Etätarkastusten mahdollisuuksista on keskusteltu jo vuosia. Niitä ei kuitenkaan ole toistaiseksi hyväksytty laajasti. Etenkin sertifiointiauditointien alalla etäauditoinnit jäivät pitkään merkityksettömiksi, koska ne eivät olleet akkreditointisääntöjen ja -eritelmien mukaisia. COVID-19:n myötä tämä on todennäköisesti muuttunut: poikkeukset hyväksyttiin yhdessä yössä, ja mahdottomasta tuli yhtäkkiä ainoa mahdollinen asia. Vaikka pandemia on nyt hallinnassa monissa maissa, etäauditoinnit ovat tulleet jäädäkseen.
Onko etätarkastus sama kuin tavallinen web-kameran välityksellä tehtävä tarkastus? Ei todellakaan ole! Etätarkastus on pohjimmiltaan erilainen - erilaiset vaatimukset, erilaiset tarkastusmenetelmät, erilaiset haasteet, erilaiset riskit ja erilaiset mahdollisuudet. Tässä artikkelisarjassa haluaisimme antaa sinulle vinkkejä siihen, miten etätarkastuksia kannattaa tehdä.
- Osa 1 - Miten etätarkastuksia tehdään
- Osa 2 - Riskien arviointi
- Osa 3 - Auditointimenetelmä
- Osa 4 - Teknologia
- Osa 5 - Valmistelu
- Osa 6 -Vinkkejä etäauditointien suorittamiseen
- Osa 7 - Seuranta
Oikein toteutettuna etätarkastus voi olla arvokas lisä paikan päällä tehtäviin tarkastuksiin. Sisäiset auditoinnit, tavarantoimittajien auditoinnit ja sertifiointiauditoinnit voidaan kaikki suorittaa etänä - osittain tai kokonaan. Jos etätarkastusta ei kuitenkaan suoriteta asiantuntevasti, siitä on enemmän haittaa kuin hyötyä, koska se luo vääränlaisen turvallisuuden tunteen.
Tämän sarjan seitsemässä osassa käymme läpi kaikki vaiheet valmistelusta seurantaan. Keskitymme ensisijaisesti johtamisjärjestelmien auditointeihin (esim. ISO 9001 laatujärjestelmien osalta, ISO 14001 ympäristöjärjestelmien osalta, ISO 45001 työterveyden ja -turvallisuuden johtamisjärjestelmien osalta jne.) Monia näistä kohdista voidaan kuitenkin soveltaa myös muuntyyppisiin auditointeihin, kuten prosessiauditointeihin, tuoteturvallisuusauditointeihin ja sosiaalisiin auditointeihin.
Vaihe 1: Ole tietoinen auditoinnin tavoitteesta.
Erityyppiset auditoinnit edellyttävät erilaisia lähestymistapoja mahdollisiin etäauditointeihin. Tyypillisesti erotamme kolme auditointityyppiä, joilla kullakin on omat tavoitteensa:
- Sisäiset auditoinnit: Kyseessä on oman organisaatiosi sisäinen auditointi. Tämän suorittaa yleensä joku organisaation sisällä itse.
- Toimittaja-auditoinnit: Asiakkaan, liikekumppanin tai urakoitsijan suorittamat auditoinnit, joiden tarkoituksena on varmistaa tiettyjen eritelmien noudattaminen. Joskus toimittajien auditoinnit ulkoistetaan auditointi- ja sertifiointielimille.
- Sertifiointiauditoinnit: Riippumattoman tahon suorittamat auditoinnit, joiden tarkoituksena on sertifioida standardin noudattaminen.
Riippuu auditoinnin tyypistä, onko etäauditointi edes vaihtoehto.
Sisäiset auditoinnit: Koska sisäiset auditoinnit on tarkoitettu sisäiseen käyttöön, voit vapaasti päättää, auttaako etäauditointi sinua saavuttamaan auditoinnin tavoitteet. On kuitenkin suositeltavaa, että sisäiset auditoinnit suoritetaan ISO 19011 -ohjeiden mukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että etäauditoinnit ovat mahdollisia, mutta kuten tämän sarjan toisessa artikkelissa selitetään, mahdolliset riskit on otettava huomioon.
Toimittajien auditoinnit: Se, onko etäauditointi mahdollista, riippuu asiakkaan ohjeista. DQS:llä on useita ratkaisuja toimittajien etäauditointiin.
Sertifiointiauditoinnit: Johtamisjärjestelmän sertifioinnissa etätestauditointien käyttö on rajoittunut asiakirjojen tarkastuksiin. COVID 19 -pandemian aikana akkreditointielimet ja sertifiointielimet ovat kuitenkin tehneet yhteistyötä mahdollistaakseen etäauditoinnin myönteisen riskinarvioinnin jälkeen (ks. vaihe 2). Kaikkien sertifiointielinten on otettava huomioon kansainvälisen akkreditointifoorumin (IAF) MD 4:2018 -ohjeet.
Yleisesti ottaen odotamme, että monet COVID-19:n poikkeukset jatkuvat kriisin jälkeen. Elintarviketurvallisuuden alalla tämä suuntaus on jo nähtävissä: GFSI-eritelmissä, jotka muodostavat puitteet sertifiointistandardeille, kuten IFS, BRCGS ja FSSC 22000, on jo mukautettu, että sertifiointiauditoinnit voidaan tehdä osittain etänä.
...Mutta onko etäauditointi
myös toivottavaa?
Joissain tapauksissa etäauditoinnit ovat mahdollisia, mutta ne eivät välttämättä ole tehokkain tapa. Siihen liittyy merkittäviä riskejä. Tämän sarjantoisessaosassa tarkastelemme edeltävää riskinarviointia.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...