مهم نیست که چقدر ممیزی انجام داده اید، اولین ممیزی از راه دور شما مطمئناً یک چالش خواهد بود. آمادگی خوب کلید موفقیت است. در این مقاله نکات ارزشمندی را در این مسیر به شما ارائه خواهیم داد.
این قسمت پنجم از مجموعه مقالات هفت قسمتی در مورد ممیزی از راه دور است:
- بخش 1 - نحوه انجام ممیزی از راه دور
- بخش 2 - ارزیابی ریسک
- قسمت 3 - روش ممیزی
- بخش 4 – فناوری
- قسمت 5 - آماده سازی
- قسمت 6 - نکاتی برای انجام ممیزی از راه دور
- قسمت 7 - پیگیری
انجام ممیزی از راه دور نیاز به آماده سازی کامل دارد - حتی دقیق تر از ممیزی در محل. ممیز تعیین خواهد کرد که چه کسی، چه زمانی و از طریق چه کانالی باید شرکت کند. در ابتدا، این شبیه به یک برنامه ممیزی سنتی است. با این حال، ایجاد هر گونه تغییر در طول ممیزی از راه دور تقریبا غیرممکن می شود: برنامه ریزی مجدد یک جلسه با شرکت کنندگان در مکان های مختلف می تواند به سرعت منجر به هرج و مرج شود.
اشتباه شرم آور دیگری که باید از آن اجتناب کرد، سردرگمی در مناطق زمانی است. با ممیزی در محل، هیچ دلیلی برای مشخص کردن منطقه زمانی در برنامه ممیزی وجود نداشت - همیشه منطقه زمانی مکان بود. با این حال، هنگامی که شرکت کنندگان در کنفرانس وب در قاره های مختلف هستند، یک اشتباه کوچک می تواند عواقب بزرگی داشته باشد.
در مورد مدت زمان ممیزی از راه دور، به تجربه می توان گفت که ممیزی از راه دور نباید کوتاهتر از ممیزی در محل باشد. برعکس، دلایل خوبی برای برنامه ریزی برای مدت زمان ممیزی طولانی تر وجود دارد، به خصوص اگر این اولین ممیزی از راه دور شما باشد.
مشکلات فنی (به عنوان مثال، مشکلات اتصال) ممکن است باعث تاخیر شود. توصیه می شود برای جبران قطعی ها زمان بیشتری را پیش بینی و برنامه ریزی کنید
ممیزان به زمان بیشتری برای پردازش اطلاعات از طریق صفحه نمایش نسبت به زمانی که در محل حضور داشتند نیاز دارند
شرکت کنندگان به استراحت های مکرر نیاز دارند زیرا کنفرانس های اینترنتی استرس زاتر از جلسات حضوری هستند
دقیقاً به دلیل اینکه کنفرانس وب می‌تواند طاقت‌فرسا باشد، توصیه می‌شود به جای برنامه‌ریزی یک روز بسیار فشرده، چندین جلسه کوتاهتر سازماندهی کنید و آنها را در چند روز پخش کنید.
مشکلات اتصال و کیفیت صدا در کنفرانس وب رایج است. هرگز نمی توان آنها را به طور کامل حذف کرد - اما به آزمایش اتصال از قبل و اطمینان از آشنایی همه شرکت کنندگان ممیزی با سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز کمک زیادی می کند. واحد مورد ممیزی همچنین باید اطمینان حاصل کند که محیطی آرام برای همه شرکت کنندگان در دسترس است تا از تداخل و سر و صدای پس زمینه جلوگیری شود.
قبل از انجام ممیزی، همچنین باید تعیین کنید که آیا جلسات باید ضبط شوند یا خیر. در حالی که ضبط جلسات می تواند برای مستندسازی ممیزی مفید باشد، مسائل مربوط به امنیت داده و حفظ حریم خصوصی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود. نه تنها به رضایت همه شرکت کنندگان نیاز دارید، بلکه باید در مورد جنبه امنیتی نیز بحث کنید و شرایط ذخیره سازی و حذف را تعیین کنید (به قسمت 4 و قسمت 7 مراجعه کنید). هنگام درخواست رضایت، به یاد داشته باشید که مشخص کنید آیا صدا، ویدیو، یا هر دو را ضبط خواهید کرد. اگر برای مستندسازی نتایج به ضبط‌ها تکیه می‌کنید، مطمئن شوید که راهی برای تعیین اینکه چه کسی چه گفته است وجود دارد.
با این حال، به یاد داشته باشید که اگر شما و ممیزی شونده تصمیم بگیرید که جلسات ممکن است ضبط نشوند، همچنان از نظر فنی امکان گرفتن اسکرین شات یا ضبط جلسه به روش دیگری وجود دارد (اما مجاز نیست!). ناگفته نماند که این یک نقض جدی رازداری و یکپارچگی حرفه ای خواهد بود. بنابراین، ممیزی از راه دور مستلزم سطح معینی از اعتماد بین ممیز و ممیزی شونده است.
پس از آماده سازی، ممیزی واقعی می آید. می‌توانید در بخش ششم بیشتر درباره این موضوع بخوانید - نکاتی برای انجام ممیزی از راه دور.
DQS خبرنامه
مطلع باشید و در خبرنامه ما مشترک شوید!
نویسنده
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...