Règles d'audit et de certification de DQS

Règlementations d'audit et de certification de DQS

1.  Services d'audit et de certification

1.1 Portée et applicabilité

Les présentes Règlementations d'Audit et de Certification de DQS ("Règlementations") s'appliquent à toutes les offres et/ou services ainsi qu'à toutes les relations contractuelles résultantes entre DQS Holding GmbH, ses sociétés affiliées ou tout agent de celles-ci (chacune étant "DQS", collectivement "le Groupe DQS") et toute organisation/personne ("Client") sollicitant ou recevant des services d'audit et de certification.

Une liste actuelle de tous les membres du Groupe DQS est disponible sur https://dqsglobal.com/intl/about.

Ces Règlementations couvrent toutes les formes de Certification de Système conformément aux normes internationales ou nationales, y compris les normes privées, la Certification de Produits conformément aux Directives de l'UE ou à la législation nationale, ainsi que la Certification de Produits et de Services conformément à des documents normatifs non régulés, des spécifications, des exigences ou des règles techniques.

Ces règlementations s'appliquent à toutes les étapes du processus de certification ou d'audit, y compris, mais sans s'y limiter, les offres de services et les devis, les contrats, les commandes d'achat et/ou de travail, les calendriers et les avenants convenus entre DQS et le Client, sauf accord écrit contraire ou dispositions imposées par des instruments législatifs.

Ces Règlementations d'Audit et de Certification prennent effet immédiatement après leur publication et restent en vigueur jusqu'à la publication d'une nouvelle version.

La version actuelle de ces règlementations est disponible en anglais à l'adresse https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules ou sur demande auprès de chaque bureau DQS. En cas de divergence entre une version traduite et la version anglaise du document, la version anglaise prévaudra.

Lorsqu'un Certificat est délivré au Client, DQS fournira les services avec un soin et une compétence raisonnables et conformément aux Codes de Pratique en vigueur du Corps de Certification DQS concerné. Une copie de ces Codes de Pratique, ainsi que toute modification qui pourrait être publiée de temps à autre, sera mise à disposition du Client par le Corps de Certification DQS au début des Services.

1.2 Définition des termes

• “Client” désigne les clients et toute organisation/personne qui sollicite ou reçoit des services d’audit ou de certification DQS, y compris leurs représentants, agissant en leur nom.
• “DQS” désigne tout membre du groupe international DQS, y compris ses filiales, sociétés affiliées, partenaires ou tout agent de ces entités, qui offre et/ou fournit des services d’audit et de certification au nom de son propre organisme de certification DQS ou au nom d'un autre organisme de certification DQS.
• “DQS Certification Body” signifie toute entité DQS ayant l’accréditation ou l’autorisation de délivrer les certificats respectifs.
• “Codes of Practice” désigne les codes de pratiques émis par un organisme de certification DQS pour le programme de certification pertinent.
• “Accreditation body” désigne toute organisation (publique ou privée) ayant l’autorisation de nommer et de superviser les organismes de certification.
• “Audits” désigne toute activité systématique de DQS visant à obtenir des preuves objectives et à les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères définis sont remplis ; cela peut également être appelé "évaluation".
• “Auditors” désigne les évaluateurs, auditeurs et experts, qui sont affectés à un processus d'audit et de certification au nom du groupe DQS. 

1.3 Services d'audit et de certification

L'audit et la certification d'un système de gestion, d'un processus ou d'un produit par une tierce partie indépendante et compétente, telle que DQS, génèrent des avantages précieux pour le Client. Un certificat DQS servira de preuve qu'un système de gestion, un processus ou un produit est adapté et efficace, et qu'il a la capacité de répondre en continu aux attentes des clients ainsi qu'aux exigences réglementaires et légales.

Lors d'un audit, des auditeurs qualifiés et expérimentés examinent le système de gestion et ses processus ou produits pour en évaluer la pertinence et l'efficacité continues au regard des marchés et de l'environnement en évolution. En identifiant le potentiel d'amélioration, les auditeurs renforcent la capacité de l'organisation à atteindre les objectifs et les buts établis, favorisant ainsi un succès durable pour le Client. Grâce à un certificat DQS, les clients peuvent avoir confiance dans le Client et dans le système de gestion, le processus ou le produit certifié, qui a été évalué et certifié selon des normes et des spécifications reconnues.

1.4 Les termes du contrat et commerciaux

Ces Règlements d'audit et de certification DQS, et, le cas échéant, la demande, le devis, son acceptation, les Codes de Pratique, les conditions des Marques de Certification DQS et les conditions commerciales locales ou termes commerciaux constituent l'intégralité de l'accord (le "Contrat") entre le Client et DQS en ce qui concerne l'objet du présent contrat.

