DQS:n sertifiointiprosessi johtamisjärjestelmiä varten

Johtamisjärjestelmien sertifiointiprosessi käsittää yleensä useita vaiheita ja päättyy useimmissa tapauksissa auditointiraporttiin, jossa dokumentoidaan auditoinnin tulokset ja sertifikaatti. Auditoinneillamme on yleisenä tavoitteena osoittaa tehokkuus ja kansainvälisten standardien tai eritelmien mukaisuus. Niillä voidaan kuitenkin tehdä muutakin: DQS-auditoinnit ovat erityisen tehokas väline johtamisjärjestelmänne kehittämiseksi edelleen. Saat intensiivisempää tietoa ja syvempää ymmärrystä organisaatiostasi - ja voit parantaa sitä kohdennetusti.

Alkuhaastattelu ja tavoitteen määrittely

DQS-sertifiointiprosessi alkaa tutustumisella ja alustavien tietojen vaihdolla mielekästä tarjousta varten. Tämän prosessin aikana haluamme tutustua yrityksenne yksilölliseen tilanteeseen, yrityksenne kokoon, erityisiin prosesseihin ja johtamisjärjestelmänne kypsyystasoon. Nämä kaikki ovat tärkeitä tekijöitä määriteltäessä auditoinnin kestoa ja auditoijiemme pätevyyttä. Ne kirjataan yrityksenne niin sanottuihin perustietoihin.

Jotta voimme kuitenkin laatia yksityiskohtaisen tarjouksen , joka on räätälöity organisaatiosi yksilöllisiin tarpeisiin ja joka sisältää kaikki asiaankuuluvat palvelut, kysymme myös tiettyjä yrityksesi odotuksia: Mitkä ovat johtamisjärjestelmien strategisen käytön vaatimukset? Mitä tavoitteita sertifiointiin liittyy?

Hankesuunnittelu ja ennakkotarkastus (valinnainen)

Suunnittelu olisi saatettava päätökseen 120 päivää ennen sertifiointiauditointia. Tämän suunnittelun luotettavuuden varmistamiseksi DQS käyttää automatisoituja prosessivaiheita, jotta kaikki tärkeät tiedot ovat käytettävissä hiiren klikkauksella ennen auditointia, sen aikana ja sen jälkeen. Yhtä tärkeää suunnitteluvaiheessa on kuitenkin vuoropuhelumme kanssasi.

Auditointiryhmän miehittämisen lisäksi tähän kuuluu auditoitavien organisaation osien ja yhteyshenkilöiden tunnistaminen ja mukaan ottaminen jo varhaisessa vaiheessa. Erityisesti yhdistettyjen tarkastusten tai monimutkaisten otanta- ja matriisimenettelyjen yhteydessä valmistelevat suunnittelukokoukset ja työpajat ovat osoittautuneet lähes välttämättömiksi. DQS:n asiakastuen suunnitteluryhmien tukena ovat vakiintuneet asiantuntijat sekä standardien että teollisuuden alalla, jotka ovat usein itse kokeneita auditoijia.

Monissa tapauksissa on osoittautunut hyödylliseksi suorittaa ennakkotarkastus. Tämä valinnainen palvelu auttaa organisaatiotasi valmistautumaan erityisesti varsinaiseen sertifiointiin havaittujen vahvuuksien tai parannusmahdollisuuksien perusteella.

Sertifiointiauditointi, vaiheet 1 ja 2

Varsinainen sertifiointiprosessi alkaa sitten järjestelmäanalyysillä (auditointivaihe 1). Järjestelmäanalyysi on välttämätön vaihe ensimmäisiä sertifiointeja ja osittain myös olemassa olevien sertifikaattien haltuunottoa varten. Pääpaino on järjestelmäasiakirjojen arvioinnissa sekä johdon arviointien ja sisäisten auditointien tulosten tarkastelussa. Auditoijamme määrittävät, onko johtamisjärjestelmäsi riittävän kehittynyt ja valmis sertifiointia varten. DQS:n auditoijasi selittää tulokset ja järjestää jatkotoimenpiteet, joihin on ryhdyttävä paikan päällä tapahtuvaa järjestelmäkatselmusta varten.

