ممیزی از راه دور به بخشی جدایی ناپذیر از دیجیتالی شدن و کار چابک تبدیل شده است. منظور، توانایی متمایز تیم‌های مجازی و کارمندانی است که از خانه کار می‌کنند تا در سطح بالایی بهره‌ور باشند - همچنین در ممیزی سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریتی. به ویژه با توجه به همه گیری کرونا، مدیریت و مدیران شرکت به طور فزاینده ای به عنوان یک عامل موفقیت مهم که آینده را تعیین می کند، ارزیابی می شود. و در برنامه ریزی و اجرای آنها، ممیزی های گواهینامه نیز بدون توجه به اینکه در محل یا از راه دور به عنوان "ممیزی از راه دور" انجام می شود، باید عملکرد بالایی داشته باشند. و با این حال، چنین ممیزی از راه دور نیازمند مهارت‌های بیشتر و درجه برتری بیشتر از سوی همه افراد درگیر است.
Loading...
ممیزی از راه دور: آنچه ISO 19011 می گوید
اگرچه ممیزی از راه دور قبلاً به عنوان "روش ممیزی جایگزین" در ISO 19011:2011 معرفی شده بود، این مورد بیشتر توضیح داده نشد. پس از آن بازنگری سال 2018 با شناخت بسیار دقیق‌تر این روش ممیزی ، انگیزه بیشتری به این موضوع وارد کرد. در حال حاضر این دستورالعمل دیگر نمی‌توانست امکانات افزایش دیجیتالی‌سازی را نادیده بگیرد.
"ممیزی از راه دور: پاسخ به دیجیتالی شدن - اما همچنین به زمان بحران"
و همانطور که نویسندگان ISO 19011:2018 به آن مشکوک بودند، همه‌گیری کووید 19 حوزه وسیعی از کاربردها را برای ممیزی از راه دور به همراه آورد. در مواقع بحرانی، زمانی که ممیزی در محل دیگر نمی تواند به میزان لازم انجام شود، ممیزی از راه دور مفید است - البته به صورت محدود.
ممیزی از راه دور: پیش نیازها
قبل از اینکه بتوان از ممیزی از راه دور به عنوان یک روش ممیزی همراه استفاده کرد، یک سری کامل از پیش نیازها باید برآورده شود. این پیش نیازها شامل پیچیدگی فرآیندهای شرکت است. ممیز همچنین باید با سیستم مدیریت آشنایی داشته باشد و برای مثال قبلاً در سایت حضور داشته باشد.
سایر الزامات ضروری که باید رعایت شوند عبارتند از:
- کیفیت فناوری ارتباطات باید الزامات بسیار بالای یک ممیزی از راه دور را برآورده کند
- هیچ گواهی اولیه را نمی توان از راه دور ممیزی کرد. مهمتر از همه، این بدان معناست که سیستم مدیریت دیگر نباید در مرحله اولیه باشد.
- در ممیزی قبلی ممکن است هیچ گونه عدم انطباق قابل توجهی در سایت مورد نظر رخ نداده باشد
- سیستم مدیریت باید به گونه ای سازماندهی شود که تمامی داده ها، شواهد و مشخصات را بتوان بلافاصله پیدا کرد و به راحتی قابل مشاهده باشد
- خطراتی که می تواند ممیزی را به خطر بیندازد باید کنار گذاشته شود
"بررسی الزامات ممیزی از راه دور: یک امر مسلم نیست، بلکه نشانه ای از برتری است."
رعایت این الزامات، به ویژه در مجموع، امری بدیهی نیست. بلکه نشانه‌ای از سیستم‌های مدیریتی بالغ و عالی و سازمان‌هایی است که استانداردهای بالایی را برای رسیدگی به ممیزی تعیین می‌کنند.
ممیزی خارجی نیز نقش کلیدی ایفا می کنند: آنها باید دارای مهارت های ارتباطی و سازمانی قوی و بالاتر از حد متوسط برای هدایت و مدیریت ممیزی از راه دور باشند.
روش باید توسط همه درگیران پذیرفته شود
و یک پیش نیاز مهم دیگر وجود دارد. این روش در مورد نگرش همه افراد درگیر نسبت به این روش ممیزی و تمایل آنها برای تعامل با آن اعمال می‌شود. بنابراین، اعتماد و پذیرش در سازمان ممیزی شده، نکات اصلی برنامه ریزی ممیزی موفق، برنامه ممیزی برای اجرا، و پیگیری ممیزی از راه دور است.
از آنجایی که ممیز در محل حضور ندارد، مهارت های فنی و ارتباطی - "مهارت های نرم" ضروری - اهمیت بیشتری پیدا می کند.
اگر می خواهید اجرای ممیزی از راه دور داشته باشید، اگر می خواهید از این فناوری استفاده کنید، باید پذیرش آن را در شرکت داشته باشید.
