Un système de management intégré (SMI) se caractérise par la combinaison de deux ou plusieurs systèmes de management en un seul système global. L'objectif est d'éviter les efforts multiples - par exemple lors des audits internes et externes. Les synergies créées par le SMI permettent également de se concentrer sur les opportunités et les risques au sein de l'entreprise.

Système de management intégré - Qu'est-ce que c'est ?

En principe, toute entreprise dispose d'un système de management, car toute entreprise se gère elle-même. La question est de savoir s'il s'agit d'un système de management intégré qui prend en compte les exigences de différents domaines, ou s'il s'agit réellement d'un système basé sur une norme (par exemple ISO 9001), ou encore s'il s'agit simplement de volets traditionnels utilisés par l'entreprise pour s'organiser.

SOMMAIRE

  • Système de management intégré : Créer des synergies à partir de la diversité
  • Quelles sont les exigences ?
  • Quand la complexité augmente
  • Quel est l'objectif d'un système de management intégré ?
  • Quelle est la base d'un système de management intégré ?
  • Comment la structure de haut niveau peut-elle contribuer à un système de management intégré ?
  • Quelles sont les différentes voies vers l'intégration ?
  • Avantages d'un système de management intégré - Conclusion
  • Tirer simplement parti de la qualité.

Système de management intégré : Créer des synergies à partir de la diversité

Dans le cas d'un système de management intégré (SMI), la multitude de systèmes de management que les entreprises doivent gérer aujourd'hui sont combinés et intégrés autant que possible de manière à ce qu'il y ait le moins de frictions possible et que les synergies soient utilisées de manière optimale.

Cela signifie que les méthodes et les instruments permettant de satisfaire aux exigences de différents domaines sont réunis dans une structure uniforme. Cela sert la gouvernance d'entreprise (management et contrôle des organisations) et est soutenu par une approche basée sur les risques.

La structure de base des normes de systèmes de management modernes, appelée structure de haut niveau (HLS), a été introduite par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) en 2012. La directive ISO/CEI sous-jacente a été révisée par l'ISO en mai 2021, ce qui signifie également que la HLS a subi une révision avec diverses clarifications, ajouts, mais aussi suppressions. Depuis lors, la structure de haut niveau est désormais appelée "structure harmonisée" (SH). Toutefois, elle n'entrera en vigueur qu'avec la prochaine révision de la norme ISO correspondante.

Quelles sont les exigences ?

De nombreux systèmes de management se concentrent sur des exigences spécifiques :

  • La qualité, par exemple ISO 9001
  • Protection de l'environnement, par exemple ISO 14001
  • Énergie, par exemple ISO 50001
  • Santé et sécurité au travail, par exemple ISO 45001, SCC
  • Sécurité de l'information, par exemple ISO 27001
  • Management des crises ou des urgences, par exemple ISO 22301
  • Management du risque, p. ex. ISO 31000
  • RSE / Responsabilité sociale des entreprises, par exemple SA8000
  • Divers autres systèmes, par exemple la santé, les dispositifs médicaux, l'alimentation ou la prévention des explosions.

Ainsi, les entreprises sont confrontées à une multitude de domaines qu'elles peuvent organiser de manière normative. En outre, diverses industries ont des réglementations spéciales telles que IATF 16949 (industrie automobile) ou EN/AS 9100 (aviation). Celles-ci approfondissent le plus souvent les exigences de l'ISO 9001 pour le management de la qualité et les concrétisent dans le contexte de l'application.

Quand la complexité augmente

Une étude du "Harvard Business Manager" montre que le degré de complexité, c'est-à-dire le nombre d'exigences liées au système auxquelles une entreprise doit répondre dans ses activités, a été multiplié par plus de six depuis 1955. En revanche, le degré de complexité organisationnelle au sein de l'entreprise, c'est-à-dire le nombre de processus, d'interfaces, d'instructions, de documents et de décisions différents, a été multiplié par 35. Cela montre que l'on ajoute de plus en plus de choses, mais que l'on n'élimine rien.

HLS - Une opportunité pour un système de mnagment intégré

  • 10 raisons pour un SMI
  • Comparaison des exigences des "Big Five" : ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 et ISO 2700.

par Rita Kagerer, Expert en systèmes de management intégré

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Le niveau de complexité organisationnelle ralentit la productivité des employés ainsi que les revenus. Il est donc important pour les entreprises de réfléchir à la manière d'intégrer les thèmes et de construire des domaines de management de manière modulaire afin d'étendre les domaines thématiques sans trop d'efforts administratifs internes et sans augmenter encore la complexité des processus. Idéalement, cela élimine le besoin de documents et permet d'utiliser un système uniforme pour différents domaines.

Quel est l'objectif d'un système de management intégré ?

L'objectif du SMI doit être de résoudre les conflits, de coordonner les objectifs et de garantir des spécifications claires, de préférence qualifiables.

Cependant, des systèmes de management différents ont des exigences différentes à remplir. À cet égard, des conflits d'objectifs peuvent survenir, ce dont il faut tenir compte.

À ce stade, les organisations doivent décider quel objectif est prioritaire et, si nécessaire, laisser un autre objectif passer au second plan. Par exemple, les solutions qui auraient un sens du point de vue de la conception efficace des processus devraient passer au second plan par rapport à une organisation optimisée de la santé et de la sécurité au travail. Ici, les entreprises doivent prendre des décisions au cas par cas, également en vue de la certification des systèmes de management.