Järjestelmäauditoinnissa (auditointivaihe 2) auditoija tai auditointiryhmä arvioi yleensä johtamisjärjestelmänne tehokkuutta tuotanto- tai palvelupaikalla (paikan päällä). Poikkeustapauksissa auditointi voidaan suorittaa, korvata tai täydentää myös etänä (etäauditointi, ei paikan päällä).

Kun järjestelmäanalyysissä keskitytään rakenteeseen ja dokumentaatioon ("Mitä on kuvattu?"), järjestelmäauditointi koskee sitä, mitä tosiasiassa toteutetaan. Johtamisjärjestelmiä koskevien standardien ja eritelmien avulla arvioidaan kaikkien toiminta-alueiden ja johtamisjärjestelmäprosessien tehokkuutta.

Kaikki havainnoista, tarkastuksista ja haastatteluista saadut havainnot sisällytetään auditoinnin tulokseen, joka esitellään ja selitetään asiakkaalle loppukokouksessa. Jos havaitaan poikkeamia, sovitaan toimintasuunnitelmista.

Järjestelmän arviointi

Riippumattomana sertifiointielimenä DQS arvioi auditointitulokset uudelleen osana järjestelmän arviointia. Niin sanotun teknisen tarkastuksen yhteydessä selvitämme, onko auditointi suoritettu asianmukaisesti, ovatko kaikki vaaditut asiakirjat täydellisiä ja onko osoitettu, että johtamisjärjestelmälle asetetut standardivaatimukset täyttyvät asianmukaisesti. Vasta tämän jälkeen tehdään päätös sertifikaatin myöntämisestä. Tämän jälkeen asiakas saa tarkastetun auditointiraportin.

Todistus

Jos DQS-auditoija suosittelee järjestelmän auditoinnin jälkeen sertifikaatin myöntämistä, mahdollisesti tietyin ehdoin, ja tekninen tarkastus vahvistaa tämän arvion, sertifikaatti myönnetään.
Sertifikaatti on neutraalin ja riippumattoman arvioinnin näkyvä ulkoinen ilmaus. Se osoittaa, että organisaatiosi käyttää yhtä tai useampaa johtamisjärjestelmää asianmukaisesti ja tehokkaasti ja on siten luonut rakenteet, jotka täyttävät tietyt asiakkaiden odotukset tai lakisääteiset vaatimukset.

Monille DQS:n asiakkaille sertifikaatti on kuitenkin vain yksi sertifioinnin osa-alue. He keskittyvät arvioinnin aikana saamiinsa parannusehdotuksiin tai riskeihin. DQS:n auditoijat tarkastelevat johtamisjärjestelmien tehokkuutta tulevaisuuteen katsoen, mukaan lukien organisaatioiden muutosprosessit, ja käyvät aktiivisesti vuoropuhelua johdon kanssa. Näin he auttavat yrityksiä saavuttamaan tavoitteet ja strategiset päämäärät sekä varmistamaan liikekumppaneiden luottamuksen pitkällä aikavälillä.

Valvontatarkastukset

Kun kyseessä ovat akkreditoidut standardit, sertifikaatti on yleensä voimassa kolme vuotta. Jotta sertifikaatti pysyisi voimassa koko sen voimassaoloajan, se on kuitenkin tarkastettava vuosittain. Ensimmäisenä ja toisena vuonna sertifikaatin myöntämisen jälkeen DQS:n auditoijat tekevät siksi lyhyitä valvontatarkastuksia, joissa he tarkastelevat esimerkiksi järjestelmän keskeisten osien tai korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden tehokkuutta.

Uudelleensertifiointi

Kolmen vuoden syklin lopussa suoritetaan uudelleensertifiointi . Arvioinnin laajuuden osalta se vastaa alkuperäisen sertifioinnin yhteydessä tehtyä järjestelmäkatselmusta. Toisessa, kolmannessa ja sitä seuraavissa sykleissä auditoijat ottavat kuitenkin huomioon myös johtamisjärjestelmän korkeamman kypsyyden ja suorituskyvyn. Vuosittainen arviointi tukee siis yritysten jatkuvaa kehitystä: se kannustaa johtoa, edistää jatkuvaa parantamista ja ehkäisee kuolleita kulmia.