Laadunhallinta on organisaation johtamista ja ohjausta, jossa keskitytään nimenomaan laatuun. Tavoitteena on suunnitella ja parantaa tuotteiden ja palvelujen laatua siten, että ne vastaavat asiakkaiden toiveita ja odotuksia. Laadunhallinta auttaa lisäämään asiakastyytyväisyyttä, voittamaan uusia asiakkaita ja siten parantamaan kilpailukykyä.
Laadunhallinta - Tehokasta menestykseen
Ammattimainen laadunhallinta ei suinkaan ole vain hyvän vaikutelman tekemistä ulospäin. Pikemminkin kyse on oman suorituskyvyn hallinnasta ja jatkuvasta parantamisesta - sekä sisäisesti että ulkoisesti.
Tehokas laadunhallinta (QM) auttaa sinua arvioimaan realistisesti organisaatiosi omaa potentiaalia ja minimoimaan aiheutuneet kustannukset. Vain jos onnistut olemaan hieman "parempi" kuin kilpailijasi, varmistat organisaatiosi menestyksen tulevaisuudessa. Juuri tämä on se pieni mutta olennainen ero, kun vastaat asiakkaidesi kasvaviin odotuksiin. Yksi asia on nimittäin varmaa: vaikka virheitä on hyvä korjata, taloudellisesta näkökulmasta on paljon parempi olla tekemättä niitä alun alkaenkaan.
Sisältö
- Kuka tarvitsee laadunhallintaa?
- Mikä on laadunhallinnan merkitys?
- Mitkä ovat laadunhallinnan tavoitteet?
- Laadunhallinta - edut yrityksille
- Laadunhallintajärjestelmän edut
- Mitkä ovat laadunhallinnan tehtävät?
Kuka tarvitsee laadunhallintaa?
Jokainen organisaatio, joka haluaa menestyä tulevaisuudessa, on toimialasta tai koosta riippumatta jollakin tavalla riippuvainen laadunhallinnasta. Järjestelmällinen laadunhallinta (QM) auttaa toteuttamaan tavoitteet ja toimenpiteet tehokkaasti ja tuloksellisesti. Myönteinen sivuvaikutus on, että kohdennetun laadunhallinnan avulla kehität kokonaisvaltaisen käsityksen laadusta. Ymmärrät asiakkaitasi paremmin, parannat jatkuvasti tarjoamaasi palveluvalikoimaa ja turvaat siten kilpailukykyäsi pitkällä aikavälillä.
Termi laatu on jo tuhansia vuosia vanha ja suhteellisen abstrakti. Kansainvälisen ISO 9000 -käsitteellisen standardin käyttöönoton myötä termi muuttui yrityksille konkreettisemmaksi. Se muodostaa perustan kansainvälisen laadunhallintastandardin ISO 9001:n oikealle ymmärtämiselle ja toteuttamiselle, ja siinä laadunhallinta määritellään seuraavasti
"koordinoidut toimet organisaation johtamiseksi ja valvomiseksi laadun osalta".
Laadunhallinnan kannalta keskeisiä ovat standardivaatimukset, jotka sisältyvät seuraaviin asiakirjoihin ISO 9001 standardissa. Ne tarjoavat yrityksille täsmälliset vertailukohdat, joiden perusteella ne voivat arvioida omia laatuponnistuksiaan. ISO 9004 antaa suuntaviivat, joiden avulla voidaan parantaa organisaation kykyä saavuttaa kestävää menestystä.
ISO 9000ff STANDARDISARJA (ISO 9000ff)
ISO 9000:2015-11: Laadunhallintajärjestelmät. Perusteet ja sanasto
ISO 9001:2015-11: Laadunhallintajärjestelmät.
ISO 9004:2018-08: Laadunhallinta. Organisaation laatu. Ohjeet kestävän menestyksen saavuttamiseksi.
Jatkuva ja kattava laadunhallinta vähentää liiketoimintaprosessien monimutkaisuutta. Mahdollisuudet, riskit ja keskinäiset suhteet tulevat näin läpinäkyvämmiksi. Mitä tarkemmin laadunhallinta toteutetaan, sitä paremmin hallitset tuotteiden ja palveluiden laatuun vaikuttavat tekniset, organisatoriset ja inhimilliset tekijät.
Näin pystyt tunnistamaan kaikkien sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien odotukset ja täyttämään ne järjestelmällisesti. Oikean johtamisstrategian ja selkeän viestinnän avulla myös organisaatiosi maine paranee. Tämä tarkoittaa, että järjestelmällinen laadunhallinta auttaa sinua suoraan varmistamaan kilpailukykyäsi.
