qualitaet-header-blog-dqs-bunte bausteine

Organisaation tuntemus ISO 9001 - Mitä standardissa sanotaan?

Frank Graichen

Expert for ISO 9001 Quality Management
toukok. 31 , 2023
# Laadunhallintaa koskevat vaatimukset

Kansainväliset standardit ovat monissa tapauksissa antaneet tulevaisuuteen suuntautuvaa vauhtia ja mahdollistaneet yritysten tehokkaiden johtamisjärjestelmien rakentamisen. Kun ISO 9001:2015 kuitenkin vihdoin viisi vuotta sitten sisällytti vaatimusluetteloonsa aiheen "organisaation tietämys", siitä oli keskusteltu asiaankuuluvissa piireissä jo 20 vuotta - yleiskatsaus.

SISÄLTÖ

Jo vuonna 1995 Hirotaka Takeuchi ja Ikujirō Nonaka julkaisivat teoksen "The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies create the Dynamics of Innovation". Tällä he kiinnittivät - ehkä ensimmäistä kertaa - yritysjohtajien huomion organisaatiossaan olevaan tietoon. Seuraavina vuosina syntyi muitakin lähestymistapoja, joilla kullakin oli erilainen painopiste ja omat teoreettiset ja käytännön tavoitteensa. Tietämyksen johtamisen ala syntyi 1990-luvun lopulla.

Näitä lähestymistapoja yhdistää lähtökohta, jonka mukaan organisaation tietämys ei ole yrityksen menestyksen itsestään selvä edellytys. Sitä on pikemminkin edistettävä sopivilla rakenteilla ja toimenpiteillä, jotka on sovitettu yhteen strategisten liiketoimintatavoitteiden kanssa.

Organisaation tietämys ISO 9001:ssä

Hyvin samansuuntaisesti ISO 9001:2015 -laadunhallintastandardissa palataan aiheeseen kahden vuosikymmenen jälkeen. Joidenkin tietämyksenhallinnan lähestymistapojen kattavammat ajatukset eivät kuitenkaan näy siinä. Sen sijaan siinä on melko yleinen vaatimus siitä, että aihetta ei saa unohtaa ja että siihen liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia on käsiteltävä.

Jokapäiväisessä käytössä siihen liittyvä ISO 9001:n luku 7.1.6 "Organisaation tietämys" on kehotus pitää nimenomaan tätä tietämystä yrityksen kestävän menestyksen kannalta välttämättömänä voimavarana ja ryhtyä sen seurauksena asianmukaisiin toimenpiteisiin.

Mitä ISO 9001 edellyttää yksityiskohtaisesti?

Tunnettu ISO-standardi koskee ensisijaisesti sitä tietämystä, jota organisaatio tarvitsee "prosessiensa toteuttamiseen sekä tuotteiden ja palvelujen vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseen". Organisaation on varmistettava, että tätä tietämystä ylläpidetään ja että se on saatavilla. Mahdollisia muutoksia silmällä pitäen organisaation on myös pohdittava, miten se voi hankkia ja asettaa saataville tulevaisuudessa mahdollisesti tarvittavaa tietoa jo olemassa olevan tiedon lisäksi.

Tieto on välttämätön voimavara kestävän yritystoiminnan menestyksen kannalta!

Lähde: K: ISO 9001:2015-11 - Laadunhallintajärjestelmät - Vaatimukset.

Näissä kahdessa huomautuksessa, joilla ei muuten periaatteessa ole ISO-johtamisjärjestelmästandardeissa mitään vaatimusluonnetta, seuraa (melko triviaalin) toteamuksen lisäksi, että organisaation tietämys on organisaatiokohtaista tietämystä, vielä joitakin lyhyitä selityksiä ja luetteloita, jotka kuitenkin sisältävät vain yleisesti tunnettua tietoa.

Joitakin huomioita organisaation tietämyksestä

Organisaation tietämystä koskevat vaatimukset on siis muotoiltu melko yleisellä tasolla - ja vieläpä varsin niukasti. Vaikutelma on, että aiheen pitäisi todellakin sisältyä. ISO 9001 -standardin standardikäyttäjien ei kuitenkaan pitäisi olla ylikuormitettuja yksityiskohdilla. Vaatimusten täyttämiselle tulisi jättää riittävästi tilaa - esimerkiksi kattavuuden ja toteutustason osalta.

Mutta vaikka ei syvennyttäisikään liian syvällisesti kysymykseen siitä, mitä ISO 9001 tarkoittaa termillä organisaation tietämys, siihen voidaan liittää koko joukko tehtäviä ja ongelmia:

  • Turhautuneiden työntekijöiden irtisanominen
  • Erittäin motivoituneiden työntekijöiden ikään liittyvä lähtö
  • Kehitystulosten tahaton poistaminen.
  • Teknologinen kehitys
  • Digitaalinen työ
  • jne.

