Vous avez reçu un plan d'action de votre auditeur et vous ne savez pas exactement comment procéder maintenant ? Tout d'abord : Ne vous stressez pas - les écarts sont courants dans les audits IFS et peuvent généralement être résolus rapidement. Etape suivante : lisez notre guide utile et découvrez tout ce que vous devez savoir maintenant.

Le moment est venu, l'audit est terminé. Vous allez bientôt recevoir un plan d'action préliminaire au format .xls, que votre auditeur vous enverra par e-mail. Dans ce plan, vous devez maintenant inscrire les corrections et les actions correctives pour chaque écart ou non-conformité, en indiquant toujours une date limite, un responsable et l'état de la mise en place.

Veuillez noter que toutes les corrections et actions correctives doivent également être traduites en Anglais.

Quelle est la différence entre une correction
et une action corrective?

Une action corrective est une action visant à éliminer à court terme une déviation et/ou une non-conformité identifiée. Une action corrective va plus loin et vise à éliminer la cause profonde d'une déviation et/ou d'une non-conformité identifiée. Ainsi, alors qu'une action corrective a un effet à court terme, une action correctrice a un effet à long terme.

De combien de temps est-ce que je dispose pour l'action corrective ou le plan d'action corrective?

Une fois que vous avez reçu le plan préliminaire d'action corrective, vous disposez d'un maximum de quatre semaines pour renvoyer le plan complété à l'auditeur sous la forme d'un fichier .cls et soumettre des preuves de mise en place.

Mettre en place les corrections

Les corrections doivent être mises en place dès que possible. L'IFS précise qu'au plus tard dans les quatre semaines suivant la réception du plan d'action préliminaire, la preuve de mise en place doit être complète et correctement soumise à l'organisme de certification. Si ce délai n'est pas respecté, l'entreprise doit se soumettre à un audit IFS complet, initial ou de re-certification.

L'IFS donne également des délais très courts aux organismes de certification pour mener à bien le processus. Il est donc important que vous envoyiez à votre auditeur la preuve de la mise en place au plus tard après trois semaines, afin que tout travail de suivi nécessaire puisse être effectué. Ainsi, le délai de quatre semaines ne sera pas dépassé.

Ce que vous devez savoir sur la preuve de la mise en place des corrections de:

La preuve de la mise en place des corrections doit être étayée par la mise en œuvre effective de la correction, ce qui est le seul moyen pour l'auditeur d'approuver le plan d'action. Les preuves peuvent être fournies par exemple avec des photos ou des documents scannés, selon le type de déviation.

Veuillez insérer les photos des preuves dans un fichier .doc, avec une explication, quelle correction a été mise en œuvre dans la photo respective. Veuillez enregistrer ce fichier au format .pdf. Veuillez noter que vous ne devez pas envoyer les photos en taille originale. Une résolution de 75 dpi est généralement suffisante.

Pour que les épreuves puissent être attribuées correctement et rapidement, veuillez nommer les fichiers comme suit : NomSociété_Correction_Déclaration du ou des points d'exigence IFS, par exemple : ExempleSociété_Correction_IFS_2-2-1.

Veillez à toujours résumer les déviations par mesure, ne combinez pas toutes les déviations dans un seul fichier.

Mettre en place des actions correctives

La mise en place réussie et durable des actions correctives peut prendre plus de quatre semaines. Veuillez fournir une justification adéquate dans la feuille de calcul .xls pour expliquer pourquoi vous avez besoin de plus de temps pour la mise en œuvre et notez que cette justification doit également être traduite en anglais. Au plus tard avant le prochain audit de surveillance IFS, la mise en œuvre des actions correctives doit avoir eu lieu.

Auteur
Constanze Illner

Constanze Illner

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