Les conditions commerciales locales peuvent inclure des clauses relatives à la représentation légale, à la juridiction, à la responsabilité, à la fiscalité, aux conditions de paiement et à d'autres aspects, conformément aux exigences légales locales. Le contrat peut également être constitué par des accords individuels entre DQS et le Client, qui incluent toujours ces Règlements d'audit et de certification DQS comme partie intégrante, soit par inclusion directe, soit par référence.

Sauf disposition contraire, toute modification du contrat ne sera valable que si elle est faite par écrit.

1.5 Relation contractuelle avec l'organisme de certification DQS 

Chaque fois qu'un bureau DQS fournit un service sous l'autorisation ou l'accréditation d'un autre organisme de certification DQS, il agit en tant qu'agent au nom et pour le compte de cet organisme. L'offre/devis identifie l'organisme de certification DQS respectif et son acceptation ainsi que la signature du contrat local constituent un contrat de certification juridiquement contraignant entre le Client et l'organisme de certification DQS. Bien que l'agent soit autorisé à facturer/invoquer le Client pour la prestation de service et la certification, la responsabilité des activités de certification et le contrôle opérationnel sous une accréditation spécifique restent toujours avec l'organisme de certification DQS, qui est responsable de, et conserve l'autorité sur, ses décisions concernant la certification, y compris l'octroi, le refus, le maintien de la certification, l'extension ou la réduction du champ de certification, le renouvellement, la suspension ou la restauration après suspension, ou le retrait de la certification.

2. Le Processus de Certification

DQS évalue le système de management, les processus, les produits ou certaines de leurs parties du Client, dans le but de déterminer leur conformité avec les exigences convenues et reconnues, telles que les normes ou spécifications internationales, nationales ou spécifiques à un secteur. Le processus de certification respectif peut comprendre une ou plusieurs étapes, se terminant généralement par un rapport d'audit, qui documente les résultats de l'audit. Dans le cadre des services de certification, l'organisme de certification DQS respectif délivrera un certificat spécifique au client, confirmant la conformité aux exigences applicables, lorsque l'accomplissement de toutes les exigences pertinentes sera démontré.

Si des non-conformités aux exigences de la norme ou de la spécification concernée sont identifiées lors d'un audit, une action corrective devra être planifiée et mise en œuvre par le Client dans un délai spécifié. Les certificats ne seront délivrés qu'après que l'efficacité de l'action corrective appropriée ait été démontrée. La portée et la durée de validité seront indiquées sur le certificat.

La plupart des constatations d'audit sont basées sur un processus d'échantillonnage, visant à fournir des preuves fiables de la mise en œuvre effective et de la conformité du système de management, du processus ou du produit. Il peut exister d'autres aspects commerciaux, positifs ou négatifs, qui n'ont pas été examinés par l'équipe d'audit. Il est de la seule responsabilité de l'organisation d'enquêter et d'évaluer l'impact potentiel et la portée des constatations, garantissant ainsi une conformité continue aux normes appliquées. En cas de non-conformité, DQS n'est pas responsable.

DQS est indépendante, neutre et objective dans ses audits et certifications. Les audits sont généralement effectués sur le lieu d'opérations du Client (sur site), mais peuvent être partiellement réalisés, substitués ou complétés par des activités d'audit à distance (hors site). Le type, l'étendue et le calendrier de la procédure sont soumis à un accord séparé entre les parties. DQS s'efforce de minimiser toute perturbation des processus commerciaux lors de la réalisation de l'audit dans les locaux du Client.

Le processus de certification comprendra généralement les étapes suivantes :

2.1 Le processus commence par les besoins et attentes du Client. DQS souhaite en savoir plus sur l'organisation du Client, son système de management, la taille et les types d'opérations. Ensemble, les deux parties définiront les objectifs de l'audit et/ou de la certification, y compris les normes et spécifications applicables.

2.2 DQS fournira une offre détaillée pour les services d'audit et de certification, adaptée aux besoins spécifiques du Client, sur la base des informations fournies initialement. Un contrat écrit spécifiera tous les livrables pertinents ainsi que les critères d'audit et de certification applicables.

2.3 Audit de la phase 1 : La procédure de certification commence par la revue et l'évaluation de la documentation du système, des objectifs, des résultats de la revue de direction et des audits internes. Au cours de ce processus, il sera déterminé si le système de management du Client est suffisamment développé et prêt pour la certification. L'auditeur expliquera les constats et coordonnera les activités nécessaires pour préparer l'audit de la phase 2. L'audit de la phase 1 n'est généralement pas applicable pour la certification des processus et des produits.

2.4 Audit de la phase 2 : L'équipe d'audit assignée audite le système de management, les processus ou les produits du Client sur le lieu de production ou de prestation de services et/ou en utilisant des techniques d'audit à distance. En appliquant les normes et spécifications définies pour le système de management, l'équipe d'audit évaluera l'efficacité de toutes les zones fonctionnelles ainsi que tous les processus du système de management, en se basant sur des observations, inspections, entretiens, l'examen des documents pertinents et d'autres techniques d'audit. Le résultat de l'audit, y compris une recommandation concernant la certification et tous les constats, sera présenté au Client lors de la réunion de clôture et inclus dans un rapport écrit. Des plans d'action nécessaires seront convenus, le cas échéant.

