Pandemian aikana johtamisjärjestelmien auditointi paikan päällä ei useinkaan ole mahdollista tai mahdollista vain hyvin rajoitetusti. Niin sanotut etäauditoinnit, jotka suoritetaan etänä sopivan tieto- ja viestintätekniikan avulla, voivat yleensä tarjota tässä tilanteessa ratkaisun - myös autoteollisuuden standardin IATF 16949 osalta. Lue seuraavasta artikkelista, mitä vaatimuksia IATF loi lokakuussa 2020 etätestauditointien suorittamista varten.

Loading...

Etäauditoinnit eli etänä suoritettavat auditoinnit johtamisjärjestelmien arvioimiseksi ja sertifioimiseksi ovat saaneet vahvan hyväksynnän Covid 19 -pandemian alkamisen jälkeen vuoden 2020 alussa. Tämä vahvistettiin jälleen kerran DQS:n asiakaskyselyssä . Loppujen lopuksi jopa aikoina, jolloin tavanomainen auditointi yrityksessä paikan päällä on lähes mahdotonta, sertifikaatit on säilytettävä ja suunnitellut auditoinnit on suoritettava. Tätä tarkastusmenetelmää sovellettiin menestyksekkäästi jo ennen pandemiaa ilman auditoijan fyysistä läsnäoloa. Tämä johtuu siitä, että kansainvälisesti voimassa olevassa johtamisjärjestelmien auditointia koskevassa ohjeessa ISO 19011:2018 on jo pitkään nimenomaisesti säädetty myös etäauditoinnista vaihtoehtona paikan päällä tehtävälle auditoinnille monilla aloilla.

IATF ja etäauditoinnit

Kansainvälisen autoteollisuuden standardin IATF 16949 käyttäjiltä kiellettiin tämä vaihtoehtoinen auditointimenetelmä vielä noin puoli vuotta sitten. Lokakuussa 2020 kansainvälinen autoteollisuuden työryhmä (IATF) kuitenkin sopeutui ainakin väliaikaisesti vallitseviin olosuhteisiin ja loi "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" -asiakirjalla IATF 16949:n osalta sopivat olosuhteet myös etätestauditointien suorittamiseen. Etäauditoinnin mahdollisuudet ovat kuitenkin rajalliset verrattuna ISO-johtamisjärjestelmästandardeihin, kuten ISO 9001 (laadunhallinta) tai ISO 27001 (tietoturva).

Tämä johtuu siitä, että IATF:n etäkatselmuksen suorittamisen olennainen edellytys on, että paikan päällä suoritettavaa katselmusta ei voida suorittaa syistä, joiden voidaan osoittaa liittyvän suoraan COVID-19-pandemiaan. Ainoastaan tässä tapauksessa DQS:n kaltaiset sertifiointielimet ovat oikeutettuja suorittamaan IATF:n eritelmien mukaisia etäauditointeja. Taustalla on se, että etäauditoinnin mahdollisuus estää suunnitellun tai sallitun aikataulun ylittymisen.

Autoalalla on myös erityissäännöksiä tuotantolaitoksia varten, jotka on suljettu pandemian vuoksi suunnitellun IATF-auditoinnin aikana tai jotka eivät tuota mitään osia. Tällöin sertifiointielimen on kuitenkin hankittava asiakkaalta asianmukaiset tiedot olosuhteiden arvioimiseksi ja tarvittaessa sovittava IATF-auditoinnin uudesta, myöhemmästä ajankohdasta. IATF:lle on ilmoitettava alun perin suunnitellusta auditoinnista luopumisesta.

Etäauditointien suorittaminen

Etäauditointeja on mahdollista soveltaa autoteollisuuden standardiin IATF 16949 seuraavasti.

  • tuotantolaitokset
  • Laajennetut tuotantolaitokset
  • etätukitoimipaikat

IATF-etäauditoinnit ovat sallittuja seuraavien auditointityyppien osalta:

  • Ensimmäiset sertifiointiauditoinnit (vaihe 1 ja 2). Jos vaiheen 2 auditointi suoritetaan etänä, varmenteen voimassaoloaika saa olla enintään kaksitoista kuukautta, ja varmenteen voimassaolo päättyy yhtä päivää aikaisemmin. Seuraavaa auditointia pidetään tällöin uudelleensertifiointiauditointina.
  • Valvonta-auditoinnit
  • Uudelleensertifiointiauditoinnit
  • Siirtoauditoinnit
  • Erityisistä syistä tehtävät auditoinnit, niin sanotut erityisauditoinnit.

Sertifiointilaitoksen on sovellettava seuraavia periaatteita IATF Remote Audit -auditointiin:

  • IAF ID 12 - Etäauditointeja koskevat periaatteet.
  • IAF MD 4 - Pakollinen asiakirja tieto- ja viestintätekniikan (ICT) käytöstä auditointi- ja arviointitarkoituksiin.
  • Liite A asiakirjassa "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" - IATF:n etäauditointeja koskevat vaatimukset.