Quelle est la base d'un système de management intégré ?

Pour une base solide, il faut un système de management des processus uniforme.

Les outils de travail et les formes de documentation doivent être standardisés. Pour la mise en œuvre, il est utile de disposer d'un cockpit de mesures commun, dans lequel les différentes mesures résultant de la mise en place et de l'exploitation d'un système de management intégré sont regroupées et par lequel les tâches peuvent être contrôlées et suivies. Les processus spécialisés sont ensuite mis en place et intégrés sur cette base solide.

Comment la structure de haut niveau peut-elle contribuer à un système de management intégré ?

La structure de haut niveau (HLS) est un outil utile pour les entreprises qui souhaitent construire leurs systèmes sur une base modulaire. En effet, cette structure de base globale garantit que les structures des systèmes de management correspondent les unes aux autres dans leurs exigences normatives et peuvent donc être intégrées plus facilement.

Dans les révisions des normes ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 et ISO 45001:2018, la structure des sections et une partie de la terminologie ont été modifiées pour améliorer l'alignement avec les autres normes de systèmes de management. Ainsi, toutes les principales normes de systèmes de management ISO sont soumises à la structure de base commune. D'autres normes s'adapteront également à la structure de haut niveau à l'avenir.

Cela signifie avant tout que les processus de l'entreprise peuvent être adaptés aux conditions nouvelles ou modifiées conformément aux exigences. Et ce, sans surcharger les structures de base de l'entreprise de redondances et d'incohérences. Les processus peuvent être facilement étendus si de nouvelles normes doivent être prises en compte.

Lors de la mise en place d'un SMI, il est important de se mettre à la place de l'employé. Il convient donc d'utiliser des termes et des processus issus du travail quotidien des employés.

Quelles sont les différentes voies vers l'intégration ?

La phase de planification : Une bonne vue d'ensemble

Dans la phase de planification, il est utile de faire appel à une société de conseil externe afin d'intégrer l'expérience acquise dans le cadre de projets d'intégration dans d'autres entreprises. Ensuite, tous les documents et exigences sont mis sur la table afin de pouvoir créer une analyse des exigences et des interactions. Sur cette base, un diagnostic est établi pour déterminer où, par exemple, l'intégration est utile dans un premier temps.

Phase de mise en place : Fixer le cap - s'assurer des avantages

Dans la phase de mise en place d'un système de management intégré, il est très important d'impliquer les parties intéressées telles que les clients internes et externes. Lors de la conception du processus, il est essentiel d'obtenir l'adhésion des employés, car ils constituent la ressource centrale qui devra plus tard travailler avec les spécifications. L'étape suivante est l'intégration de base du contrôle des documents, des audits internes, de la politique, des objectifs et des indicateurs clés de performance, ainsi que du management des actions de haut niveau. Il s'agit ensuite de couvrir les différents domaines dans le domaine des ressources humaines, d'intégrer les processus opérationnels, d'impliquer la chaîne d'approvisionnement et les fournisseurs et de décomposer les exigences à leur égard.

Phase d'amélioration : Regroupement des informations

Dans la phase d'amélioration, l'organisation mesure les résultats, dont elle a préalablement défini les paramètres, du point de vue des parties intéressées. Le suivi via des audits internes et externes est important. La revue de direction, où la direction elle-même peut donner une évaluation, est également essentielle. Cela peut se faire, par exemple, par le biais d'évaluations de management à petite échelle réparties sur l'année. Au cours de la phase d'amélioration, l'organisation décide si et quels autres systèmes elle va intégrer et pour quels systèmes de management elle va également demander ou poursuivre la certification.

Avantages d'un système de management intégré - Conclusion

Un système de management intégré (SMI) possède un paysage de processus qui couvre tous les sujets pertinents pour l'entreprise. Le système doit donc être construit étape par étape. L'entreprise doit décider quels sont les domaines et les normes à intégrer en premier et quelles sont les étapes d'extension ultérieures. Sinon, l'intégration risque de submerger l'organisation et ses employés.

Le soutien de ladirection est crucial dans ce processus. Chacun au sein de l'entreprise doit être conscient que le système de management intégré n'est pas un manuel qui reste dans un placard. Il s'agit plutôt d'un outil de travail quotidien qui, lorsqu'il est utilisé correctement, facilite le travail de chacun.

Et qui donne à toutes les personnes concernées la sécurité de savoir que les exigences essentielles des clients, des autorités et des autres parties clés sont prises en compte de manière adéquate.

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Depuis sa fondation en 1985 en tant que premier certificateur allemand de systèmes de management, DQS s'est engagé à assurer le succès durable de ses clients. Avec des audits à valeur ajoutée et des concepts orientés vers le client, nous accompagnons les organisations sur le chemin de l'excellence commerciale.

En particulier, l'audit combiné et simultané de systèmes de management entièrement intégrés offre de nombreuses opportunités, car l'évaluation multithématique permet d'utiliser les synergies et en même temps d'identifier les interactions, mais aussi les contradictions entre les différents sujets. Afin d'accroître les avantages pour nos clients des systèmes de management intégrés, nous nous concentrons sur leurs qualifications multiples lors de la sélection et de la formation de nos auditeurs : Les auditeurs DQS couvrent en moyenne au moins trois séries de réglementations. Prenez-nous au mot. Nous sommes impatients de discuter avec vous.

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