Mikä on laadunhallinnan merkitys?
Laadunhallinta on kaiken kattava, jatkuva ja kokonaisvaltainen johtamistehtävä. Mutta se on myös yhteinen tehtävä. Organisaation ylin johto on vastuussa ja ohjaa kaikkia päätöksiä. Sen on mahdollistettava laadunparannusprosessi ja annettava siihen tarvittavat resurssit. Sen on kuitenkin myös itse toimittava aktiivisesti ja tuettava työntekijöitään heidän toiminnassaan.
Työntekijät toteuttavat vaatimukset, ja heillä on sama merkitys onnistumisen kannalta - olipa kyse sitten asiakaskontaktista tai kirjanpidosta. Yksinkertaisesti sanottuna: Jos organisaatio optimoi palveluitaan tai tuotteitaan laadun kannalta kaikkien työntekijöiden osallistumisen avulla kaikilla aloilla ja kaikissa toiminnoissa, sitä kutsutaan laadunhallinnaksi.
Vastaavasti laadunhallinta koostuu kaikkien niiden toimenpiteiden suunnittelusta ja toteuttamisesta, jotka ovat tarpeen organisaation palvelujen suunnittelemiseksi siten, että asiakkaiden ja kaikkien tärkeiden sidosryhmien vaatimukset täyttyvät.
Mitkä ovat laadunhallintajärjestelmän tavoitteet?
ISO 9001:n mukainen laadunhallinta
Yleisellä termillä "laatu" on kolme ulottuvuutta:
- Tuotteen, järjestelmän tai prosessin neutraalit ominaisuudet.
- tuotteen, järjestelmän tai prosessin laatu
- Tuotteiden, järjestelmien tai prosessien taustalla olevat asenteet.
Kun asiakkaat tai muut sidosryhmät puhuvat laadusta, he tarkoittavat lähes aina toista tai kolmatta ulottuvuutta. Tämä synnyttää odotuksia: Sidosryhmät odottavat tiettyä laatua tuotteilta, prosesseilta ja järjestelmiltä. Yritysten ja organisaatioiden on osoitettava tämä laatu.
Tämä onnistuu parhaiten ammattimaisen laadunhallintajärjestelmän avulla. Sillä vain jos yritykset toteuttavat kaikki toimet järjestelmällisesti, jatkuvasti ja selkein tavoittein, ne voivat täyttää sidosryhmien vaatimukset. Näitä vaatimuksia ovat muun muassa seuraavat:
- Asiakkaiden odotukset tuotteiden ja palvelujen laadusta
- Lainsäädännön vaatimukset ohjeiden ja vaatimusten noudattamisesta.
- yhteistyökumppaneiden ja toimittajien vaatimukset liiketoimintaprosesseille
- työntekijöiden vaatimukset prosesseille ja yrityskulttuurille
Laatu perustuu siis pääasiassa ulkoisiin vaatimuksiin, jotka organisaation on täytettävä sisäisesti. Koska nämä vaatimukset muuttuvat jatkuvasti, kasvavat ja mukautuvat uusiin yhteiskunnallisiin suuntauksiin, sinun on löydettävä keinoja täyttää ne tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Näin ollen laadunhallinta on yhtä lailla keskeinen tehtävä kuin talous- tai henkilöstöhallinnon tehtävä.
Laadunhallinta - Edut organisaatioille
Toimiva laadunhallintajärjestelmä tuntee ja täyttää kaikkien sidosryhmien olemassa olevat vaatimukset - ISO-standardeissa puhutaan sidosryhmistä. Vielä tärkeämpää on, että organisaatio parantaa jatkuvasti itseään. Näin se pystyy ennakoimaan tulevia vaatimuksia ja reagoimaan nopeammin muutoksiin.
Vasta silloin puhutaan integroidusta ja jatkuvasta laadunhallinnasta. Tästä on hyötyä jokaiselle organisaatiolle:
- Arvoketjusta tulee läpinäkyvämpi, kevyempi ja reagoivampi.
- Selkeät vastuut luovat jäljitettäviä prosesseja ja lisäävät jäljitettävyyttä.
- Virheet vältetään ennen kuin niitä tapahtuu.
- Riskien minimointiin, virheiden korjaamiseen ja päällekkäisyyksiin liittyvät kustannukset vähenevät.
- Asiakkaat ja työntekijät ovat uskollisempia organisaatiolle.
- Uusi lisäarvopotentiaali tunnistetaan ja käsitellään varhaisessa vaiheessa.
