i prijavite se na naš newsletter!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je Globalni direktor za usluge održivosti. Na ovome položaju odgovoran je za sve ESG usluge u DQS-u. Njegovo područje interesa i djelatnosti obuhvaća održivu nabavu, dužnu pažnju u području ljudskih prava i ESG audite.
Loading...