Usklađenost je glavna tema ovih dana, ali menadžerima je često teško razumjeti taj pojam i što on znači. A usklađenost ne predstavlja ništa manje nego "zakonski usklađeno, etički ispravno ponašanje" - što se podrazumijeva, zar ne?
Loading...
SADRŽAJ
Značenje usklađenosti čini se prilično jasno i jednostavno, samorazumljivo. Odgovorne osobe u organizaciji samo se moraju pridržavati svih relevantnih (zakonskih) pravila i djelovati na etički ispravan način, i usklađenost je uspostavljena - u čemu je problem?
Odgovor: stvarnost je drugačija. Mnogi menadžeri i zaposlenici u organizacijama ne znaju pravila koja trebaju slijediti. Drugi ih znaju, ali ih namjerno ne poštuju. A neki pak, na prvi pogled, ne krše pravila, ali nisu osobito etički vrijedni ili ih se teško opravdava prema današnjim standardima društveno odgovornog poslovanja.
Značajan broj organizacija djeluje u sivoj zoni koja pleše između svjetla i tame. Međutim, sve više menadžera prepoznaje potrebu da se rasvijetli ovaj polumrak - ne samo zbog povezanih rizika odgovornosti.
Dobro upravljanje usklađenošću daje jasnoću
Organizacije stoga trebaju sustav koji osigurava poznavanje i poštivanje svih (zakonskih) pravila. Djelotvoran sustav upravljanja usklađenošću daje jasnoću i pravnu sigurnost. Upravi također pomaže uspostaviti korporativnu kulturu koja živi sama i u kojoj kršenja bilo koje vrste nisu opcija. Takva korporativna kultura, koju se u SAD-u naziva i "tone at the top" ili stav uprave, je ključna za djelotvorno i primjereno prožimanje cijele organizacije idejom usklađenosti.
Djelotvorno smanjenje rizika odgovornosti upravljanjem usklađenošću
Formalno osiguranje usklađenosti s pravilima djelotvorno implementiranim sustavom upravljanja usklađenošću daje bitan doprinos izbjegavanju ili smanjenju odgovornosti, a to može biti od egzistencijalne važnosti za organizaciju. To se posebno odnosi na osobe koje stvarno djeluju, jer ovisno o pravnom sustavu, osobe koje djeluju osobno ili organizacija, ili u najgorem slučaju oboje, mogu biti kazneno gonjene. To može biti popraćeno značajnim kaznama ili zatvorom.
Upravljanje usklađenošću u sudskoj praksi
Mnoge obveze uprave da djeluje u skladu sa zakonom, da osigura da organizacija posluje u skladu sa zakonom, kao i obveza dužne pažnje u pogledu kontrole zakonitog poslovanja obično proizlaze iz korporativnog prava, iako to može varirati, ovisno o specifičnom pravnom okruženju. To znači da postoji obveza u pogledu organizacije i izbora zaposlenika. Stoga, u pravilu, uprava poduzeća mora poduzeti mjere predostrožnosti kako bi osigurala zakonito ponašanje organizacije i njenih zaposlenika. U slučaju da uprava poduzeća ne ispuni ove obveze, ili to učini neadekvatno, oni ili organizacija mogu snositi odgovornost. To može dovesti do ogromnog rizika odgovornosti, koji može doseći iznose od troznamenkastih milijuna ili čak milijardi eura.
"Ako uprava ne ispuni svoje obveze ili ih ispuni neadekvatno, može se smatrati odgovornima za to."
Upravljanje usklađenošću - Samo još jedan sustav upravljanja?
Uprava ne može adekvatno ispuniti svoju obvezu kontrole bez odgovarajućeg sustava upravljanja. Tako da ne postoji način izbjegavanja uvođenja sustava upravljanja usklađenošću, čak ni sa stajališta sudske prakse. To barem vrijedi za poduzeća koja žele sigurnost kad je riječ o pitanjima odgovornosti koja proizlaze iz kršenja pravila.
Mnoge organizacije strahuju da upravljanje usklađenošću znači uvođenje još jednog sustava upravljanja. Međutim, još uvijek postoji rašireni nesporazum o ovom pojmu, jer organizacije zapravo imaju samo jedan sustav upravljanja! U pravilu se postojeći sustav upravljanja temelji na normi ISO 9001 u koji se onda integriraju zahtjevi drugih normi.
