Le processus de certification DQS pour les systèmes de management

Le processus de certification des systèmes de gestion s'étend généralement sur plusieurs étapes et se termine dans la plupart des cas par un rapport d'audit documentant les résultats de l'audit et le certificat. Nos audits servent l'objectif général de démontrer l'efficacité et la conformité aux normes ou spécifications internationales. Mais ils peuvent faire plus : Les audits DQS sont un outil particulièrement efficace pour le développement de votre système de gestion. Vous obtenez une connaissance plus intensive et une compréhension plus profonde de votre organisation - et pouvez l'améliorer de manière ciblée.

Entretien initial et définition de l'objectif

Le processus de certification DQS commence par une prise de contact et un échange d'informations initiales en vue d'une offre sérieuse. Au cours de ce processus, nous souhaitons connaître la situation individuelle de votre entreprise, sa taille, ses processus spécifiques et le niveau de maturité de votre système de gestion. Tous ces éléments sont des facteurs importants pour déterminer la durée de l'audit et les qualifications de nos auditeurs. Ils sont enregistrés dans les données dites de base de votre entreprise.

Toutefois, afin de pouvoir établir un devis détaillé adapté aux besoins individuels de votre organisation et comprenant tous les services pertinents, nous vous demandons également de préciser certaines attentes de votre entreprise : Quelles sont les exigences relatives à l'utilisation stratégique des systèmes de gestion ? Quels sont les objectifs associés à la certification ?

Planification du projet et pré-audit (facultatif)

La planification de ce projet doit être achevée 120 jours avant l'audit de certification. Pour garantir la fiabilité de cette planification, DQS utilise des étapes de processus automatisées afin que toutes les informations importantes soient disponibles en un clic de souris avant, pendant et après l'audit. Cependant, ce qui compte tout autant dans la phase de planification, c'est notre dialogue avec vous.

Outre la dotation en personnel de l'équipe d'audit, il s'agit d'identifier et d'impliquer à un stade précoce les parties de l'organisation à auditer et les personnes de contact. En particulier dans le cas d'audits combinés ou de procédures d'échantillonnage et de matrice complexes, les réunions et ateliers de planification préparatoires se sont avérés presque indispensables. Les équipes de planification du support client de DQS sont soutenues par des experts reconnus, tant dans le domaine des normes que dans celui de l'industrie, qui sont souvent eux-mêmes des auditeurs expérimentés.

Dans de nombreux cas, il s'est avéré utile de réaliser un pré-audit. Ce service optionnel aide votre organisation à se préparer spécifiquement à la certification proprement dite, sur la base des points forts identifiés ou du potentiel d'amélioration.

Audit de certification, étapes 1 et 2

Le processus de certification proprement dit commence ensuite par l'analyse du système (étape 1 de l'audit). L'analyse du système est une étape nécessaire pour les premières certifications ainsi que, en partie, pour la reprise de certificats existants. L'accent est mis sur l'évaluation de la documentation du système et l'examen des résultats des évaluations de la gestion et des audits internes. Nos auditeurs déterminent si votre système de gestion est suffisamment développé et prêt pour la certification. Votre auditeur DQS vous explique les résultats et organise les mesures à prendre en vue de l'audit du système sur place.

Lors de l'audit du système (étape 2 de l'audit), l'auditeur ou l'équipe d'auditeurs évalue généralement l'efficacité de votre système de gestion sur le site de production ou de service (sur place). Dans des cas exceptionnels, un audit peut également être réalisé, remplacé ou complété à distance (audit à distance, pas sur site).

Alors que l'analyse du système se concentre sur la structure et la documentation ("Qu'est-ce qui est décrit ?"), l'audit du système s'intéresse à ce qui est réellement mis en œuvre. En utilisant les normes et les spécifications des systèmes de gestion, l'efficacité de tous les domaines fonctionnels et des processus du système de gestion est évaluée.

Tous les résultats des observations, des examens et des entretiens sont intégrés dans le résultat de l'audit, qui est présenté et expliqué au client lors de la réunion finale. En cas de non-conformités, des plans d'action sont convenus.

Évaluation du système

En tant qu'organisme de certification indépendant, DQS évalue à nouveau les résultats de l'audit dans le cadre de l'évaluation du système. Au cours d'une revue dite technique, nous déterminons si l'audit s'est déroulé correctement, si tous les documents requis sont complets et s'il a été démontré que les exigences standard du système de gestion sont suffisamment remplies. Ce n'est qu'ensuite que la décision de délivrer ou non le certificat est prise. Le client reçoit ensuite le rapport d'audit vérifié.

Le certificat

Si votre auditeur DQS recommande l'émission d'un certificat après l'audit du système, éventuellement sous conditions, et que la revue technique confirme cette évaluation, le certificat correspondant est émis.
Ce certificat est l'expression extérieure visible d'une évaluation neutre et indépendante. Il montre que votre organisation exploite un ou plusieurs systèmes de gestion de manière appropriée et efficace, et qu'elle a ainsi créé des structures pour répondre aux attentes spécifiques des clients ou aux exigences légales.

Pour de nombreux clients de DQS, cependant, le certificat n'est qu'une facette de la certification. Ils se concentrent sur les indications d'amélioration ou les risques qu'ils reçoivent au cours de l'évaluation. Les auditeurs DQS adoptent une vision prospective de l'efficacité des systèmes de gestion, y compris des processus de changement dans les organisations, et dialoguent activement avec la direction. Ils aident ainsi les entreprises à atteindre leurs cibles et leurs objectifs stratégiques et à s'assurer la confiance de leurs partenaires commerciaux sur le long terme.

Audits de surveillance

Dans le cas des normes accréditées, un certificat est généralement valable pendant trois ans. Toutefois, pour rester valable pendant toute sa durée, il doit être vérifié chaque année. C'est pourquoi, au cours de la première et de la deuxième année suivant l'émission du certificat, les auditeurs DQS effectuent de courts audits de surveillance au cours desquels ils examinent, par exemple, l'efficacité des composants essentiels du système ou des mesures correctives et préventives.

Recertification

A la fin du cycle de 3 ans, une recertification est effectuée. En termes de portée de l'évaluation, elle correspond à l'audit du système lors de la certification initiale. Toutefois, au cours des deuxième, troisième cycles et des cycles suivants, les auditeurs prennent également en compte la maturité et les performances accrues du système de gestion. Ainsi, l'examen annuel soutient le développement continu des entreprises : il constitue une incitation pour la direction, favorise l'amélioration continue et évite les angles morts.