2.5 Évaluation du système : La fonction de certification de l'organisme de certification DQS respectif évaluera le processus d'audit et ses résultats, et décidera indépendamment de la délivrance du certificat, sur la base de preuves objectives. Toute recommandation donnée par l'équipe d'audit et documentée dans le rapport n'est pas contraignante pour l'organisme de certification DQS et la décision de délivrer un certificat relève de la seule discrétion de l'organisme de certification DQS. Le Client reçoit le rapport d'audit, documentant les résultats de l'audit et, lorsque toutes les exigences applicables sont remplies, le Client reçoit également le certificat.

2.6 Audits de surveillance : Soit tous les six mois, soit au moins une fois par an, un audit des éléments critiques du système de management sera réalisé. Le potentiel d'amélioration sera identifié, en mettant l'accent sur l'amélioration continue et l'efficacité durable. Pour la certification des produits, un audit de surveillance est généralement remplacé par un ré-audit annuel.

2.7 Ré-audit/Recertification/Renouvellement : Un certificat est valable pour une période limitée, généralement pour une durée maximale de trois ans. À la fin de ce cycle, un ré-audit sera effectué pour s'assurer que toutes les exigences applicables sont toujours remplies. Sous réserve de cette conformité, un nouveau certificat sera délivré.

Pour les normes spécifiques à un secteur ou la certification des processus et des produits, le processus de certification décrit peut différer.

3. Droits et Obligations du Client

3.1. Maintien du Système de Management / Conformité des Processus et Produits

Pour obtenir et maintenir un certificat, le Client doit mettre en place et maintenir un système de management documenté qui répond aux exigences de la norme ou de la spécification choisie. En cas de certification des processus/produits, le Client est responsable de garantir la conformité continue. Le Client doit fournir des preuves de la conformité et de l'efficacité du système de management, des processus ou des produits évalués, qui doivent être facilement accessibles pour l'audit par l'équipe d'audit assignée. Le Client doit entreprendre toutes les actions nécessaires pour s'assurer que le système de management et/ou le produit reste conforme et efficace en tout temps.

Le Client sera informé de tout changement concernant le programme de certification ou des exigences nouvelles ou révisées qui le concernent. Si la certification s'applique à une production continue, le Client doit s'assurer que le produit certifié continue de respecter les exigences du système ou du produit. DQS vérifiera la mise en œuvre des changements par le Client et initiera les mesures nécessaires dans le processus de certification.

3.2. Accès à l'Information

Le Client s'assure que DQS dispose de l'accès à toutes les informations nécessaires et aux installations requises pour accomplir les tâches d'audit assignées. DQS peut déléguer l'exécution de tout ou partie des services à un agent ou à un sous-traitant, et le Client autorise DQS à divulguer toutes les informations nécessaires à cette exécution à l'agent ou au sous-traitant. Le Client engage tous ses représentants et employés désignés à garantir l'accès aux informations exactes et complètes ainsi qu'aux preuves objectives dans les délais impartis, concernant tous les processus qui pourraient être significatifs pour l'audit. Dans le cadre des systèmes de management certifiés, des processus et/ou des produits, tous les documents relatifs aux plaintes et à leurs actions correctives doivent être présentés à DQS sur demande.

3.3. Notification des Changements et Incidents Spécifiques

Le Client est tenu d'informer immédiatement DQS de tout changement susceptible d'influencer le système de management certifié, les processus ou les produits certifiés. Cela s'applique en particulier à l'achat/vente de l'ensemble ou d'une partie de l'entreprise, à tout changement de propriété, aux changements majeurs dans les opérations, aux modifications fondamentales des processus, aux incidents tels qu'un accident grave ou une violation grave des règlements/obligations légales nécessitant l'intervention de l'autorité réglementaire compétente, ou à la déclaration de faillite ou de procédure de redressement judiciaire. Dans ces cas, DQS consultera le Client et déterminera comment le certificat peut être maintenu.

Le Client est tenu d'informer immédiatement DQS en cas de rappel de produit. Les différentes normes de certification et leurs règlements utilisent des délais variés pour respecter cette obligation. Ces spécifications peuvent être consultées dans les normes respectives et leurs règlements applicables.

3.4. Indépendance de l'Audit

Le Client est tenu d'éviter toute situation pouvant compromettre l'indépendance des employés et des auditeurs de DQS. Cela s'applique en particulier aux offres de conseil, aux propositions d'emploi, qu'elles soient salariales ou sous-traitées, ainsi qu'aux accords séparés concernant les honoraires ou toute autre forme de rémunération monétaire.

