Même pour les auditeurs expérimentés, mener un audit à distance peut être un défi. Dans cet article, qui fait partie de notre série d'articles sur les audits à distance, nous partageons quelques conseils importants pour un audit sans accroc.
Ceci est la sixième partie d'une série d'articles en sept parties sur les audits à distance :
- Partie 1 - Comment réaliser des audits à distance
- Partie 2 - Évaluation des risques
- Partie 3 - Méthode d'audit
- Partie 4 - Technologie
- Partie 5 - Préparation
- Partie 6 - Conseils pour la mise en œuvre
- Partie 7 - Suivi
Bien que les audits à distance gagnent rapidement en popularité, il n'existe pas encore de protocole ou de lignes directrices internationalement reconnus pour les réaliser. Dans notre série d'articles, nous avons abordé les différentes étapes menant à l'audit. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur l'audit lui-même et formuler quelques conseils d'ordre général pour un audit à distance sans accroc.
- Lors de la session d'ouverture, il est important de définir les règles et la méthode de dialogue. Plus le groupe de participants est grand, plus cela devient important.
- Limitez au maximum le nombre de participants simultanés et mettez en sourdine les participants qui ne parlent pas.
- Si vous avez accepté d'enregistrer une session (voir partie 5), n'oubliez pas de lancer l'enregistrement.
- Assurez-vous que les participants se présentent avant de prendre la parole.
- Veillez à ce que tout le monde ait le programme de l'audit et s'y tienne.
- Si possible, faites distribuer les documents à l'avance.
- Si vous prévoyez de diffuser des écrans, prévenez les gens à l'avance - sinon, les participants peuvent se connecter par téléphone si nécessaire.
Lors d'un audit, certaines informations peuvent ne pas être divulguées pour un audit à distance. C'est souvent le cas d'informations hautement confidentielles. L'auditeur doit savoir comment réagir dans de tels cas et connaître les règles. Par exemple, pour certaines normes et réglementations, il peut être acceptable de ne pas divulguer certains documents, alors que pour d'autres, la divulgation est obligatoire et l'absence de divulgation entraînera une non-conformité.
Tous les audits à distance doivent se terminer par une discussion de clôture résumant les préoccupations, les questions, les constatations et les non-conformités.
Vous avez terminé votre audit à distance ? Super - dans laseptième partie de cette série, nous nous pencherons sur le suivi.
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Auteur
Dr. Thijs Willaert
Thijs Willaert est directeur Monde des prestations liées au Développement Durable. A ce titre, il est responsable de l'ensemble du portefeuille de prestations ESG de DQS. Ses centres d'intérêt comprennent les achats durables, la diligence en matière de droits de l'homme et les audits ESG.
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