این روزها پایبندی بر لبان همه است، اما مدیران ارشد اغلب درک این واژه و معنای آن را دشوار می دانند. با این حال، انطباق به معنای چیزی کمتر از "رفتار قانونی منطبق با اخلاقیات صحیح" نیست - البته، درست است؟

Loading...

محتوا
•    مدیریت انطباق خوب وضوح ایجاد می کند
•    به حداقل رساندن موثر خطرات مسئولیت با مدیریت انطباق
•    مدیریت انطباق در رویه قضایی
•    مدیریت انطباق - فقط یک سیستم مدیریتی دیگر؟
•    سیستم مدیریت انطباق به عنوان یک "پرانتز"
•    انطباق - مزایای آن چیست؟
•    نتیجه

به نظر می رسد که معنای Compliance کاملاً واضح و ساده است و بیش از هر چیز خود توضیحی است. افراد مسئول در یک سازمان فقط باید به تمام قوانین (قانونی) مربوطه پایبند باشند و از نظر اخلاقی به شیوه ای صحیح عمل کنند و انطباق برقرار شود - مشکل چیست؟

پاسخ این است: واقعیت متفاوت است. بسیاری از مدیران و کارمندان شرکت قوانینی را که قرار است رعایت کنند، نمی دانند. دیگران آنها را می شناسند، اما عمداً رعایت نمی کنند. از سوی دیگر، برخی ممکن است در نگاه اول به نظر نرسد که قوانین را زیر پا نمی گذارند، اما از نظر اخلاقی ارزش خاصی ندارند یا طبق استانداردهای CSR امروزی به سختی قابل توجیه هستند.

تعداد کمی از شرکت ها در یک منطقه خاکستری فعالیت می کنند که گاهی به سمت روشنایی و گاهی به تاریکی تغییر می کند. با این حال، مدیران بیشتر و بیشتری نیاز به روشن کردن این نیمه تاریکی را تشخیص می دهند - به ویژه به دلیل خطرات مربوط به مسئولیت.

مدیریت انطباق خوب وضوح ایجاد می کند

بنابراین شرکت ها به سیستمی نیاز دارند که اطمینان حاصل کند که همه قوانین (قانونی) شناخته شده و به آن پایبند هستند. یک سیستم مدیریت انطباق موثر (CMS) وضوح و اطمینان قانونی ایجاد می کند. همچنین به مدیریت کمک می کند تا فرهنگ شرکتی را ایجاد کند که به تنهایی زندگی می کند و در آن هر نوع تخلفی یک گزینه نیست. این فرهنگ شرکتی، که در ایالات متحده به طور مجازی به عنوان "لحن در بالا" نامیده می شود، در نهایت همچنین کلیدی است برای آغشته کردن موثر و مناسب کل شرکت به ایده انطباق.

به حداقل رساندن موثر خطرات مسئولیت با مدیریت انطباق

به طور رسمی اطمینان از انطباق با قوانین از طریق یک سیستم مدیریت انطباق که به طور موثر اجرا شده است، کمک اساسی به اجتناب یا به حداقل رساندن مسئولیت می کند، و این ممکن است برای یک سازمان وجود داشته باشد. این امر به ویژه در مورد افرادی که واقعاً اقدام می‌کنند صدق می‌کند، زیرا بسته به نظام حقوقی، افرادی که شخصاً یا سازمان یا در بدترین حالت هر دو اقدام می‌کنند، ممکن است تحت پیگرد قانونی قرار گیرند. این موارد ممکن است با جریمه های قابل توجه یا حبس همراه باشد.

مدیریت انطباق در رویه قضایی

بسیاری از تعهدات مدیریت برای اقدام قانونی، اطمینان از اینکه شرکت این کار را انجام می دهد، و وظیفه مراقبت برای کنترل عملیات قانونی معمولاً از قانون شرکت نشات می گیرد، اگرچه ممکن است بسته به محیط قانونی خاص متفاوت باشد. وظیفه سازمان و گزینش نسبت به کارکنان. بنابراین، به عنوان یک قاعده، مدیریت شرکت مدیریت باید اقدامات احتیاطی را برای اطمینان از رفتار قانونی سازمان و کارکنان آن انجام دهد. در این صورت: اگر مدیریت شرکت به این تعهدات عمل نکند، یا این کار را ناکافی انجام دهد، ممکن است آنها یا سازمان مسئول باشند. این ممکن است منجر به ریسک‌های بدهی عظیمی شود که ممکن است به سه رقمی میلیون‌ها یا حتی میلیاردها یورو برسد.

در صورتی که مدیریت به وظایف خود عمل نکند یا به طور ناکافی به آنها عمل کند، می‌توان در این خصوص مسئول دانست.»

مدیریت انطباق - فقط یک سیستم مدیریتی دیگر؟

مدیریت عالی بدون سیستم مدیریتی مناسب نمی تواند وظیفه کنترل خود را به اندازه کافی انجام دهد. بنابراین هیچ راه حلی برای معرفی CMS وجود ندارد، حتی از نظر رویه قضایی. حداقل، این در مورد شرکت‌هایی که می‌خواهند در رابطه با مسائل مربوط به مسئولیت ناشی از نقض قوانین در سمت امن باشند، صادق است.