3.5 Droit de Rejeter l'Auditeur

Avant la confirmation de la date de l'audit, le Client a le droit de revoir et de rejeter les auditeurs désignés par DQS, sous réserve de fournir une justification appropriée. Dans des cas justifiés, par exemple en cas de menace pour l'impartialité, et si les règles d'accréditation applicables le permettent, DQS désignera un remplaçant pour l'auditeur rejeté.

3.6. Confidentialité et Sécurité de l'Information

Les documents fournis au Client par DQS, y compris les Marques et le symbole de certification DQS, sont protégés par le droit d'auteur. Le Client reconnaît expressément que tous les documents fournis ou mis à disposition par DQS pour examen restent la propriété de DQS, et qu'ils ne peuvent être utilisés que pour les besoins internes du Client et ne doivent pas être mis à disposition de tiers ni utilisés à des fins autres que celles convenues dans le présent accord ou par écrit. Le Client est tenu de maintenir une confidentialité stricte concernant toute information révélée dans le cadre des termes du présent accord ainsi que toute connaissance relative à DQS, à ses employés et à ses auditeurs. Cette obligation s'applique également après la résiliation du contrat. Le Client accepte également cette obligation au nom de ses agents et auxiliaires. Le Client est autorisé à transmettre le rapport d'audit dans son intégralité. La transmission d'extraits n'est pas autorisée.

3.7 Droit d'utiliser la Certification et les Marques

Avec une certification DQS valide, le Client est autorisé à utiliser le certificat, les marques de certification respectives et, dans certains cas, les marques d'accréditation à des fins promotionnelles conformément aux règles relatives publiées sur le site Web de DQS.

L'utilisation autorisée des marques déposées DQS Certified Management System Mark®, UL Registered Firm Mark® et autres marques de certification ou d'accréditation doit renforcer la confiance des clients dans le système de gestion certifié du Client et dans ses performances respectives. Ces marques sont fréquemment utilisées sur les papiers à en-tête de l'entreprise, dans les brochures, sur Internet, lors d'expositions, sur les véhicules ou dans des publicités et sont directement associées à l'organisation certifiée ainsi qu'à son système de gestion, ses processus ou ses produits. L'utilisation des certificats et des marques est limitée au périmètre et à la période de validité de la certification, et elles ne doivent pas être utilisées sur un produit, son emballage ou de toute autre manière pouvant être interprétée comme indiquant la conformité du produit.

3.8 Réclamations

Chaque Client de DQS a le droit de bénéficier de services réalisés dans le périmètre convenu de manière à ce que toutes les attentes et exigences raisonnables soient satisfaites. En cas de non-satisfaction, le Client a le droit de déposer une réclamation auprès de la société DQS concernée. DQS demandera les informations nécessaires à l'analyse et à l'amélioration. Les réclamations peuvent être soumises via le lien suivant : DQS - Réclamations et Appels.

3.9 Appels

Si un Client n'est pas d'accord avec une décision de certification spécifique, il peut soumettre un appel écrit et demander la réévaluation de la décision. Un examinateur technique impartial, non impliqué dans la réalisation de l'audit et la décision initiale, prendra la décision finale concernant l'appel. La direction de l'organisme de certification DQS est toujours informée de l'avancement du processus d'appel. Les appels peuvent être soumis via le lien suivant : DQS - Réclamations et Appels.

4. Droits et Obligations de DQS

4.1. Audit des Systèmes de Management

DQS vérifie la conformité et l'efficacité du système de management certifié du Client, de ses processus ou produits, en effectuant des audits réguliers (généralement semestriels ou annuels). À cette fin, DQS a le droit d'accéder aux installations du Client dans le cadre des visites d'audit planifiées, d'observer les opérations, d'inspecter les processus, produits et services, d'interviewer les employés et représentants, de revoir les documents et les registres pertinents, et de collecter des informations à l'aide d'autres techniques d'audit afin d'obtenir des preuves objectives suffisantes sur lesquelles fonder une décision de certification. Si DQS reçoit des informations de tiers mettant en doute la conformité ou l'efficacité d'un système de management, d'un processus ou d'un produit certifié, elle est autorisée à effectuer des audits supplémentaires, non programmés, après consultation avec le Client. Dans les domaines légalement régulés, DQS est autorisée à réaliser des audits supplémentaires, inopinés, chaque fois que cela est justifié.