IATF-auditointi - Toteutusvaihtoehdot

  • 100 % paikan päällä
  • Osittain etänä (auditointi etäältä) ja osittain paikan päällä.
  • 100 % etänä

Auditointipäivien lukumäärää määritettäessä on otettava huomioon etäauditoinnin vaatima lisäaika ja -vaiva. IATF huomauttaa julkaisussaan "Measures Coronavirus Pandemic", että myös IATF 16949 etäkatselmuksia ja niiden suunnittelua voidaan tarvittaessa tarkkailla ("todistaa"), esimerkiksi sen määrittämiseksi, onko käytetty tekniikka määräysten mukaista tai onko kyseisen auditoijan lähestymistapa määräysten mukainen. Tätä havainnointia silminnäkijäauditoinnin merkityksessä ei kuitenkaan voida hylätä.

Auditoijan pätevyys IATF:n etäauditointeja varten

Etäauditoinnin muita tärkeitä tekijöitä ovat kaikkien etäauditointiin osallistuvien osapuolten riittävä pätevyys ja taidot. Sekä auditoijien että asiakkaiden on kyettävä käyttämään sähköistä infrastruktuuria siten, että halutut tulokset voidaan saavuttaa. Lisäksi on varmistettava, että tarkastustulokset ovat myös mielekkäitä ja objektiivisia.

IATF-auditointia etänä suorittavien auditoijien tulisi siis tuntea kyseinen yritys ja siellä vallitseva ilmapiiri jo entuudestaan, esimerkiksi paikan päällä tehdystä autoteollisuuden auditoinnista. Lisäksi auditoijilla on oltava laaja kokemus ja etäauditointirutiini, sillä etäauditointi edellyttää joissakin tapauksissa erilaisia kyselytekniikoita kuin paikan päällä tehtävässä auditoinnissa.

Viimeisin tätä aihetta koskeva asiakastutkimuksemme osoittaa seuraavan tuloksen DQS-auditoijien osalta:

"97 % asiakkaistamme piti auditoijiemme lähestymistapaa 'pätevänä' ja vain 3 % 'vähemmän pätevänä'."

Muita olennaisia näkökohtia ja erityisvaatimuksia voidaan tiivistää seuraavasti:

  • Ei ole ristiriitatapausta eikä kriittisesti arvioitua tapahtumaa (vaatimustenvastaisuutta).
  • IATF:n etäauditointiin osallistujien määrän tulisi olla rajoitettu.
  • Yksittäiset "istunnot" tulisi suunnitella enintään kahdeksi tunniksi, jonka jälkeen pidetään tauko. Tämä menettely on välttämätön, koska muuten keskittyminen kärsii toisinaan vieraassa tilanteessa. Tämän vuoksi etätarkastuksen suunnitteluun olisi varattava hieman enemmän aikaa kuin tavanomaisen paikan päällä tehtävän IATF-auditoinnin suunnitteluun.

Etäauditointien edut

  • Matka-ajan merkittävä väheneminen
  • Kohteet, joissa ei voida käydä, voidaan auditoida kohtuullisella vaivalla.
  • Asiantuntijat ja asiantuntijat eri puolilta maailmaa voivat olla mukana samanaikaisesti (lähes kuinka monta tahansa).
  • Tarkastajien ja heidän työntekijöidensä henkilökohtaiset riskit minimoituvat, esimerkiksi terveys- ja turvallisuusriskit
  • Matkustusrajoitusten poistaminen
  • Tiedonkeruun ja tietojen analysoinnin välinen viive voidaan minimoida.
  • Paljon joustavuutta häiriötilanteissa, esimerkiksi auditoitavien henkilöiden saatavuuden osalta.
  • CO2-päästöjen väheneminen edistää kestävyyttä

Käytettävää viestintätekniikkaa koskevat vaatimukset

Käytetyllä tieto- ja viestintätekniikalla on erityinen merkitys kaikissa etänä suoritettavissa tarkastuksissa. Asiakirjassa IAF MD 4:2018 annetaan tätä koskevat sitovat eritelmät. Asiakirjan on julkaissut IAF (International Accreditation Forum), ja siinä säännellään maailmanlaajuisesti keskeisiä näkökohtia ICT:n käytössä.

Keskeiset vaatimukset, jotka vaikuttavat IATF-auditointien lisäksi myös kaikkiin muihin ISO-johtamisjärjestelmästandardien sertifiointia koskeviin auditointeihin, ovat seuraavat:

  • Sähköisesti välitettävän tiedon turvallisuuden ja luottamuksellisuuden varmistaminen.
  • Sopimus tieto- ja viestintätekniikan käytöstä auditoijan ja asiakkaan välillä. Tämä edellyttää vakiintunutta liikesuhdetta.
  • Auditoijan on tunnistettava tieto- ja viestintätekniikkaan liittyvät riskit ja mahdollisuudet. Tähän liittyy muun muassa havaintojen pätevyys ja objektiivisuus etukäteen.
  • Varmistetaan, että tarvittava sähköinen infrastruktuuri on käytössä.
  • Kaikkien asianosaisten pätevyys ja kyky käyttää tieto- ja viestintätekniikkaa siten, että halutut tulokset voidaan saavuttaa.

