Asianomaiset osapuolet ovat väistämätön osa minkä tahansa liiketoiminnan "kontekstia". Yrityksen koosta tai toimialasta riippumatta on aina tiettyjä henkilöitä tai ryhmiä, jotka ovat kiinnostuneita yrityksestä.
SISÄLTÖ
- Mitä tarkoittaa, kun standardissa puhutaan "intressitahoista"?
- Milloin asianomainen osapuoli on merkityksellinen?
- Mitkä ovat merkityksellisimpiä asianomaisia osapuolia?
- Miten asiaankuuluvat asianomaiset osapuolet tunnistetaan?
- Asianomaiset osapuolet ISO-standardeissa
- Dokumentointia koskevat huomautukset
- Päätelmät
Mitä tarkoittaa, kun standardissa puhutaan "asianomaisista osapuolista"?
Ensinnäkin, mikä on asianomainen osapuoli? Maailmanlaajuisesti tunnustetussa laadunhallinnan periaatteita ja termejä koskevassa standardissa ISO 9000 annetaan seuraava määritelmä:
"Henkilö tai organisaatio, joka voi vaikuttaa päätökseen tai toimintaan, johon päätös tai toiminta voi vaikuttaa tai joka tuntee olevansa sen vaikutuksen kohteena."
ISO 9000:2015-11 - Laadunhallintajärjestelmät. Perusteet ja sanasto.
Termi on alun perin peräisin "Guidance to Achieve Sustained Success" ISO 9004 -julkaisusta, jossa korostetaan erityisesti tiettyjen sidosryhmien - asianosaisten - roolia ja merkitystä.
Milloin sidosryhmällä on merkitystä?
Miksi ISO-johtamisjärjestelmästandardeissa ollaan niin intensiivisesti kiinnostuneita sidosryhmistä, selviää standardien luvussa 4.2. Tämä johtuu siitä, että yrityksen ei tarvitse yksilöidä kaikkia sidosryhmiä, vaan ainoastaan ne, jotka ovat sen johtamisjärjestelmän kannalta merkityksellisiä. Sen on myös ymmärrettävä niiden tarpeet ja odotukset (vaatimukset) johtamisjärjestelmää tai yritystä kohtaan. Tarkkaan ottaen kyse ei siis ole sidosryhmistä vaan pikemminkin sidosryhmien mahdollisista haitoista. Merkityksellisyyden lisäksi myös sillä, kuinka usein yritys on yhteydessä sidosryhmään, voi olla merkitystä.
Mitkä ovat tärkeimmät sidosryhmät?
Sidosryhmien luettelo on pitkä. Tärkeimpiä ovat:
- Asiakkaat (mukaan lukien loppukäyttäjät/kuluttajat).
- Työntekijät
- Omistajat, kumppanit, osakkeenomistajat
- Toimittajat (ulkoiset palveluntarjoajat), liikekumppanit
- Viranomaiset
- Kilpailijat
- Liitot
- Vakuutukset, yhdistykset
- Pankit, velkojat
- Lehdistö, tiedotusvälineet
- Naapurusto
- Kansalaisaloitteet jne.
Mutta myös
- valtiosta riippumattomat järjestöt (NGO)
- Yliopistot
- uskonnolliset ryhmät tai kirkot
- yhteiskunta kokonaisuudessaan
voi olla merkitystä, vaikkakin erilaista merkitystä, joka on varmasti organisaatiokohtaista. Tämä on silloin, kun niillä on (mahdollinen) vaikutus "organisaation kykyyn tarjota johdonmukaisesti tuotteita ja palveluja, jotka täyttävät asiakkaiden tarpeet ja sovellettavat lakisääteiset ja viranomaisvaatimukset" (lähde: ISO 9001).
Miten tunnistetaan asiaankuuluvat sidosryhmät
ISO-johtamisjärjestelmästandardit edellyttävät, että organisaatiosi ymmärtää mahdollisten sidosryhmien tarpeet ja odotukset. Ja: että se määrittää ne, jotka ovat johtamisjärjestelmän kannalta merkityksellisiä. Tämä on pysyvä prosessi yrityksessä, jotta muutokset voidaan havaita. Standardeissa ei kuitenkaan täsmennetä, miten tämä on tehtävä.
"Yritys päättää itse asianomaisen osapuolen merkityksellisyydestä ja sen odotuksista."
Sidosryhmien määrittäminen niiden merkityksellisyyden mukaan riippuu ensisijaisesti yrityksen toimialasta. Esimerkiksi kemikaaleja valmistava yritys, jolla on ISO 14001 -standardin mukainen ympäristöjärjestelmä, määrittelee osittain erilaiset kriteerit sidosryhmien merkityksellisyydelle esimerkiksi naapureiden tai vastuuviranomaisten osalta kuin pakettipalvelujen tarjoaja, jonka laadunhallintajärjestelmä noudattaa ISO 9001 -standardia. Tällöin etusijalla ovat pikemminkin asiakkaat, asiakkaat ja työntekijät.
ISO-standardien sidosryhmät
Siirryttäessä yhteiseen perusrakenteeseen (High Level Structure, HLS) vuodesta 2012 alkaen sidosryhmien käsittelyä koskevat vaatimukset ovat vähitellen löytäneet tiensä kaikkiin tärkeimpiin ISO-johtamisjärjestelmästandardeihin. Viimeistään ISO 9001- ja ISO 14001 -standardien perusteellisessa tarkistuksessa vuonna 2015 termi tuli tutuksi laajalle käyttäjäkunnalle.
Dokumentointia koskevat huomautukset
Jos pienen yrityksen toimitusjohtaja ei tarvitse asiakirjoja asiaankuuluvien sidosryhmiensä tunnistamiseksi, se on uskottavaa. Mutta jos hän päättää sertifioida johtamisjärjestelmänsä, dokumentointivaatimus on olemassa. Näin on esimerkiksi heti, kun sidosryhmät löytävät tiensä johtamisarviointiin asiakaspalautteen muodossa.
Ei siis ole vain suurten yritysten ja konsernien kannalta järkevää luoda matriisi, johon merkitään tunnistetut sidosryhmät, niiden yhteystiedot, odotukset ja niille annettu merkitys. Johtamisjärjestelmästandardit edellyttävät, että näitä tietoja seurataan ja tarkistetaan.
Periaatteessa on kuitenkin suositeltavaa luoda kirjalliset merkinnät, esimerkiksi matriisin avulla, joissa on kaikki tarvittavat tiedot. Erityisen tärkeiden sidosryhmien osalta tämä olisi tehtävä asianomaisten sidosryhmien kanssa. Tämä ei yleensä ole turhaa työtä, koska kirjauksia tarvitaan joka tapauksessa viimeistään hallinnollisen arvioinnin lähtötiedoiksi.
Loading...
Johtopäätös
Asianomaiset sidosryhmät ovat henkilöitä tai organisaatioita, jotka voivat vaikuttaa yrityksesi johtamisjärjestelmään. Sellaisina he ovat erottamattomasti sidoksissa organisaatiosi kontekstiin. ISO-johtamisjärjestelmästandardeissa edellytetään, että asiaankuuluvat sidosryhmät tunnistetaan ja että niitä koskevat tiedot tarkistetaan säännöllisesti ajantasaisiksi. Standardeissa ei kuitenkaan sanota, miten tämä on tehtävä, myös mahdollisen dokumentoinnin osalta.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Ute Droege
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
Loading...