4.2. Accréditation et Autorisation

Les organismes de certification DQS sont autorisés par divers organismes d'accréditation ainsi que par d'autres autorités gouvernementales et non gouvernementales ou propriétaires de programmes à émettre des rapports d'audit et des certificats conformément à diverses normes et spécifications. Cela inclut l'obligation de permettre aux employés ou aux personnes auxiliaires de ces organismes de participer aux audits. Conformément aux règles d'accréditation et d'autorisation applicables, DQS permet à ces individus d'accéder à ses propres documents et aux données relatives aux clients, sous réserve des exigences de confidentialité définies dans le présent document. De plus, chaque fois que des normes ou spécifications individuelles l'exigent explicitement, les données relatives aux clients et les résultats des audits sont transmises à ces organismes. En acceptant ces Règlements d'Audit et de Certification, le Client consent aux exigences d'accréditation et d'autorisation applicables dans leur version actuelle (par exemple, ISO/IEC 17021-1 ou ISO/IEC 17065), y compris tout ce qui précède.

Les organismes de certification DQS sont autorisés à déléguer la fourniture de tout ou partie des services, à l'exception des décisions de certification, à d'autres bureaux DQS, à un agent ou à un sous-traitant. Lorsque des certificats sont émis par un organisme de certification DQS autre que le partenaire local de DQS du Client, tous les droits et obligations pertinents énoncés dans le présent document s'appliquent également à l'organisme de certification DQS et au prestataire de services local.

4.3 Désignation des Auditeurs

La désignation des auditeurs compétents relève exclusivement de la responsabilité de DQS. DQS s'engage à n'utiliser que des auditeurs qualifiés pour la tâche, en fonction de leurs qualifications techniques, de leur expérience et de leurs compétences personnelles. Les auditeurs doivent être autorisés pour la ou les normes ou spécifications requises et disposer de l'expérience appropriée dans le domaine d'activité du Client ainsi qu'en gestion et en audit. Dans de nombreux cas, DQS peut désigner une équipe d'audit composée de deux auditeurs ou plus pour un audit ou un processus de certification spécifique. Sur demande, DQS soumettra un CV succinct de l'auditeur sélectionné au Client.

Si un auditeur devient indisponible avant ou pendant l'audit, DQS s'efforcera de fournir un auditeur de remplacement approprié, dans la mesure du possible.

4.4 Planification des Audits

DQS a le droit et l'obligation de planifier les audits du système de management, des processus ou des produits du Client. Les audits doivent être programmés en fonction de la disponibilité mutuelle des deux parties, dans les délais imposés par les exigences applicables. Les dates d'audit doivent être convenues par écrit. Une fois confirmées, ces dates d'audit sont contraignantes. Les accords d'audit individuels peuvent inclure des dispositions concernant la compensation en cas d'annulation ou de report des audits confirmés.

La certification peut également inclure, selon la norme, des audits inopinés, qui peuvent être totalement inopinés ou annoncés à court terme. Si un audit inopiné ne peut pas être effectué en raison de raisons imputables au Client (refus d'accès), DQS peut facturer les coûts effectivement engagés pour la préparation de l'audit inopiné au Client. Le site certifié doit prendre les mesures nécessaires pour garantir l'accès de l'auditeur en cas d'audit inopiné.

4.5 Émission des rapports et certificats

DQS émettra des rapports d'audit et un certificat DQS (désigné ci-après par "Certificat") et les remettra au Client lorsque ce dernier aura rempli toutes les exigences de certification et obligations contractuelles. La décision de certification relève exclusivement de la responsabilité de l'organisme de certification DQS, sur la base de la recommandation des auditeurs pour l'émission et de tous les résultats d'audit, tels qu'enregistrés ou référencés dans le rapport d'audit. Toute recommandation donnée dans un rapport n'est pas contraignante pour l'organisme de certification DQS. Le rapport et les certificats restent la propriété de DQS ; DQS accorde au Client le droit de les utiliser conformément à ce règlement. Les certificats DQS sont valides pour une période limitée, généralement d'un maximum de trois ans, à compter de la date d'émission.

4.6 Confidentialité et Protection des Données

DQS s'engage à protéger la confidentialité de toutes les informations confidentielles et des données personnelles (par exemple, conformément à l'article 4 du RGPD et aux autres exigences légales applicables) du Client et de ses employés qui ne sont pas accessibles au public et qui sont mises à la disposition de DQS dans le cadre de ses activités sur les lieux du Client, que ces informations concernent des affaires internes du Client ou ses relations commerciales. Cela s'applique également aux résultats verbaux et écrits de l'audit. DQS divulguera des informations confidentielles à des tiers uniquement avec l'autorisation écrite du Client, sauf si la loi l'exige ou si des dispositions contraires sont explicitement prévues dans ces Règlements d'Audit et de Certification. Ces engagements s'appliquent également après la résiliation du contrat.

Dans certains schémas de certification sectoriels, une partie des données relatives à l'audit et au client doit obligatoirement être traitée dans des applications fournies par le propriétaire du schéma (par exemple, automobile, aérospatiale, alimentation) ; le Client y consent. Sauf si cela est exigé par l'organisme d'accréditation pertinent ou par la loi, DQS conserve dans ses archives les documents associés aux audits et aux certifications pendant une période minimale de deux cycles de certification (généralement six ans). Les exigences légales nationales ou internationales applicables (par exemple, celles du RGPD) sont pleinement prises en compte. À la fin de la période minimale d'archivage, DQS conserve ou dispose des documents à sa discrétion, sauf instruction contraire du Client ; les frais liés à l'exécution de telles instructions seront facturés au Client.

