Dokumentoitu tieto on kaikkien Kansainvälisen standardisoimisjärjestön (ISO ) vuodesta 2012 lähtien julkaistujen johtamisjärjestelmästandardien luvun 7.5 otsikko. Näin se on olennainen osa nykyaikaisten johtamisjärjestelmästandardien yhteistä perusrakennetta, niin sanottua korkean tason rakennetta (High Level Structure, HLS). ISO 9001: n (laadunhallinta) ja ISO 14001:n (ympäristöjohtaminen) merkittävän tarkistuksen myötä vuonna 2015 termi tuli tunnetuksi laajemmalle käyttäjäkunnalle.
Kansainvälisten johtamisjärjestelmästandardien aikaisemmissa versioissa puhuttiin vielä "dokumentoinnista", "dokumentointivaatimuksista", "asiakirjoista" ja "tallenteista". Nyt ISO-standardeissa nämä termit on tiivistetty käsitteeseen "dokumentoitu tieto".
Standardien käyttäjille yhteisnimityksen käyttö ei kuitenkaan ole pakollista. Halukkaat voivat toki edelleen käyttää yrityksen omia termejä dokumentoidussa tiedossaan ja sitä käsitellessään. On kuitenkin varmistettava, että termien käyttö on järjestelmällistä ja yhdenmukaista. Se ei saa johtaa väärinkäsityksiin esimerkiksi ulkoisissa sertifiointiauditoinneissa.
Miten dokumentoitu tieto määritellään?
Kansainvälisessä standardissa ISO 9000:2015-11 määritellään laadunhallintajärjestelmän periaatteet ja termit. Luvussa 3.8.6 se kuvataan "informaatioksi, jota organisaation on valvottava ja ylläpidettävä". Tähän sisältyy myös tietoväline, jolla tieto on. Se, mitä tietovälinettä käytetään, riippuu organisaatiostasi. Nykyään näitä ovat yhä useammin valokuvadokumentaatio, videot, äänimuodot ja interaktiivinen käyttäjän opastus.
ISO 9000 -standardin määritelmässä erotetaan myös kolme aluetta, jotka edustavat seuraavia:
- Johtamisjärjestelmä ja sen prosessit
- yrityksen toiminta
- Tulosten osoittaminen
Onko kaikki dokumentoitu tieto "dokumentoitua tietoa"?
Se, joka luulee, että standardissa tarkoitettu dokumentoitu tieto on olemassa heti, kun jokin tieto on dokumentoitu, on väärässä. "Dokumentoidun tiedon" asema riippuu siitä, määrätäänkö standardissa, esimerkiksi ISO 9001:ssä, että tietyt tiedot on myös dokumentoitava. Jos näin on, tämä mainitaan asianomaisissa luvuissa ja asiaa koskevassa vaatimuksessa.
ISO 9001:n mukainen laadunhallinta
Etsitkö ISO 9001 -sertifiointia? DQS tarjoaa 35 vuoden kokemuksen! ★ Ensimmäinen ISO 9001 -sertifiointi Saksassa (1986) ★ Laadunhallintastandardi
Lisäksi tieto, jota standardi ei edellytä, mutta joka on kirjattu, voi tietyissä olosuhteissa muuttua standardin tarkoittamaksi dokumentoiduksi tiedoksi. Näin on aina, jos yrityksesi katsoo, että nämä tiedot ovat välttämättömiä sen johtamisjärjestelmän tehokkuuden kannalta.
Jos käytettävissä on esimerkiksi luettelo yritykselle merkityksellisistä sidosryhmistä, tämä ei sinänsä ole standardin tarkoittamaa dokumentoitua tietoa. Tämä johtuu siitä, että standardissa ei vaadita tällaista luetteloa. Jos yritys kuitenkin katsoo, että tämä luettelo on olennainen johtamisjärjestelmän tehokkuuden kannalta, siitä voi tulla "todellista" dokumentoitua tietoa.
Dokumentoidun tiedon luominen?
Tunnettujen ISO-standardien luvussa 7.5.2 asetetaan kuitenkin joitakin perusvaatimuksia dokumentoidun tiedon luomiselle ja päivittämiselle. Nämä ulottuvat asianmukaisessa muodossa olevasta merkinnästä itse tiedon soveltuvuuden ja riittävyyden tarkistamiseen. Valvontaan (luku 7.5.3) sovelletaan myös tiettyjä vaatimuksia, joista tärkeimmät koskevat tiedon saatavuutta ja suojaamista.
Muut vaatimukset koskevat tiedon jakelua, löydettävyyttä, saatavuutta ja käyttöä, varastointia ja arkistointia, säilyttämistä ja muutosten seurantaa. Erittäin tärkeä vaatimus koskee säilyttämistä vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi. Sen lisäksi, että tämä näkökohta on tärkeä hallintojärjestelmän kannalta, sillä voi olla erittäin tärkeä rooli myös oikeudellisissa kysymyksissä.
Missä määrin se on luotava?
Se, mitä tarkalleen ottaen on dokumentoitava, määritellään standardin yksittäisissä luvuissa. Esimerkkejä tästä ovat laatupolitiikka, laatutavoitteet tai pätevyyden osoittaminen. Velvollisuus luoda, ylläpitää tai säilyttää dokumentoitua tietoa vaihtelee kuitenkin standardialasta riippuen.
Soveltamisalan osalta pätee karkeasti seuraava: mitä suurempi yritys, mitä monimutkaisemmat prosessit ja mitä laajempi todentamisvelvollisuus, sitä laajempi sen tulisi olla.
Myös toimialalla ja yrityksessä työskentelevien työntekijöiden pätevyydellä on tärkeä merkitys.
Onko laadunhallintakäsikirja edelleen pakollinen?
Laadunhallintakäsikirjaa ei enää vaadita sen jälkeen, kun ISO 9001 -standardia tarkistettiin vuonna 2015. Päätöksessä luopua siitä otetaan huomioon nykyaikaisten ISO-johtamisjärjestelmästandardien yleinen suuntaus antaa standardin käyttäjille enemmän vapautta johtamisjärjestelmänsä suunnittelussa. Samaan aikaan ylimmältä johdolta vaaditaan kuitenkin yhä enemmän vastuuta ja tilivelvollisuutta.
Päätelmät: Dokumentoitu tieto
Dokumentoitu tieto on kaikkien nykyisten ISO-johtamisjärjestelmästandardien luvun 7.5 otsikko ja siten olennainen osa niiden yhteistä perusrakennetta (High Level Structure / HLS). Kokoava termi korvaa aiemmat dokumentointivaatimukset, asiakirjat, dokumentit ja tallenteet.
Kansainvälisesti tunnustetun laadunhallintastandardin ISO 9000:2015 mukaan dokumentoitu tieto on "tietoa, jota organisaation on valvottava ja ylläpidettävä". Tiedon muotoa ja välinettä ei kuitenkaan ole määritelty, vaan sen on vain oltava asianmukaista. Tällaisen tiedon hallinnalle ja ylläpidolle asetetaan konkreettisia vaatimuksia määrittelemättä sen laajuutta. Tämä riippuu yrityksen ja sen prosessien tyypistä, koosta ja monimutkaisuudesta. Dokumentoituun tietoon viitataan, jos se on asianomaisen standardin vaatimus tai jos yritys katsoo sen olevan välttämätöntä johtamisjärjestelmän tehokkuuden kannalta.
Loading...
We are happy to answer your questions
Ota yhteyttä. Ilman velvoitteita ja maksutta.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Ute Droege
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
Loading...