بسیاری از شرکت ها می ترسند که مدیریت انطباق به معنای معرفی سیستم مدیریت دیگری باشد. با این حال، هنوز یک سوء تفاهم گسترده در پشت این مفهوم وجود دارد، زیرا شرکت ها اساساً تنها یک سیستم مدیریت دارند! به عنوان یک قاعده، سیستم مدیریت موجود بر اساس ISO 9001 است که سپس الزامات سایر استانداردها در آن یکپارچه می شود.

این نیز یکی از مزایای بزرگ ساختار پایه مشترک، به اصطلاح ساختار سطح بالا (HLS) است که تمام استانداردهای مدرن سیستم مدیریت ISO از جمله ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001، ISO 50001 و ISO 27001 دارای آن هستند. و همچنین ISO 37301. HLS یک سیستم مدیریت یکپارچه را به طور قابل توجهی کارآمدتر می کند، زیرا ادغام الزامات مجموعه های مختلف مقررات اکنون تا آخرین گوشه یک شرکت امکان پذیر است.

سیستم مدیریت انطباق به عنوان یک "پرانتز"

یک CMS مطابق با ISO 37301 همچنین می‌تواند در سیستم مدیریت موجود ادغام شود. در اطراف همه موضوعات مربوط به انطباق که توسط استانداردهای دیگر مورد بررسی قرار می‌گیرند، مانند مهاربندی عمل می‌کند. به عنوان مثال، مدیریت کیفیت عمدتاً با خطرات ناشی از مسئولیت محصول، مدیریت زیست محیطی با خطرات ناشی از قوانین زیست محیطی مربوطه و غیره سروکار دارد.

"تمام اطلاعات و تجزیه و تحلیل ریسک از مناطق جداگانه در CMS جمع آوری شده است و به شرکت یک مبنای قانونی مطمئن برای اقدامات خود می دهد."

کلیه مسائل و خطرات قانونی که هنوز در نظر گرفته نشده و یا به اندازه کافی مورد توجه قرار نگرفته اند، توسط سیستم مدیریت انطباق ثبت، ارزیابی و مدیریت می شوند. یک کد فراگیر از ارزش ها، کنترل های داخلی اضافی و تنظیمات ارزیابی ریسک، از شرکت و افرادی که مسئولانه عمل می کنند محافظت می کند. در این رابطه تحلیل ریسک نقش تعیین کننده ای دارد.

این شامل شناسایی نقاط و عملکردهایی است که در آن تخلفات قانونی ممکن است که می تواند شدیدترین عواقب را برای شرکت داشته باشد. بنابراین باید یک سیستم ایمنی برای دستیابی به بیشترین درجه تشخیص ممکن نصب شود. صرفاً فرض اینکه "اوه، ما آن را نداریم" به نظر کمک چندانی نمی کند - و همچنین درک کمی از مجریان قانون یا دادگاه پیدا خواهد کرد.

انطباق - مزایای آن چیست؟

  • تجزیه و تحلیل معتبر از خطرات انطباق در شرکت شما
  • انطباق سیستماتیک با مقررات قانونی
  • کاهش موثر ریسک های بدهی
  • بهبود تصویر شرکت

نتیجه

ساختارهای شفاف تضمین می‌کنند که نقض‌های انطباق می‌توانند سریع‌تر شناسایی شوند و مسئولیت‌ها ایجاد شود. در صورت پیگیری قانونی، مدیریت انطباق به تبرئه کمک خواهد کرد. حداقل، این احتمال وجود دارد که منجر به کاهش مسئولیت شود، زیرا تمام دلایلی که علیه یا به نفع متهم صحبت می کند برای تعیین محدوده مجازات استفاده می شود.

fragen-antwort-dqs-fragezeichen auf wuerfeln aus holz auf tisch
Loading...

ما خوشحال خواهیم شد که به سوالات شما پاسخ دهیم

موضوع هیجان انگیز؟ با ما تماس بگیرید.

بدون تعهد و رایگان.

اما یک چیز باید روشن باشد: «استانداردهای ممیزی » مانند ISO 37301، نظرات حقوقی هستند که دادگاه‌ها می‌توانند و در صورت لزوم به آن‌ها توجه می‌کنند، مشروط بر اینکه مطابق با تخلف قانونی باشند. با این حال، اگر CMS وجود نداشته باشد، این به خودی خود نقض وظیفه توسط مدیریت است که به احتمال زیاد تأثیر تشدید کننده ای بر مجازات خواهد داشت. یک شرکت با موقعیت مناسب باید صرفاً به دلیل نیاز خود مدیریت به حفاظت با موضوع انطباق برخورد کند.

باید اشاره کنیم که طبیعتاً با هر نظام حقوقی و اشکال مختلف حقوق خصوصی و کیفری آن آشنایی نداریم. با این حال، به طور کلی این مورد است که هر سیستم حقوقی، طرف های مسئول را تحت تعقیب قرار می دهد. سپس سیستم مدیریت انطباق باید در سیستم حقوقی مربوطه اعمال شود.

نکته: همچنین پست وبلاگ ما را بخوانید مدیریت انطباق در SMES - ضروری یا اختیاری؟ توسط ویولا بیکن

نویسنده
Hubert Spahn

Hubert Spahn is a lawyer as well as a product expert for compliance at DQS. Mr. Spahn also contributes his many years of experience as lead auditor for quality management and various industry standards.

Loading...