4.7 Publicité

DQS est autorisé à tenir et à publier un registre de tous les Clients détenant une certification DQS valide. Cette publication contient le nom et l'adresse de l'organisation certifiée ainsi que le périmètre et la norme/spécification de référence et le statut de la certification. Par la présente, le Client consent à la publication de ces informations ainsi qu'à la publication de ces mêmes données dans des bases de données nationales et internationales obligatoires gérées par les autorités nationales, les organismes d'accréditation ou les propriétaires de programmes. De plus, dans le cadre du traitement des commandes, les données client sont stockées et traitées dans des bases de données externes des propriétaires de schémas. Le Client accepte, en acceptant l'offre, que ses données soient stockées, accessibles et consultées par des tiers dans les bases de données correspondantes.

4.8 Communication Électronique

Nonobstant ce qui précède, le Client autorise par la présente DQS à transmettre des informations confidentielles et d'autres informations de manière sécurisée via Internet ou un réseau public vers des adresses e-mail ou d'autres emplacements fournis par le Client. Le Client reconnaît que bien que DQS prenne toutes les mesures raisonnables pour assurer une transmission sécurisée, DQS ne peut garantir l'intimité et la confidentialité absolues de telles transmissions. Le Client convient que la transmission sécurisée d'informations confidentielles par DQS via Internet ou un autre réseau public ne constitue pas une violation de toute obligation de confidentialité en vertu de ces Règlements d'Audit et de Certification, et que DQS ne pourra être tenue responsable des dommages résultant de telles transmissions, à condition que ces informations confidentielles soient traitées avec le même degré de soin que DQS accorde à ses propres informations confidentielles. Si le Client crée un lien hypertexte vers le site web de DQS, le Client accepte : (i) que les informations contenues sur le site web de DQS appartiennent à DQS ; (ii) que le site web lié redirige l'utilisateur directement vers le site web de DQS tel qu'affiché par DQS, sans imposer de cadres, de fenêtres de navigateur ou de contenu tiers ; et (iii) que le site web lié ne doit pas indiquer ni sous-entendre que le Client ou ses produits ou services sont approuvés par DQS.

5. Certificats et Marques

5.1 Délivrance de certificats et utilisation des marques

L'Organisme de Certification DQS délivre des certificats confirmant la conformité du système de management, des processus ou des produits du Client aux normes nationales et internationales sélectionnées, ainsi qu'aux exigences reconnues spécifiques à l'industrie ou aux clients, lorsque le Client a démontré lors d'un audit que toutes les exigences applicables ont été remplies. Le Client a le droit d'utiliser le certificat et les marques de certification associées pour promouvoir la confiance auprès de ses partenaires commerciaux.

Lors de la délivrance d'un certificat, un service de surveillance continu sera mis en place pour s'assurer que la conformité du système de management, des processus ou des produits est maintenue de manière continue. L'établissement et le maintien de la certification dépendent de l'exécution de l'accord d'audit et de certification ainsi que du respect continu de ses termes et conditions par le Client.

Le Client s'engage à coopérer avec DQS pour établir les faits en cas de signalement selon lequel le système de management, les processus, les produits ou les services du Client ne sont pas conformes aux exigences réglementaires, légales, de certification ou autres exigences applicables, y compris en partageant toute information que le Client obtient concernant la non-conformité signalée, et à prendre les mesures correctives nécessaires, puis à en faire rapport à DQS.

Le Client reconnaît que le service de surveillance, tel que les audits de surveillance, et tous les audits spéciaux effectués par DQS, ont pour objectif de vérifier uniquement les moyens utilisés par le Client pour déterminer la conformité de son système de management, de ses processus ou de ses produits aux exigences de certification, et que le Client ne saurait en aucun cas être exonéré de sa responsabilité concernant son système de management, ses processus, ses produits et ses services dans le cadre de la certification.

Les certificats et les Marques de Certification ne peuvent pas être transférés à des successeurs ou à d'autres organisations. Après qu'une certification ait expiré ou ait été suspendue, retirée ou annulée, le Client doit cesser toute promotion ou utilisation autre de la certification. Le Client s'engage à retourner tout certificat physique délivré après retrait ou annulation ; le droit de rétention est spécifiquement exclu. 

5.2 Non-délivrance de certificats

L'Organisme de Certification DQS ne peut délivrer des certificats que si toutes les exigences des normes, spécifications et contrats sélectionnés ont été remplies à la suite de l'audit (audit initial ou audit de suivi). En cas de non-respect, l'auditeur documente les lacunes dans un rapport de non-conformité et/ou identifie les restrictions à respecter pour qu'un certificat puisse être délivré.