Tähän sisältyy sen varmistaminen, että asiakkaat ja tarkastajat tuntevat asianmukaiset laitteistot ja ohjelmistot (tabletit, WebCams, WiFi-keskittimet tai IT-työkalut, kuten WebEx, GoToMeeting, kuvankäsittelyohjelmat jne.) ja että käytettävissä on riittävästi kaistanleveyttä turvallista ja vakaata yhteyttä varten.

Muut autoalan eritelmät

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Vaatimukset sertifiointielimille, jotka auditoivat ja sertifioivat johtamisjärjestelmiä vaatimustenmukaisuuden arviointia varten.
  • DIN EN ISO 19011 - Ohjeet johtamisjärjestelmien auditointia varten.
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - sitova asiakirja auditointiaikojen määrittämiseksi laatu- ja ympäristöjärjestelmien auditointia varten.
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - sitova asiakirja tietokoneavusteisen auditointitekniikan (CAAT) käytöstä akkreditoitujen sertifiointielinten suorittamassa johtamisjärjestelmien auditoinnissa.
  • IATF - Global waivers and measures in response to the Coronavirus Pandemic COVID 19, Annex A sisältää vaatimukset etätestauditointien suorittamisesta IATF 16949 -säännöstön osalta.

Johtopäätös - IATF-auditointien suorittaminen etänä

Etäauditoinneista tuli osa "uutta todellisuutta" vain vuodessa. Nykyään ne ovat tunnustettu auditointimenetelmä, joka voi ainakin osittain korvata klassisen paikan päällä tehtävän auditoinnin ja siten edistää sertifikaatin ylläpitoa. Etäauditoinnit voivat siis olla hyödyllinen lisä perinteisille paikan päällä tehtäville auditoinneille. Olipa kyse sitten arvioinnin aikana lisäasiantuntemuksen hyödyntämisestä, yhdistelmästä, jolla voidaan kustannustehokkaasti kattaa useita toimipaikkoja, tai auditoinnista kokonaan etänä, kun se on tarpeen sertifiointivaatimusten täyttämiseksi tai vallitsevien olosuhteiden niin vaatiessa.

Mahdollisuuksia, joita etäauditoinnit ovat jo pitkään tarjonneet ISO-standardien osalta, voidaan hyödyntää (ainakin väliaikaisesti) myös autoteollisuuden standardissa IATF 16949 syksystä 2020 alkaen. Kuitenkin vain silloin, kun suunnitelluissa paikan päällä tehtävissä auditoinneissa on todistettavasti tapahtunut pandemiasta johtuvia epäonnistumisia ja jos tämä vaarantaa sertifikaattien säilyttämisen. Lisäksi niiden soveltaminen on aina punnittava huolellisesti. Kaikkia tilanteita ei voida arvioida riittävästi etänä. DQS tutkii siksi etukäteen yrityksesi kulloisetkin olosuhteet, akkreditoinnin ja viranomaisten vaatimukset sekä toteutukseen liittyvät riskit.

Etäauditointeja suoritettaessa on noudatettava erityisvaatimuksia, jotka on esitetty edellä mainituissa standardeissa ja ohjeissa. Näissä eritelmissä keskitytään käytettyyn tieto- ja viestintätekniikkaan (ICT) sekä auditoijien kokemukseen ja rutiiniin - kaksi seikkaa, jotka vaikuttavat eniten etäauditoinnin onnistumiseen.

Lisäksi IATF:n etätestauditointeihin sovelletaan auditoinnin suunnittelua ja suorittamista koskevia lisäsääntöjä. Auditointityypistä riippuen tämä voi koskea myös etäauditointien perusteella myönnettyjen todistusten voimassaoloaikaa. Yksityiskohtaiset tiedot vaatimuksista löytyvät niin sanotun "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" -asiakirjan liitteestä A.

Kokemus ja luottamus

IATF 16949 :ää pidetään kansainvälisenä laatustandardina autoteollisuudessa. ISO/TS 16949:2009:n seuraajana se on ollut käytännössä lippu tälle maailmanlaajuiselle teollisuudenalalle siitä lähtien, kun se julkaistiin lokakuussa 2016. Tekninen eritelmä ISO/TS 16949 julkaistiin ensimmäisen kerran maaliskuussa 1999. IATF:n antaman tunnustuksen ja VDA-QMC:n helmikuussa 2000 antaman hyväksynnän myötä DQS oli ensimmäisten sertifiointielinten joukossa maailmanlaajuisesti tätä autoteollisuuden standardia varten.

Tekstimme ja valkoiset kirjat ovat yksinomaan standardien asiantuntijoiden tai auditoijiemme kirjoittamia, joilla on monen vuoden kokemus. Jos sinulla on kysyttävää tekstin sisällöstä, auditoinneistamme ja sertifioinneista kirjoittajalle, ota rohkeasti yhteyttä meihin.

Kirjoittaja
Torsten Schwarz

DQS standards expert, lead auditor and product manager for automotive regulations.

Loading...