Useimmat ylimmän johdon sekä osastopäälliköiden ja laatupäälliköiden tehtävistä liittyvät tietoon - tietoon, jota

  • Sinulla yksinkertaisesti on
  • Tiedät, että sinulla ei ole
  • Et tiedä, että sinulla on
  • Et tiedä, että sinulla ei ole.
  • Jää eläkkeelle juuri nyt

Implisiittinen ja eksplisiittinen tieto organisaatiosta.

On hyödyllistä tehdä ero implisiittisen ja eksplisiittisen tiedon välillä. Sukupolvenvaihdoksen ja siihen liittyvän tiedonsiirron hallinnassa yrityksessä näihin kahteen tietämystyyppiin liittyy omat vaatimuksensa, joista osa on varsin erilaisia.

Koska 30 vuoden kokemusta asiakasvalitusten käsittelystä on tuskin mahdollista pukea sanoiksi ja siirtää eteenpäin, tarvitaan pitkäjänteisesti suunniteltuja menettelyjä. Jos taas tehtävänä on tehdä oikeat koneen asetukset, voi riittää, että vihdoin ja viimein otetaan aikaa dokumentoida kaikki perusteellisesti ja keskustella asiasta uusien työntekijöiden kanssa.

Väestörakenteen muutos - oppiminen tulevia sukupolvia varten

Yritysten olisi hyvä selvittää, mitä tietoa ne haluavat säilyttää - ja miten ne voivat säilyttää sen. Vanhan pölyisen wikijärjestelmän kaivaminen esiin on harvoin paras ratkaisu. Useimmissa tapauksissa kannattaa käyttää jo käytössä olevia välineitä. Myös tiiviit menettelyohjeet estävät nuorempia kollegoita toistamasta vanhempien virheitä.

Periaatteessa myös johtamisjärjestelmät ilmentävät organisaatioidensa tietämystä. Tätä voidaan käyttää implisiittisen ja eksplisiittisen tiedon turvaamiseen ja sen päivittämiseen jatkossa. Todennäköisesti on mahdotonta dokumentoida 30 vuoden kokemusta. Sen sijaan asiakasvalitusten käsittelyprosessin parantaminen ei ole mikään helppo tehtävä. Tämä on jokapäiväistä työtä prosessinhallinnassa.

Innovointi tiedonsiirron avulla

Kun nuoremmat ja vanhemmat kollegat käsittelevät jotakin asiaa yhdessä, erilaiset näkökulmat, kokemukset ja ideat kohtaavat: toisaalta eksplisiittisempi, tieteellisesti perusteltu tieto, toisaalta implisiittisempi, kontekstisidonnainen tieto. Tarkempien prosessikuvausten ja parempien menettelytapojen lisäksi tuloksena on uusia lähestymistapoja ja ideoita - ja siten edellytys innovoinnille.

Tässä yhteydessä ISO 9001 -standardin mukainen laadunhallintajärjestelmä (QMS) on ensisijaisesti vastuussa organisatoristen edellytysten luomisesta ja alkusysäysten antamisesta. On määriteltävä olennaisimmat osaamisalueet, jotka on varmistettava. Prioriteetit on asetettava ja resurssit vapautettava. Suunnan määrää tässä yhteydessä kyky täyttää asiakasvaatimukset ja lakisääteiset vaatimukset. Tähän tarvittava osaaminen on periaatteessa ensisijaista. Tehtävän edetessä innostus, uteliaisuus ja tarmokkuus vievät sitä eteenpäin ja johtavat menestykseen.

Digitalisointi helpottaa tiedon käyttöä

Kunnianhimoisimmatkin yritykset hyödyntää organisaatiossa saatavilla olevaa tietoa epäonnistuvat varsinaisten tehtävien keskeyttämisen vähäpätöisen ongelman vuoksi. Runsaasti varustetut kirjastot jäävät käyttämättä, Wiki orvoksi. Onnistuneissa toimenpiteissä otetaan huomioon vanhojen tottumusten suosiminen ja jatkuva aikataulupaine. Digitalisointi tarjoaa mahdollisuuden helpottaa tiedon saatavuutta - ei erillisissä IT-järjestelmissä vaan samoissa työkaluissa, joilla ohjataan (osittain) automatisoituja prosesseja. Tarjouksen valtuuttamiseksi vain tärkeimmät tiedot valmistellaan ja näytetään.