Toutes les non-conformités ou restrictions doivent être éliminées avant la délivrance d'un certificat DQS. Si nécessaire, DQS répétera partiellement ou entièrement l'audit. Si les non-conformités n'ont pas été éliminées ou si les conditions préalables à l'octroi d'un certificat n'ont pas été atteintes, même après un audit de suivi ou spécial, la procédure de certification sera conclue par la délivrance d'un rapport sans certificat.

5.3 Suspension, Retrait et Annulation d'un Certificat  

5.3.1 Suspension

L'Organisme de Certification DQS est autorisé à suspendre temporairement un certificat si le Client viole les obligations de certification, contractuelles ou financières envers DQS, y compris mais sans s'y limiter aux situations suivantes :

• Les actions correctives n'ont pas été mises en œuvre de manière démontrable et efficace dans le délai convenu ;
• Le calendrier des audits suggéré par DQS pour les audits nécessaires au maintien de la certification n'a pas été respecté et la fréquence prescrite depuis le dernier audit a donc été dépassée ;
• DQS n'a pas été informé en temps utile des changements planifiés du système de management, d'incidents spéciaux, de rappels de produits (voir 3.3) ou d'autres changements affectant la conformité à la norme ou à la spécification qui sert de base à l'audit ;
• Relocalisation du site/installations certifiées sans notification préalable à DQS ;
• Un certificat DQS ou un symbole de certification a été utilisé de manière trompeuse ou non autorisée ;
• Les paiements dus pour les services d'audit et de certification n'ont pas été effectués dans les délais après au moins un rappel écrit.

L'Organisme de Certification DQS est également autorisé à suspendre un certificat si des violations importantes des règles d'accréditation sont découvertes après la décision de certification et en cas de force majeure (voir 6.6).

DQS informera le Client par écrit d'une suspension proposée. Si les raisons de la suspension proposée ne sont pas éliminées dans un délai de deux semaines, DQS informera le Client par écrit de la suspension du certificat, en précisant les raisons et les actions correctives nécessaires pour que la certification soit rétablie.

Les certificats sont suspendus pour une période restreinte (généralement un maximum de 90 jours). Si les mesures requises ont été mises en œuvre de manière démontrable et efficace dans le délai imparti, la suspension du certificat est levée. Si les mesures requises n'ont pas été mises en œuvre dans le délai établi, l'Organisme de Certification DQS peut retirer le certificat comme indiqué ci-dessous. 

5.3.2 Retrait

L'Organisme de Certification DQS est autorisé à retirer les certificats ou à les déclarer invalides après notification écrite au Client si :

• La période de suspension du certificat a été dépassée,
• La conformité du système de management, des processus ou des produits à la norme ou à la spécification sur laquelle il est basé n'est pas assurée ou si le Client n'est pas disposé ou capable d'éliminer les non-conformités ;
• Le Client continue d'utiliser la certification à des fins promotionnelles après la suspension du certificat ;
• Le Client utilise la certification de manière à nuire à la réputation de l'Organisme de Certification DQS ou de DQS ;
• Les préconditions ayant conduit à l'émission du certificat ne sont plus applicables ;
• Le Client dépose une demande de faillite volontaire ou involontaire ;
• Le Client met effectivement fin à sa relation contractuelle avec DQS.

5.3.3  Annulation

L'Organisme de Certification DQS est autorisé à annuler les certificats ou à les déclarer rétroactivement invalides si :

• Il s'avère ultérieurement que les préconditions requises pour l'émission du certificat n'avaient en réalité pas été remplies ;
• Le Client a compromis la procédure de certification de manière à ce que, selon l'avis de DQS, l'objectivité, la neutralité ou l'indépendance des résultats de l'audit soient remises en question.

6. Divers

6.1 Pas de partenariat ni d'agence

Les Parties reconnaissent que DQS fournit les Services au Client en tant que prestataire indépendant et que le Contrat ne crée aucune relation de partenariat, d'agence, d'emploi ou de fiduciaire entre DQS et le Client.

Le Client reconnaît que DQS ne prend pas la place du Client ou de tout tiers, ni ne le libère de ses obligations, ni n'assume, abrège, abroge ou s'engage à décharger toute obligation du Client envers un tiers ou de tout tiers envers le Client.

6.2 Limitation de responsabilité et indemnisation

DQS exerce son savoir-faire, sa diligence et son soin dans l'exécution des services comme il peut raisonnablement être attendu d'un fournisseur réputé de services similaires et accepte sa responsabilité pour les dommages uniquement en cas de négligence avérée.

