Le potentiel des audits à distance est discuté depuis de nombreuses années. Cependant, ils n'ont pas été largement acceptés jusqu'à présent. En particulier dans le domaine des audits de certification, les audits à distance sont longtemps restés insignifiants, car ils n'étaient pas conformes aux règles et spécifications d'accréditation. Avec le COVID-19, cela a probablement changé : des exemptions ont été adoptées du jour au lendemain, et l'impossible est soudainement devenu la seule chose possible. Même si la pandémie est désormais sous contrôle dans de nombreux pays, les audits à distance sont là pour rester.

Un audit à distance est-il la même chose qu'un audit ordinaire via une webcam ? Certainement pas ! Un audit à distance est fondamentalement différent - différentes exigences, différentes méthodes d'audit, différents défis, différents risques et différentes opportunités. Dans cette série d'articles, nous aimerions vous donner quelques conseils sur la façon de mener des audits à distance.

Lorsqu'il est réalisé correctement, un audit à distance peut être un complément précieux aux audits sur site. Les audits internes, les audits de fournisseurs et les audits de certification peuvent tous être réalisés à distance - partiellement ou totalement. Cependant, si un audit à distance n'est pas réalisé de manière compétente, il fait plus de mal que de bien en donnant un faux sentiment de sécurité.

Dans les sept parties de cette série, nous passerons en revue toutes les étapes, de la préparation au suivi. Nous nous concentrons principalement sur les audits de systèmes de management (par exemple, ISO 9001 pour les systèmes de management de la qualité, ISO 14001 pour les systèmes de management environnemental, ISO 45001 pour les systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail, etc.) ). Toutefois, bon nombre de ces points seront également applicables à d'autres types d'audits, tels que les audits de processus, les audits de sécurité des produits et les audits sociaux.

Étape 1 : connaître l'objectif de l'audit.

Différents types d'audits requièrent différentes approches de l'audit potentiel à distance. Typiquement, on distingue trois types d'audits, chacun ayant ses propres objectifs :

  • Les audits internes : Il s'agit d'un audit au sein de votre propre organisation. Il est généralement mené par une personne au sein même de l'organisation.
  • Les audits de fournisseurs : Audits menés par un client, un partenaire commercial ou un entrepreneur pour vérifier la conformité à des spécifications spécifiques. Les audits de fournisseurs sont parfois confiés à des organismes d'audit et de certification.
  • Audits de certification : Audits menés par une entité indépendante dans le but de certifier la conformité à une norme.

La possibilité d'un audit à distance dépend du type d'audit.

Audits internes : Les audits internes étant destinés à un usage interne, vous êtes libre de décider si un audit à distance vous aidera à atteindre les objectifs de l'audit. Toutefois, il est recommandé que les audits internes soient menés conformément aux lignes directrices de la norme ISO 19011. Cela signifie que les audits à distance sont possibles, mais comme l'explique le deuxième article de cette série, les risques éventuels doivent être pris en compte.

Audits des fournisseurs : La possibilité de réaliser un audit à distance dépend des instructions du client. DQS dispose de plusieurs solutions pour les audits de fournisseurs à distance.

Audits de certification : Dans le domaine de la certification des systèmes de gestion, l'utilisation des audits à distance a été limitée aux revues de documents. Toutefois, pendant la pandémie COVID 19, les organismes d'accréditation et les organismes de certification ont collaboré pour permettre la réalisation d'audits à distance après une évaluation positive des risques (voir l'étape 2). Tous les organismes de certification doivent tenir compte des lignes directrices MD 4:2018 de l'International Accreditation Forum (IAF).

De manière générale, nous nous attendons à ce que de nombreuses exemptions de la COVID-19 se poursuivent après la crise. Dans le domaine de la sécurité alimentaire, cette tendance est déjà évidente : Dans les spécifications GFSI, qui fournissent le cadre des normes de certification telles que IFS, BRCGS et FSSC 22000, il a déjà été adapté que les audits de certification peuvent être effectués à distance en partie.

...Mais un audit à distance
est-il également souhaitable ?

Dans certains cas, les audits à distance sont possibles, mais ne sont pas forcément le moyen le plus efficace. Les risques encourus sont importants. Dans ladeuxièmepartie de cette série, nous nous pencherons sur l'évaluation des risques qui précède.

Auteur
Dr. Thijs Willaert

Thijs Willaert est directeur Monde des prestations liées au Développement Durable. A ce titre, il est responsable de l'ensemble du portefeuille de prestations ESG de DQS. Ses centres d'intérêt comprennent les achats durables, la diligence en matière de droits de l'homme et les audits ESG.

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