To je jedna od najvećih prednosti zajedničke osnovne strukture, tzv. Strukture visoke razine (High Level Structure - HLS) koju imaju sve suvremene ISO norme za sustave upravljanja, uključujući ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 i ISO 27001, kao i ISO 37301. Struktura visoke razine čini integrirani sustav upravljanja puno učinkovitijim jer je integracija zahtjeva iz različitih skupina propisa sada moguća do zadnjeg kutka organizacije.
Loading...
Bijela knjiga
Struktura visoke razine - prilike za integrirane sustave upravljanja
- 10 razloga za integrirani sustav upravljanja
- Usporedba pet normi za sustave upravljanja
piše Rita Kagerer, stručnjak za integrirane sustave upravljanja
Sustav upravljanja usklađenošću kao "oslonac"
Sustav upravljanja usklađenošću u skladu s ISO 37301 također se može integrirati u postojeći sustav upravljanja. Djeluje poput oslonca za sve teme usklađenosti iz drugih normi. Na primjer, upravljanje kvalitetom se većinom bavi rizicima koji proizlaze iz odgovornosti za proizvod, upravljanje okolišem rizicima koji proizlaze iz relevantnog zakonodavstva o zaštiti okoliša, i sl.
"Sve informacije i analize rizika iz pojedinih područja objedinjene su u sustavu upravljanja usklađenošću, dajući organizaciji sigurnu pravnu osnovu za svoje djelovanje."
Sva pravna pitanja i rizici koji još nisu uzeti u obzir, ili su nedovoljno uzeti u obzir, evidentiraju se i ocjenjuju se te se njima upravlja sustavom upravljanja usklađenošću. Sveobuhvatni kodeks vrijednosti, dodatne interne kontrole i prilagodbe procjene rizika štite organizaciju i osobe koje se odgovorno ponašaju. U tom pogledu analiza rizika ima odlučujuću ulogu.
To uključuje identificiranje točaka i funkcija gdje su moguća kršenja zakona koja bi mogla imati ozbiljne posljedice za organizaciju. Stoga se mora uspostaviti sigurnosni sustav kako bi se postigao najveći mogući stupanj otkrivanja. Sama izjava "o, mi to nemamo" nije od velike pomoći - a i organi za provođenje zakona ili sud također neće imati puno razumijevanja za nju.
Usklađenost - Koje su prednosti?
- Valjana analiza rizika usklađenosti u vašoj organizaciji
- Sustavna usklađenost sa zakonskim propisima
- Djelotvorno smanjenje rizika odgovornosti
- Poboljšani korporativni imidž
Zaključak
Jasne strukture osiguravaju brže otkivanje kršenja usklađenosti i određivanje odgovornosti. U slučaju sudskog postupka upravljanje usklađenošću doprinosi oslobađanju. U najmanju ruku vrlo vjerojatno vodi do smanjenja odgovornosti jer se za određivanje raspona kazne koriste svi razlozi koji govore protiv ili u korist optuženika.
Loading...
Rado ćemo vam odgovoriti na pitanja
Zanimljiva tema? Obratite nam se.
Bez obveze i besplatno.
Ali jedna stvar mora biti jasna: "Norme za provođenje audita" poput ISO 37301 su pravna mišljenja koja sudovi mogu, i ako je potrebno hoće, uzeti u obzir, pod uvjetom da su u kontekstu s kršenjem zakona. Međutim, ako ne uspostavljenog sustava upravljanja usklađenošću, to je već samo po sebi povreda dužnosti uprave, koja će najvjerojatnije doprinijeti kazni. Dobro pozicionirana organizacija mora se baviti pitanjem usklađenosti jednostavno zbog vlastite potrebe uprave za zaštitom.
Moramo naglasiti da naravno nismo upoznati sa svakim pravnim sustavom i različitim oblicima privatnog i kaznenog prava. Međutim, uobičajeno je da će svaki pravni sustav kazneno goniti odgovorne strane. Sustav upravljanja usklađenošću stoga mora biti primjenjiv za odgovarajući pravni sustav.
SAVJET: Pročitajte i naš članak Upravljanje usklađenošću u malom i srednjem poduzetništvu - potrebno ili izborno? Viole Beecken.
DQS newsletter
Ostanite u toku i prijavite se na naš newsletter!
Autor
Hubert Spahn
Hubert Spahn je odvjetnik i stručnjak za proizvode za usklađenost u DQS-u. G. Spahn pridonosi i svojim dugogodišnjim iskustvom kao lead auditor za upravljanje kvalitetom i različite industrijske standarde.
Loading...