Aucune disposition de ces Règlements n'exclut ou ne limite la responsabilité de DQS envers le Client en cas de décès ou de blessures corporelles, de fraude ou de toute autre affaire résultant de la négligence de DQS pour laquelle il serait illégal d'exclure ou de limiter sa responsabilité.

Sauf accord contraire, la responsabilité totale de DQS envers le Client pour toute réclamation de perte, dommage ou frais de toute nature sera limitée, pour un événement ou une série d'événements connexes, à un montant égal au double des frais payés à DQS en vertu du contrat.

DQS ne sera pas responsable de toute réclamation de perte, dommage ou frais, à moins que des procédures arbitrales ne soient engagées dans l'année suivant la date de la prestation par DQS du service à l'origine de la réclamation ou en cas de non-exécution alléguée dans l'année suivant la date à laquelle ce service aurait dû être terminé.

6.3 Non-cession

Sauf règlement explicite contraire ou accord écrit des parties, le contrat est personnel aux parties et aucune des parties ne peut céder, transférer, grever, hypothéquer, sous-traiter ou traiter de quelque manière que ce soit avec tout ou partie de ses droits et obligations en vertu du Contrat. Chaque partie confirme qu'elle agit en son nom propre et non pour le bénéfice d'une autre personne.

Nonobstant ce qui précède, DQS peut céder, transférer ou sous-traiter tout ou partie de ses droits et obligations en vertu du contrat à une société affiliée à DQS et à ses partenaires ou à l'un de leurs agents.

6.4 Code de déontologie et politique anti-corruption et anti-pot-de-vin

DQS mène ses affaires strictement conformément aux principes énoncés dans son Code de déontologie, qui contient également la politique anti-corruption et anti-pot-de-vin. Le Code de déontologie de DQS peut être consulté sur le site web de DQS.

Les employés, agents et autres représentants de DQS sont interdits de donner ou de recevoir de l'argent ou des cadeaux pouvant être interprétés comme des pots-de-vin, ou d'entrer dans des arrangements pouvant être considérés comme des pratiques corrompues. DQS maintient en place, pendant toute la durée du Contrat, des politiques et procédures, et les appliquera lorsqu'elles seront appropriées, afin d'assurer la conformité avec ce qui précède.

6.5 Invalidité partielle

Si une ou plusieurs dispositions de ces Règlements sont jugées illégales ou inapplicables sous quelque aspect que ce soit, la validité, la légalité et l'applicabilité des autres dispositions ne seront en aucun cas affectées ou altérées par cela.

6.6 Force majeure

Ni DQS ni le Client ne seront en violation de ces Règlements, ni responsables de tout manquement ou retard dans l'exécution des obligations prévues par les présentes si la cause de ce manquement ou retard est imputable à des événements échappant au contrôle raisonnable de la partie affectée, y compris mais sans s'y limiter à la guerre, le conflit armé, l'attaque terroriste, la guerre civile, les émeutes, les risques toxiques, les pandémies, les épidémies, les catastrophes naturelles, les intempéries, les incendies, les explosions, l'échec de la fourniture de services publics, les grèves, les pannes d'infrastructure, les retards de transport, ou toute restriction publique résultant de l'un des incidents ci-dessus, ou toute autre occurrence de force majeure.

En cas d'occurrence de force majeure, la partie affectée doit notifier l'autre partie sans retard excessif des détails de la situation et de la durée estimée. Chaque partie aura le droit de résilier le Contrat avec effet immédiat si l'occurrence de force majeure dure plus de quatre-vingt-dix (90) jours.

7. Litiges

Sauf accord spécifique contraire, tous les litiges découlant de ou en rapport avec ces Règlements seront régis par les lois du pays de domicile de l'organisme de certification DQS et seront définitivement réglés conformément aux Règles d'Arbitrage de la Chambre de Commerce Internationale par un ou plusieurs arbitres désignés conformément à ces règles. L'arbitrage se déroulera à Paris (France) et sera mené en allemand ou en anglais.

8. Exigences supplémentaires du programme

Pour certains services de certification et d'audit de systèmes de management ou de produits spécifiques à un secteur, des exigences supplémentaires obligatoires peuvent s'appliquer, y compris mais sans s'y limiter. Ces « exigences du programme » sont disponibles sur https://dqsglobal.com/intl/.

• Automotive Sector:     Annex Automotive        
• Aerospace Sector:    Annex Aerospace    
•  
• DQS GmbH - Railway Sector:    Annex IRIS       
• DQS Inc. - Telecommunication Sector:    Annex TL9000     
• DQS MED programs:    DQS Audit and Certification regulations of 
  DQS Medizinprodukte GmbH and its supplements
• DQS CFS programs:    Specific Conditions for the Assessment of Management System and Product Certification of DQS CFS GmbH
• Chinese Market:    Specific Conditions for activities on the Chinese market as defined by Chinese governmental authorities (E.g. CNCA) 

Réglementation des audits et certifications DQS à compter du 1er août 2024.