- Läpimeno- ja käsittelyajat lyhenevät.
- Imago paranee.
Laadunhallintajärjestelmän edut
Laadunhallintajärjestelmä lähtee liikkeelle useista eri kohdista: Organisaatiorakenteestasi, menettelyistäsi, prosesseistasi ja resursseistasi, jotka ovat tarpeen organisaatiosi yksilöllisten laatuvaatimusten täyttämiseksi.
Ammattimaisella laadunhallintajärjestelmällä, QM-järjestelmällä tai lyhyesti QMS:llä, määrittelet reunaehdot, jotka mahdollistavat järjestelmällisen laadunhallinnan. Näin määrittelet tarkasti rakenteellisen ja menettelyllisen organisaatiosi sekä kaikkien laatutehtävien täyttämisen. QMS:n avulla varmistat, että laatuun liittyvät resurssit ja toimenpiteet voidaan koordinoida, suunnitella ja mitata paremmin. Tehokkaalla laadunhallintajärjestelmällä te:
- Parannat asiakastyytyväisyyttä
- luodaan selkeät vastuualueet
- motivoit työntekijöitäsi
- Vähennät kustannuksia virheitä ehkäisemällä
- Parannat kilpailukykyä
- Vähennä mahdollisia riskejä
- Paranna imagoasi
Mitkä ovat laadunhallinnan tehtävät?
Kuten kaikilla muillakin johtamisaloilla, laadunhallinnan tehtäviä, mittareita ja mittausmenetelmiä on kehitettävä liiketoimintasi arvioimiseksi ja valvomiseksi. Mitä prosessi- ja järjestelmälähtöisempiä nämä menetelmät ovat, sitä paremmin pystyt mukautumaan muuttuviin markkinavaatimuksiin. Loppujen lopuksi asiakkaiden suorituskykyvaatimuksia ei ole olemassa vain tänään tai huomenna. Lisäksi se muuttuu jatkuvasti sen mukaan, mitkä yhteiskunnalliset, sosiaaliset, ympäristöön liittyvät tai yksilölliset tekijät ovat keskeisiä.
Laadunhallintaan kuuluu näin ollen neljä vastuualuetta:
- Laadun suunnittelu: Suunnittelu, suunnittelu ja kehittäminen eli se osa laadunhallintaa, jossa keskitytään laatutavoitteiden määrittelyyn ja niiden toteuttamiseen (millaisilla prosesseilla ja resursseilla).
- Laadunvalvonta: Hankinnat, tuotanto ja myynti, eli se osa laadunhallintaa, joka keskittyy toteuttamistoimenpiteisiin.
- Laadunvarmistus: Laadunhallinnan osa, jonka tavoitteena on luoda luottamus siihen, että vaatimukset täyttyvät.
- Laadun parantaminen: Osa laadunhallintajärjestelmää, joka keskittyy jatkuvaan parantamiseen.
Taustalla oleva ajattelutapa muistuttaa japanilaista Kaizen-käsitettä, jonka W.E. Deming kehitti 1950-luvulla japanilaista autoteollisuutta varten. Deming teki samalla tunnetuksi PDCA-syklin, joka on nykyään yksi ISO 9001 -standardin mukaisen laadunhallinnan keskeisistä osatekijöistä.
PDCA tarkoittaa Plan, Do, Check, Act. Sykli jakaa jatkuvan parantamisen prosessin neljään vaiheeseen:
- PLAN: Sopivien toimenpiteiden ja laadunhallintatehtävien tunnistaminen ja suunnittelu.
- DO: toimenpiteiden ja tehtävien toteuttaminen
- CHECK: Mittaa onnistumista.
- ACT: Käytä mittaustuloksia seuraavan parannussyklin sysäyksenä.
Jatkuva parantaminen perustuu oletukseen, että jokainen toiminta on parannettavissa oleva prosessi, jota voidaan jatkuvasti optimoida pienin askelin. Näin Deming ei kannata suuria, vallankumouksellisia toimenpiteitä, vaan pikemminkin perustavanlaatuista tietoisuutta parantamisesta jokapäiväisessä liiketoiminnassa.
Näin ollen ongelmat eivät ole (yksittäisiä) esteitä, joihin tarvitaan (yksittäisiä) ratkaisuja. Ne ovat impulsseja uusille parannusmekanismeille ja laadunhallintatehtäville.
Haluaisitko sinäkin nostaa laadunhallintasi uudelle tasolle? DQS-asiantuntijamme auttavat sinua mielellään.