Monimutkaisemmissa tapauksissa lisäasiakirjat tiivistetään ja näytetään automaattisesti tarpeen mukaan. Tulevaisuudessa tekoäly päättää, mitkä tiedot on ylipäätään näytettävä työntekijälle. Se, mitä tietoja tekoäly puolestaan käyttää ja miksi se päättää näin, pysyy salassa. Yritysten, jotka (tulevat) soveltamaan vastaavia menetelmiä ja käyttämään tekoälyä tietämyksen kantajana, olisi siksi heti alussa pohdittava, miten ne turvaavat tekoälyn implisiittisen tietämyksen ja jatkavat sen käyttöä, kun seuraava päivitys on ajankohtainen.

Tietämyksen turvaaminen varhaisessa vaiheessa - riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen

Sama neuvo pätee ihmisiin tiedon kantajina. Yritykset pohtivat jo nyt niihin liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia työvoiman suunnittelun, rekrytoinnin ja työpaikkojen suunnittelun aloilla. Kriittiset toiminnot ovat tuplamiehitettyjä, ja työtehtävät ovat hieman erilaisia. Toimistot suunnitellaan siten, että uudet kollegat otetaan mukaan heti alusta alkaen, kun on kyse päällekkäisistä tehtävistä. Vuorotteleva työnjako, sisäinen koulutus ja asianmukaisesti dokumentoidut työmenetelmät tekevät loput. Tällaisissa yksityiskohdissa piilee monia riskejä ja monia ilmeisiä mahdollisuuksia hyödyntää organisaation osaamista.

Organisaation tietämystä koskevien vaatimusten toteuttaminen

Luvun 7.1.6 vaatimusten ymmärtäminen toimintakutsuna tarkoittaa näiden ja muiden riskien ja mahdollisuuksien tunnistamista ja yksinkertaisten, älykkäiden ratkaisujen löytämistä kaikissa niissä eri paikoissa, joissa osaaminen on ongelma. Ja se tarkoittaa tiedon käyttämistä kaikissa näissä kohdissa laadunhallinnan kokonaisvaltaisissa tehtävissä.

Organisaation tietämys ISO 9001:ssä - Johtopäätös

ISO 9001 on pitkään jättänyt "organisaation tietämyksen" sivuun, vaikka aiheesta on keskusteltu tutkijoiden keskuudessa viime vuosisadan 1990-luvun puolivälistä lähtien. Ja jopa luvun 7.1.6 uudet vaatimukset, jotka sisällytettiin ISO-standardiin vuoden 2015 suurella uudistuksella, sivuavat aihetta vain hipaisemalla.

Standardin käyttäjien on siis itse päätettävä, mitä tietoa tarvitaan yrityksen eri kohdissa tänään ja huomenna, jotta asetetut tavoitteet tai laadunhallintajärjestelmän tavoitellut tulokset saavutetaan luotettavasti. Painopisteen tulisi olla muun muassa seuraavissa näkökohdissa:

  • Miten tarvittava osaaminen voidaan säilyttää yrityksessä?
  • Miten uutta tietoa voidaan hankkia?
  • Mikä osaaminen on kriittistä tulevaisuuden kannalta?
  • Miten väestörakenteen muutos vaikuttaa yritykseen?
  • Mikä vaikutus innovaation ja digitalisaation kaltaisilla aiheilla on?

Viime kädessä kannattaa - "riskejä ja mahdollisuuksia" silmällä pitäen - antaa organisaation osaamisen aiheen virrata jo esimerkiksi henkilöstösuunnitteluun ja ottaa se kokonaisvaltaisesti huomioon päätöksiä tehtäessä.

DQS. Yksinkertaisesti laatua hyödyntäen.

Pidämme itseämme edelläkävijöinä ja innovaattoreina, joiden tavoitteena on ylläpitää, luoda ja parantaa kansainvälisesti vertailukelpoisia vertailukohtia. Tuotteista, prosesseista tai palveluista tulee näin maailmanlaajuisesti turvallisempia ja laadukkaampia. Sertifiointimme yksinkertaistavat yritysten, sääntelyviranomaisten tai organisaatioiden välistä maailmanlaajuista vaihtoa ja vahvistavat samalla asiakkaiden ja kuluttajien luottamusta tuotteisiin, palveluihin ja organisaatioihin. Ymmärrämme siksi työmme olevan tärkeä panos yhteiskunnalle.

Asiantuntemusta ja luottamusta

Huomaa: Artikkeleidemme, auditointioppaidemme ja muun sisällön kirjoittajina toimivat yksinomaan sisäiset johtamisjärjestelmäasiantuntijamme ja pitkäaikaiset auditoijamme. Jos sinulla on kysymyksiä kirjoittajillemme sisällöstä, ota meihin yhteyttä. Odotamme innolla keskustelua kanssasi.

Kirjoittaja
Frank Graichen

Standards expert and long-standing DQS auditor for ISO 9001 with diverse activities as a passionate keynote speaker, sought-after trainer, moderator, and author of publications on standards and management systems.

Onko kysyttävää?

Olemme täällä sinua varten.
Ota yhteyttä