Käsitteistä ja terminologiasta vastaavan kansainvälisen standardin ISO 9000:2015 mukaan ylin johto on
"henkilö tai henkilöryhmä, joka johtaa ja valvoo organisaatiota korkeimmalla tasolla".
ISO 9000: 2015-11 - Laadunhallintajärjestelmät. Peruskäsitteet ja terminologia.
Mitä standardissa edellytetään?
Standardin määritelmän mukaan kyseessä on siis korkeimmalla päätöksentekovallan tasolla oleva henkilö tai henkilöryhmä. Tällä tasolla tehdään päätöksiä resursseista ja vastuita voidaan delegoida. Useimmissa yrityksissä nämä ominaisuudet kulkevat käsi kädessä liikkeenjohtotoiminnon ja sitä vastaavan toimintavaltuuden kanssa.
Samalla kyseessä on kuitenkin tyypillinen normatiivinen termi, jota ei käytännössä koskaan käytetä yritysten arjessa. Käytännössä puhutaan yleensä toimitusjohtajasta, ylimmästä johdosta tai yritysjohdosta.
Standardin näkökulmasta tämä nimitys ei kuitenkaan päde kaikissa tapauksissa: koska "organisaatio" ei aina ole sama kuin "yritys" sen johtamisjärjestelmän osalta. Se riippuu aina johtamisjärjestelmän laajuudesta! Standardin näkökulmasta "organisaatio" voi siis hyvinkin käsittää vain osan monitahoisesta yrityksestä. Tällöin organisaation ylin johto voi hyvinkin olla koko yrityksen johdon alainen.
Mitkä ovat ylimmän johdon vastuut johtamisjärjestelmässä?
Ylimmän johdon vaatimukset löytyvät kaikista nykyaikaisista ISO:n (International Organization for Standardization) johtamisjärjestelmästandardeista luvusta 5 "Johtaminen".
Ylimmän johdon vastuu johtamisjärjestelmästä on lisääntynyt merkittävästi, kun johtamisjärjestelmästandardeissa on otettu käyttöön yhteinen perusrakenne (High Level Structure, HLS), jossa on yhteiset luvut, tekstimoduulit ja termit. Jos esimerkiksi vertaamme laadunhallintastandardia ISO 9001: 2015 ja sen edeltäjäversiota vuodelta 2008, ensimmäinen asia, joka pistää silmään, on muuttunut otsikko: Entisestä "johtamisvastuusta" on tullut yksinkertaisesti "johtaminen". Ja tämä on melkoinen asia: luvun laajuus on kasvanut noin 50 prosenttia. Vaatimusten korkea yksityiskohtaisuus on silmiinpistävää: Esimerkiksi pelkästään ensimmäisessä alaluvussa - 5.1 Johtaminen ja sitoutuminen - kuvataan kymmenen yksittäistä toiminta-aihetta.
ISO 9001:2015 -sertifiointi
Jännittävä aihe? DQS:llä on yli 35 vuoden kokemus laadunhallintastandardin ★ mukaisesta sertifioinnista.
Niinpä - johtamisjärjestelmän osalta - ylimmän johdon on osoitettava johtajuutta ja sitoutumista, esim:
- Varmistaa, että johtamisjärjestelmällä saavutetaan aiotut tulokset.
- ottaa vastuu johtamisjärjestelmän tehokkuudesta.
- Vahvistetaan politiikka ja tavoitteet.
- vahvistaa roolit, valtuudet ja vastuut
- Integroida standardin vaatimukset
- Sovelletaan riskiperusteista ja prosessikeskeistä lähestymistapaa.
- Tarjotaan tarvittavat resurssit.
- jne.
Mitä "vastuullisuus" tarkoittaa?
Ylimmällä johdolla on siis vastuu johtamisjärjestelmästä, mitä se tarkoittaa? Riippumatta siitä, että se on laillisesti vastuussa koko yrityksestä, sen on nyt otettava vastuu myös johtamisjärjestelmästä.
Epäsuorasti vastuullisuudella voi kuitenkin olla myös oikeudellisia seurauksia, nimittäin vastuukysymyksissä, esimerkiksi Saksan tuotevastuulain tai muiden oikeudellisten vaatimusten osalta. Epäselvissä tapauksissa ylin johto voi vedota täytettyyn vastuuvelvollisuuteen ja yrityksessään käyttöönotetun johtamisjärjestelmän todistettuun tehokkuuteen, mikä puolestaan voi liittyä oikeudelliseen termiin "huolellisuusvelvollisuus".
Keskeinen menestystekijä johtamisjärjestelmän toimivuuden ja onnistumisen kannalta on ylimmän johdon roolimalli, joka sillä tulisi olla yleisesti ja erityisesti johtamisjärjestelmän osalta. Onnistuminen riippuu nimittäin ennen kaikkea siitä, pystyykö se innostamaan työntekijöitä tukemaan johtamisjärjestelmää ja osallistumaan siihen.
Ylin johto sertifiointiauditoinnissa
Mitä DQS sertifiointiorganisaationa odottaa ylimmältä johdolta auditointia suorittaessaan? ISO 9001:2015 -standardin mukainen johtaminen edellyttää ylimmän johdon henkilökohtaista, aktiivista osallistumista johtamisjärjestelmään. Todisteet löytyvät mielekkäinä, tosiasioihin perustuvina johdon arviointeina, pöytäkirjoina, henkilökohtaisina viesteinä, päätöksinä ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, jatkuvasti korkealaatuisina tuotteina ja palveluina. Ne, jotka havaitsevat konkreettisesti sitoutumisensa laatuun tällä tavoin, ovat hyvin valmistautuneita sertifiointiin.
Arvostelu: Ylimmän johdon edustaja
Katsaus ISO 9001:2008:aan, ISO 9001:2015:n edeltäjäversioon, osoittaa, missä määrin luku 5.1 on tuonut mukanaan merkittävän muutoksen. Tuolloin vastuuvelvollisuus oli niin sanotun ylimmän johdon edustajan vastuulla, vaikka standardissa sitä ei niin kutsuttu. Tämän henkilön oli kuitenkin oltava ylimmän johdon jäsen ja raportoitava vain muille jäsenille. Vuodesta 2015 voimassa olleiden standardivaatimusten myötä tämä on muuttunut ratkaisevasti.
Johtopäätös
Ylin johto on termi, joka viittaa yrityksen tai organisaation johtamisjärjestelmään. Sen ei välttämättä tarvitse olla koko yrityksen ylin johto, esimerkiksi jos johtamisjärjestelmän soveltamisala kattaa vain osan yrityksestä.
Yhteisen perusrakenteen (HLS) myötä, joka on nykyään kaikissa nykyaikaisissa ISO-johtamisjärjestelmästandardeissa, siirrettiin luvussa 5.1 koko ylimmälle johdolle vastuu johtamisjärjestelmästä, joka aiemmin oli vastaavassa muodossa ns. ylimmän johdon edustajalla.
Ylimmän johdon tehtäviä on täsmennetty ja laajennettu standardin nykyisessä versiossa vuodesta 2015 alkaen. Sen on pikemminkin "otettava johtojärjestelmä haltuun", annettava sille tarvittavat resurssit, jaettava roolit ja vastuut sekä viimeisenä mutta ei vähäisimpänä toimittava roolimallina niille, joiden on pantava standardin vaatimukset käytäntöön jokapäiväisessä liiketoiminnassa.
Loading...
We are happy to answer your questions
Ota yhteyttä. Ilman velvoitteita ja maksutta.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Ute Droege
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
Loading...