Etäauditoinnin suorittaminen voi olla haastavaa jopa kokeneille tarkastajille. Tässä artikkelissa, joka on osa etätarkastuksia käsittelevää artikkelisarjaamme, jaamme joitakin tärkeitä vinkkejä sujuvaan tarkastukseen.
Tämä on kuudes osa seitsemänosaisesta etätarkastuksia käsittelevästä artikkelisarjasta:
- Osa 1 - Miten etätarkastuksia tehdään
- Osa 2 - Riskien arviointi
- Osa 3 - Auditointimenetelmä
- Osa 4 - Teknologia
- Osa 5 - Valmistelu
- Osa 6 - Vinkkejä täytäntöönpanoa varten
- Osa 7 - Seuranta
Vaikka etäauditoinnit yleistyvät nopeasti, niiden suorittamista varten ei ole vielä olemassa kansainvälisesti tunnustettua protokollaa tai ohjeita. Artikkelisarjassamme olemme käsitelleet tarkastukseen johtavia eri vaiheita. Tänään tarkastelemme itse tarkastusta ja annamme joitakin yleisesti sovellettavia vinkkejä etätarkastuksen sujuvaan suorittamiseen.
- Avausistunnon aikana on tärkeää määritellä säännöt ja keskustelumenetelmä. Mitä suurempi osallistujaryhmä on, sitä tärkeämpää tämä on.
- Pidä samanaikaisten osallistujien määrä mahdollisimman pienenä ja mykistä puhumattomat osallistujat.
- Jos olette sopineet istunnon nauhoittamisesta (ks. osa 5), älä unohda käynnistää nauhoitusta.
- Varmista, että osallistujat esittäytyvät ennen kuin he puhuvat.
- Varmista, että kaikilla on auditointiaikataulu ja että he noudattavat sitä.
- Jos mahdollista, jaa asiakirjat etukäteen.
- Jos aiot lähettää näyttöjä, ilmoita siitä etukäteen - muuten osallistujat voivat tarvittaessa soittaa puhelimitse.
Auditoinnissa joitakin tietoja ei ehkä luovuteta etätarkastusta varten. Tämä koskee usein erittäin luottamuksellisia tietoja. Tarkastajan on tiedettävä, miten tällaisissa tapauksissa on toimittava, ja oltava tietoinen säännöistä. Esimerkiksi joidenkin standardien ja säännösten osalta voi olla hyväksyttävää olla luovuttamatta tiettyjä asiakirjoja, kun taas joidenkin asiakirjojen luovuttaminen on pakollista ja luovuttamatta jättäminen johtaa vaatimustenvastaisuuteen.
Kaikkien etäauditointien päätteeksi on käytävä loppukeskustelu, jossa esitetään yhteenveto huolenaiheista, kysymyksistä, havainnoista ja vaatimustenvastaisuuksista.
Oletko suorittanut etäauditoinnin? Hienoa - tämän sarjanseitsemännessä osassa tarkastelemme jatkotoimia.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...