ممیزی از راه دور: روش ممیزی یا نوع ممیزی ؟
ممیزی از راه دور یک روش ممیزی است، نه یک نوع ممیزی جداگانه. نویسندگان ایزو 19011 ممیزی از راه دور را به عنوان جایگزینی برای ممیزی در محل ارتقا نمی دهند. در عوض، آنها پیشنهاد می کنند که "از راه دور" را به عنوان یکی از چندین روش "متعادل مناسب" در برنامه ریزی ممیزی بگنجانند.
الزامات فصل 5.5.3 ISO 19011 در مورد انتخاب و تعیین روش های ممیزی است: "به منظور انجام ممیزی موثر و کارآمد، شخص یا افراد کنترل کننده برنامه ممیزی باید بسته به شرایط ممیزی ، روش های ممیزی را انتخاب و تعیین کنند. اهداف ممیزی تعریف شده، محدوده تعریف شده ممیزی و معیارهای ممیزی تعریف شده."
IAFممیزی از راه دور: چارچوب رسمی طبق
علاوه بر ISO 19011، سند MD 4 مجمع بین المللی اعتباربخشی (IAF) نیز نقش دارد و برای بدست آوردن تصویر واضحی از چارچوب رسمی ممیزی از راه دور استفاده می شود. در اینجا سه نمونه از پیش نیازهای ممیزی از راه دور با استفاده از "فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT)" آورده شده است:
- امنیت و محرمانه بودن اطلاعات الکترونیکی یا الکترونیکی ارسال شده باید تضمین شود (4.1.1). توجه: ممیزی شونده سطح الزامات امنیتی را تعیین می کند.
- استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات باید با توافق بین ممیزی شونده و ممیز باشد (4.1.2). احتیاط: این مستلزم یک "رابطه" است.
- از قبل اطمینان حاصل کنید که صاحبکار و ممیز زیرساخت های الکترونیکی لازم برای استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات را دارند (4.2.2). توجه: "تضمین" شامل آزمایش زیرساخت ها و برنامه ریزی جایگزین در صورت لزوم است!
چنین تکنیک‌های ممیزی به کمک رایانه (CAAT = تکنیک‌های ممیزی به کمک رایانه) ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- انجام تماس های کنفرانسی
- جلسات در اینترنت
- ارتباطات تعاملی مبتنی بر وب
- دسترسی الکترونیکی از راه دور به اسناد سیستم مدیریت و/یا فرآیندهای سیستم مدیریت"
"ممیزی از راه دور: بررسی DQS در مورد پذیرش ممیزی از راه دور"
ممیزی از راه دور با DQS
با تحول دیجیتال و همه گیری کرونا، ممیزی از راه دور جایگاه ثابتی در بین روش های ممیزی به دست آورده است. از دیدگاه نهادهای اعتباربخشی، شرایط چارچوب رسمی وجود دارد. پیش نیازها از نظر فناوری و شایستگی ها نیز به وضوح مشخص شده است. بنابراین می توان از امکانات ارائه شده توسط ممیزی از راه دور به طور کامل استفاده کرد. با این وجود، استفاده از آنها همیشه باید با دقت مورد توجه قرار گیرد. هر موقعیتی را نمی توان به اندازه کافی از راه دور ارزیابی کرد. بنابراین، DQS وضعیت مربوطه در شرکت شما و خطرات مرتبط با پیاده سازی را از قبل با شما بررسی می کند.
به سادگی از کیفیت استفاده کنید
DQS از زمان تاسیس خود در سال 1985 به عنوان اولین گواهی کننده سیستم های مدیریت آلمانی، متعهد به موفقیت پایدار مشتریان خود بوده است. با ممیزی های ارزش افزا و مفاهیم مشتری مداری، ما سازمان ها را تا سرآمد کسب و کار همراهی می کنیم.
علاوه بر ارزیابی بر اساس استانداردهای سیستم مدیریت فردی، ممیزی ترکیبی و همزمان سیستم های مدیریت کاملاً یکپارچه فرصت های متعددی را در اختیار شما قرار می دهد. ارزیابی بین رشته ای امکان بهره برداری از هم افزایی و در عین حال، شناسایی تعاملات و تضادهای بین موضوعات مختلف را فراهم می کند.
در ارتباط با ISO 19011، ما همچنین ممیزی های شخص ثانویه را به عنوان خدماتی برای حوزه های موضوعی انتخاب شده، به عنوان مثال به عنوان ممیزی تامین کننده، ارائه می دهیم.
به منظور افزایش مزایا برای مشتریان خود، ما در انتخاب و آموزش بیشتر ممیزان خود بر صلاحیت های متعدد تمرکز می کنیم: ممیزان DQS به طور متوسط حداقل سه استاندارد را پوشش می دهند. ما را به قولمان بپذیر ما مشتاقانه منتظر صحبت با شما هستیم.
DQS خبرنامه
مطلع باشید و در خبرنامه ما مشترک شوید!
نویسنده
Julian König
Head of Product Management & Accreditation at DQS and also an expert for ISO 50001, Julian König is responsible for accreditation-compliant product support and development for DQS's focus products. The bundling of know-how in his team creates a strong connection to the needs of the market. With his expertise in standards, he is also a sought-after author and moderator.
Loading...