Etätarkastuksista on tullut olennainen osa digitalisaatiota ja ketterää työskentelyä. Tarkoitetaan virtuaalitiimien ja kotoa käsin työskentelevien työntekijöiden erillistä kykyä olla tuottavia korkealla tasolla - myös johtamisjärjestelmien ja -prosessien auditoinnissa. Erityisesti Corona-pandemiaa silmällä pitäen yritysjohto ja johtajat ch "etäosaamista" arvioidaan yhä useammin kriittisenä menestystekijänä, joka määrittää tulevaisuuden. Myös sertifiointiauditointien on oltava suunnittelussaan ja toteutuksessaan erittäin suorituskykyisiä riippumatta siitä, suoritetaanko ne paikan päällä vai etänä "etätestauksina". Etäauditointi vaatii kuitenkin lisätaitoja ja lisäosaamista kaikilta osallistujilta.
Loading...
Etäauditoinnit: Mitä ISO 19011 sanoo
Vaikka etäauditointia mainostettiin jo ISO 19011:2011 -standardissa "vaihtoehtoiseksi auditointimenetelmäksi", sitä ei selitetty tarkemmin. Vuoden 2018 tarkistus toi sitten lisää vauhtia asiaan, kun tämä auditointimenetelmä tunnustettiin paljon tarkemmin. Nyt ohjeessa ei enää voitu sivuuttaa lisääntyvän digitalisaation mahdollisuuksia.
"Etäauditoinnit: vastaaminen digitalisaatioon - mutta myös kriisiaikoihin"
Ja aivan kuin ISO 19011:2018 -standardin laatijat olisivat aavistaneet, Covid 19 -pandemia toi mukanaan laajan sovelluskentän etätarkastuksille. Kriisiaikoina, kun paikan päällä tehtäviä auditointeja ei voida enää tehdä tarvittavassa laajuudessa, etäauditointi tulee tarpeeseen - vaikkakin rajoitetusti.
Etätarkastukset: Edellytykset
On täytettävä joukko edellytyksiä, ennen kuin etätarkastuksia voidaan käyttää liitännäistarkastusmenetelmänä. Näitä edellytyksiä ovat esimerkiksi yrityksen prosessien monimutkaisuus. Auditoijan on myös tunnettava johtamisjärjestelmä ja hänen on täytynyt esimerkiksi jo aiemmin käydä paikan päällä.
Muita olennaisia vaatimuksia, joiden on täytyttävä, ovat:
- Viestintätekniikan laadun on täytettävä etäauditoinnin erittäin korkeat vaatimukset.
- Alkuperäistä sertifiointia ei saa auditoida etänä. Tämä tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että johtamisjärjestelmä ei saa olla enää alkuvaiheessa.
- Kyseisessä toimipaikassa ei saa olla merkittäviä vaatimustenvastaisuuksia edellisen auditoinnin aikana.
- Johtamisjärjestelmä on järjestettävä siten, että kaikki tiedot, todisteet ja eritelmät löytyvät välittömästi ja ovat helposti nähtävillä.
- Auditoinnin vaarantavat riskit on suljettava pois.
" Etäauditointivaatimusten täyttäminen: Ei mikään itsestäänselvyys, vaan merkki erinomaisuudesta."
Vaatimusten täyttäminen, erityisesti kokonaisuudessaan, ei ole itsestäänselvyys. Pikemminkin se on merkki kypsistä, erinomaisista johtamisjärjestelmistä ja organisaatioista, jotka asettavat korkeat vaatimukset auditointien hoitamiselle.
Ulkoisilla tarkastajilla on myös keskeinen rooli: Heillä on oltava vahvat, selvästi keskimääräistä paremmat viestintä- ja organisointitaidot, jotta he voivat ohjata ja hallita tarkastusta etäältä.
Menetelmän on oltava kaikkien asianosaisten hyväksymä
Ja on vielä yksi tärkeä edellytys. Se koskee kaikkien asianosaisten suhtautumista tähän tarkastusmenetelmään ja heidän halukkuuttaan sitoutua siihen. Luottamus ja hyväksyntä tarkastettavassa organisaatiossa ovat siis keskeisiä tekijöitä onnistuneessa tarkastuksen suunnittelussa, tarkastusohjelman toteuttamisessa ja etätarkastuksen seurannassa.
Koska tarkastaja ei ole paikalla, tekniset ja viestintätaidot - välttämättömät "pehmeät taidot" - ovat entistäkin tärkeämpiä.
Jos etätarkastuksia halutaan toteuttaa, jos tätä tekniikkaa halutaan käyttää, se on hyväksyttävä yrityksessä.
Etäauditoinnit: Auditointimenetelmä vai auditointityyppi?
