Oletko saanut tilintarkastajaltasi toimintasuunnitelman etkä tiedä tarkalleen, miten edetä nyt? Ensinnäkin: Älä stressaa - poikkeamat ovat yleisiä IFS-auditoinneissa, ja ne voidaan yleensä ratkaista nopeasti. Seuraava askel: lue hyödyllinen oppaamme ja ota selvää kaikesta, mitä sinun on nyt tiedettävä.
Aika on koittanut, auditointi on ohi. Nyt saat pian alustavan toimintasuunnitelman .xls-muodossa, jonka tarkastajasi lähettää sinulle sähköpostitse. Siihen sinun tulee nyt kirjata korjaukset ja korjaavat toimenpiteet jokaista poikkeamaa tai vaatimustenvastaisuutta varten, aina varustettuna määräajalla, vastuuhenkilöllä ja toteutuksen tilalla.
Huomaa, että kaikki korjaukset ja korjaavat toimenpiteet on käännettävä myös englanniksi.
Mitä eroa on korjauksella
ja korjaavalla toimenpiteellä?
Korjaava toimenpide on toimenpide, jolla pyritään poistamaan havaittu poikkeama ja/tai vaatimustenvastaisuus lyhyellä aikavälillä. Korjaavalla toimella mennään syvemmälle ja pyritään poistamaan havaitun poikkeaman ja/tai poikkeaman perimmäinen syy. Korjaavalla toimenpiteellä on siis lyhytaikainen vaikutus, kun taas korjaavalla toimenpiteellä on pitkän aikavälin vaikutus.
Kuinka paljon aikaa minulla on korjaavaan toimenpiteeseen tai
korjaavaan toimintasuunnitelmaan?
Kun olet saanut alustavan korjaussuunnitelman, sinulla on enintään neljä viikkoa aikaa palauttaa valmis suunnitelma tarkastajalle .cls-tiedostona ja toimittaa todisteet täytäntöönpanosta.
Korjausten toteuttaminen
Korjaukset olisi toteutettava mahdollisimman pian. IFS täsmentää, että viimeistään neljän viikon kuluessa alustavan korjaussuunnitelman vastaanottamisesta todisteet täytäntöönpanosta on oltava valmiit ja asianmukaisesti toimitettu sertifiointielimelle. Jos tätä määräaikaa ei noudateta, yrityksen on käytävä läpi täydellinen IFS-perus- tai uudelleensertifiointiauditointi.
IFS antaa sertifiointielimille myös tiukat määräajat prosessin loppuun saattamiseksi. Siksi on tärkeää, että lähetät auditoijalle todisteet täytäntöönpanosta viimeistään kolmen viikon kuluttua, jotta tarvittavat jatkotoimet voidaan suorittaa. Näin varmistetaan, että neljän viikon määräaikaa ei ylitetä.
Mitä sinun on tiedettävä todisteista
korjausten täytäntöönpanosta:
Korjausten toteuttamisesta on esitettävä todisteet korjauksen tosiasiallisella toteuttamisella, sillä vain siten tarkastaja voi hyväksyä toimintasuunnitelman. Todisteena voidaan käyttää esimerkiksi valokuvia tai skannattuja asiakirjoja poikkeaman tyypistä riippuen.
Liitä valokuvat todisteista .doc-tiedostoon sekä selvitys siitä, mikä korjaus on toteutettu kyseisessä valokuvassa. Tallenna tämä .pdf-tiedostona. Huomaa, että et lähetä valokuvia alkuperäisessä koossa. Yleensä 75 dpi:n resoluutio riittää.
Jotta oikovedokset voidaan osoittaa oikein ja nopeasti, nimeä tiedostot seuraavasti: NimiYritys_Korjaus_Kuvaus IFS-vaatimuskohdasta (-kohdista), esim. SampleCompany_Correction_IFS_2-2-1.
Muistakaa aina tiivistää poikkeamat toimenpidekohtaisesti, älkää yhdistäkö kaikkia poikkeamia yhteen tiedostoon.
Korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen
Korjaavien toimien toteuttaminen onnistuneesti ja kestävästi voi kestää kauemmin kuin neljä viikkoa. Esittäkää .xls-taulukkolomakkeessa riittävät perustelut sille, miksi tarvitsette enemmän aikaa täytäntöönpanoon, ja huomioikaa, että perustelut on käännettävä myös englanniksi. Korjaavat toimet on pantava täytäntöön viimeistään ennen seuraavaa IFS-valvontatarkastusta.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
Loading...