Bez obzira na to koliko ste audita proveli, vaš prvi audit na daljinu sigurno će biti izazovan. Dobra priprema je ključna za uspjeh. U ovom ćemo vam članku dati nekoliko vrijednih savjeta.
Ovo je peti dio niza članaka od sedam dijelova na temu audita na daljinu:
- 1. dio - Kako provoditi audite na daljinu
- 2. dio - Procjena rizika
- 3. dio - Metoda provođenja audita
- 4. dio - Tehnologija
- 5. dio - Priprema
- 6. dio - Savjeti za provođenje audita na daljinu
- 7. dio - Praćenje
Provođenje audita na daljinu zahtijeva detaljnu pripremu - detaljniju čak nego za audit na licu mjesta. Auditor određuje tko treba sudjelovati, kada, i putem kojih kanala. To se čini sličnim rasporedu za tradicionalni audit; međutim, skoro je nemoguće napraviti bilo kakve promjene za vrijeme audita na daljinu: pomicanje sastanka sa sudionicima na različitim lokacijama može vrlo brzo dovesti do kaosa.
Još jedna neugodna pogreška koju treba izbjeći je zabuna oko vremenskih zona. Kod audita na licu mjesta nema potrebe navoditi vremensku zonu u planu audita - to je uvijek vremenska zona lokacije. Međutim, kad su sudionici online konferencije na različitim kontinentima, mala pogreška može imati velike posljedice.
Što se tiče trajanja audita na daljinu, iz iskustva možemo reći da audit na daljinu ne bi trebao biti kraći od audita na lokaciji. Zapravo, postoje dobri razlozi za planiranje dužeg trajanja audita, posebno ako vam je ovo prvi audit na daljinu.
- Tehnički problemi (npr., problemi s povezivanjem) mogu uzrokovati kašnjenje. Preporučljivo je predviđati takve probleme i planirati dodatno vrijeme za kompenzaciju prekida.
- Auditori trebaju više vremena za obradu podataka na zaslonu nego na lokaciji.
- Sudionici trebaju česte pauze jer su online konferencije stresnije nego sastanci licem u lice.
Upravo zato što online konferencije mogu biti iscrpljujuće, preporuča se organizirati nekoliko kraćih sesija i rasporediti ih kroz nekoliko dana, umjesto planiranja jednog vrlo intenzivnog dana.
Problemi s povezivanjem i kvalitetom zvuka česti su kod online konferencija. Nije ih moguće eliminirati u potpunosti, ali znatno pomaže testirati vezu prije i osigurati da su svi sudionici upoznati s potrebnim hardverom i softverom. Subjekt kod kojega se provodi audit mora osigurati i tiho okruženje za sve sudionike kako bi se izbjegle smetnje i pozadinska buka.
Prije provođenja audita morate odrediti i je li sesije potrebno snimiti. Snimanje sesija može biti korisno za dokumentiranje audita, ali treba uzeti u obzir pitanja sigurnosti i privatnosti podataka. Treba vam pristanak svih sudionika, ali osim toga morate raspraviti i sigurnosni aspekt i odrediti uvjete pohranjivanja i brisanja (vidi 4. dio i 7. dio). Kada tražite pristanak, morate navesti hoće li se snimati zvuk, slika, ili oboje. Ako se za dokumentiranje rezultata audita oslanjate na snimke, provjerite da postoji način da utvrdite tko je što rekao.
Upamtite, međutim, da i ako vi i klijent odlučite da se sesije neće snimati, je i dalje tehnički moguće (ali ne i dopušteno!) napraviti snimke zaslona ili snimati sesije na neki drugi način. To bi naravno bila ozbiljna povreda povjerljivosti i profesionalnog integriteta. Zato audit na daljinu zahtijeva određenu razinu povjerenja između auditora i klijenta.
Nakon pripreme dolazimo do stvarnog audita. Više o tome možete pročitati u šestom dijelu - Savjeti za provođenje audita na daljinu.
DQS newsletter
Ostanite u toku i prijavite se na naš newsletter!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je Globalni direktor za usluge održivosti. Na ovome položaju odgovoran je za sve ESG usluge u DQS-u. Njegovo područje interesa i djelatnosti obuhvaća održivu nabavu, dužnu pažnju u području ljudskih prava i ESG audite.
Loading...