Etäauditoinnit ovat auditointimenetelmä, eivät erillinen auditointityyppi. ISO 19011 -standardin laatijat eivät nosta etäauditointeja paikan päällä tehtävien auditointien vaihtoehdoksi. Pikemminkin he ehdottavat, että "etäkatselmus" olisi yksi useista menetelmistä, jotka on "asianmukaisesti tasapainotettu" auditoinnin suunnittelussa.
ISO 19011 -standardin luvun 5.5.3 vaatimukset koskevat auditointimenetelmien valintaa ja määrittämistä: "Jotta auditointi voidaan suorittaa tehokkaasti ja tuloksellisesti, auditointiohjelmaa valvovan henkilön (henkilöiden) tulisi valita ja määrittää auditointimenetelmät määritettyjen auditoinnin tavoitteiden, määritetyn auditoinnin laajuuden ja määritettyjen auditointikriteerien perusteella."
Etätarkastus: IAF:n mukaiset viralliset puitteet
ISO 19011:n lisäksi myös International Accreditation Forumin (IAF) asiakirjalla MD 4 on merkitystä, ja sitä käytetään, jotta saadaan selkeä kuva etäauditoinnin muodollisista puitteista. Seuraavassa on kolme esimerkkiä tieto- ja viestintätekniikkaa (TVT) käyttävien etäauditointien edellytyksistä:
- Sähköisten tai sähköisesti siirrettyjen tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus on varmistettava (4.1.1). Huomautus: Auditoitava määrittää turvallisuusvaatimusten tason.
- Tieto- ja viestintätekniikan käytöstä on sovittava tarkastuskohteen ja tarkastajan kesken (4.1.2). Varoitus: Tämä edellyttää vakiintunutta "suhdetta".
- Varmistetaan etukäteen, että asiakkaalla ja tarkastajalla on tarvittava sähköinen infrastruktuuri tieto- ja viestintätekniikan käyttöä varten (4.2.2). Huomautus: "Varmistaminen" sisältää infrastruktuurin kokeilemisen ja tarvittaessa vaihtoehtojen suunnittelun!
Tällaisia tietokoneavusteisia tarkastustekniikoita (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) voivat olla esimerkiksi seuraavat:
- Neuvottelupuhelujen järjestäminen
- Kokoukset Internetissä
- Vuorovaikutteinen verkkoviestintä
- sähköinen etäkäyttö johtamisjärjestelmän dokumentaatioon ja/tai johtamisjärjestelmän prosesseihin".
"Etäauditointi: DQS:n kysely etätarkastusten hyväksymisestä"
Etäauditoinnit DQS:n kanssa
Digitaalisen murroksen ja Corona-pandemian myötä etätarkastukset ovat saaneet vankan aseman tarkastusmenetelmien joukossa. Akkreditointielinten näkökulmasta muodolliset reunaehdot ovat olemassa. Myös teknologiaan ja osaamiseen liittyvät edellytykset on hahmoteltu selkeästi. Etäauditointien tarjoamia mahdollisuuksia voidaan siis hyödyntää täysimääräisesti. Niiden käyttöä on kuitenkin aina harkittava huolellisesti. Kaikkia tilanteita ei voida arvioida asianmukaisesti etänä. Siksi DQS käy kanssanne etukäteen läpi yrityksenne tilanteen ja toteutukseen liittyvät riskit.
Yksinkertaisesti laatua hyödyntäen
Perustamisestaan lähtien vuonna 1985 ensimmäisenä saksalaisena johtamisjärjestelmien sertifioijana DQS on ollut sitoutunut asiakkaidensa kestävään menestykseen. Arvoa lisäävien auditointien ja asiakaslähtöisten konseptien avulla saatamme organisaatiot aina liiketoiminnan huippuosaamiseen asti.
Yksittäisten johtamisjärjestelmästandardien mukaisen arvioinnin lisäksi täysin integroitujen johtamisjärjestelmien yhdistetty, samanaikainen auditointi tarjoaa sinulle lukuisia mahdollisuuksia. Monialaisen arvioinnin avulla voidaan hyödyntää synergiaetuja ja samalla tunnistaa eri aihealueiden väliset vuorovaikutukset ja ristiriidat.
ISO 19011 -standardin yhteydessä tarjoamme palveluna myös toisen osapuolen auditointeja valituille aihealueille, esimerkiksi toimittajien auditointeina.
Jotta asiakkaidemme saamat hyödyt kasvaisivat, panostamme auditoijiemme valinnassa ja täydennyskoulutuksessa moninkertaiseen pätevyyteen: DQS:n auditoijat kattavat keskimäärin vähintään kolme standardia. Usko meitä sanoissamme. Odotamme innolla keskustelua kanssasi.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Julian König
Head of Product Management & Accreditation at DQS and also an expert for ISO 50001, Julian König is responsible for accreditation-compliant product support and development for DQS's focus products. The bundling of know-how in his team creates a strong connection to the needs of the market. With his expertise in standards, he is also a sought-after author and moderator.
Loading...