ایمنی شغلی نیاز به ارتباط دارد - پرسش و پاسخ مهم

محتوا

• ISO 45001 استاندارد نیاز به ارتباط دارد
• منظور از ایزو 45001 از ارتباطات چیست؟
• آیا یک الزام استاندارد فراگیر برای ارتباط وجود دارد؟
• چه کسی باید ارتباط برقرار کند؟
• چه تعهدات قانونی باید رعایت شود؟
• آیا شرکت من باید برای شرایط اضطراری آماده باشد؟
• ارتباط چه زمانی کار می کند؟
• درک اطلاعات - چگونه یک سازمان می تواند این را تضمین کند؟
• چه چیزی ارتباط داخلی را تشکیل می دهد - و چه چیزی ارتباط خارجی را تشکیل می دهد؟
• بهداشت و ایمنی شغلی نیاز به ارتباطات - نتیجه گیری
• توجه: ISO 45001 جایگزین BS OHSAS 18001 شده است

ISO 45001 - استاندارد نیاز به ارتباط دارد

در مارس 2018، ISO 45001 برای اولین بار پس از پنج سال توسعه منتشر شد. هدف پشت آن: ایمن‌تر کردن کار با استفاده از استاندارد بین‌المللی «ایمنی و سلامت در محل کار» (OHS). در نظر گرفته شده است که شرکت ها را قادر می سازد تا خطرات ناشی از آسیب به سلامتی، حوادث و صدمات را برای کارکنان در مراحل اولیه شناسایی و به حداقل برسانند. ارتباطات داخلی و خارجی سازمان در این امر نقش اساسی دارد.

برای اینکه ارتباطات درون سیستم مدیریت OHS با استاندارد مطابقت داشته باشد، شرکت شما باید فرآیند مناسبی را تعریف، اجرا و حفظ کند. با کمک این فرآیند ارتباطی، قبل از هر چیز باید مشخص شود که در مورد چه چیزی، چه زمانی، با چه کسی و چگونه در داخل و خارج ارتباط برقرار می شود. یکی از جنبه های مهم این امر رعایت تعهدات قانونی و توجه به ذینفعان مربوطه شماست. پیوندها به سایر فصول استانداردها - به ویژه فصل 8.2 "برنامه ریزی و واکنش اضطراری" - نشان می دهد که ارتباطات داخلی و خارجی در کجا نقش مهمی دارند.

الزامات اصلی برای ارتباطات در فصل 7.4 توضیح داده شده است. الزامات اضافی در مورد وظیفه اطلاع رسانی و موضوعات مرتبط با ارتباطات را می توان در فصل های استانداردهای زیر یافت:

• شناخت سازمان و زمینه آن (4.1).
• درک نیازها و انتظارات کارگران و سایر اشخاص ذینفع (4.2)
• رهبری و تعهد (5.1)
• شناسایی خطرات و ارزیابی ریسک ها و فرصت ها (6.1.2)
• تعیین الزامات قانونی و سایر الزامات (6.1.3)
• اقدام برنامه ریزی (6.1.4)
• آمادگی و واکنش اضطراری (8.2)
• ارزیابی انطباق (9.1.2)
• رخداد، عدم انطباق، و اقدام اصلاحی (10.2)

بهداشت و ایمنی شغلی و ارتباطات - پرسش ها و پاسخ های کلیدی

موفقیت یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به رهبری، تعهد و رفتار تمام سطوح سلسله مراتبی و عملکردهای درون یک شرکت بستگی دارد. ارتباط نیز نقش اساسی دارد. آندریاس ریتر، کارشناس استانداردهای DQS و ممیز قدیمی برای سلامت و ایمنی شغلی، به سوالات مهمی در مورد ارتباطات در ISO 45001 پاسخ می دهد.

منظور از ایزو 45001 از ارتباطات چیست؟
برخلاف انتظارات، فصل 3 "شرایط" تعریفی از "ارتباطات" ارائه نمی کند. اینکه استاندارد دقیقاً چه چیزی را با آن درک می کند فقط در چارچوب الزامات روشن می شود - و سپس به طور خاص:

دانستن این موضوع می تواند برای درک برخی الزامات استاندارد بسیار مفید باشد.

بنابراین اطلاعات باید قابل اعتماد به دست بیاید، درست است؟

بله. برای مثال، عبارت قسمت زیر از فصل 7.4 معمولی است: "سازمان باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات OHS که باید ارسال شود با اطلاعات تولید شده در سیستم مدیریت OHS مطابقت داشته باشد و قابل اعتماد باشد." واضح است که این فقط مربوط به انتقال اطلاعات OHS است، نه به اشتراک گذاری آن.

آیا یک الزام استاندارد اساسی برای ارتباط وجود دارد؟

الزام به تعریف، پیاده سازی و حفظ یک فرآیند ارتباطی مناسب قطعاً اساسی است. این شامل، به ویژه، تعیین مرکزی،

• در مورد چی
• چه زمانی
• با کی و
• چگونه

ابلاغ می شود. با این حال، جالب است که بیهوده در استاندارد ایمنی و بهداشت شغلی برای نیاز "چه کسی" ارتباط برقرار می کند جستجو می شود. پاسخ به این سوال را فقط می توان با نتیجه گیری معکوس یافت که کاملاً با استاندارد مدیریت کیفیت ISO 9001:2015 متفاوت است.

ارتباطات در بهداشت و ایمنی شغلی: چه کسی باید ارتباط برقرار کند؟

در ISO 45001:2018 تعریف صریحی از اینکه چه کسی ارتباط برقرار می کند وجود ندارد. بنابراین یک نتیجه معکوس لازم است: از الزامات استاندارد برای مشخص کردن ارتباط داخلی "با چه کسی" در چه شرایطی انجام می شود، شبه به طور خودکار "چه کسی" وظیفه "ارسال" را به صورت الزام آور بر عهده می گیرد.

اساساً، یک فرآیند ارتباطی کارآمد نیاز به یک نهاد هماهنگ کننده، مانند واحد ستادی «ارتباطات بحران» دارد. همچنین به اطلاعاتی در دسترس فوراً در مورد اینکه چه کسی در کدام نقطه از شرکت ارتباط برقرار می کند، نیاز دارد.

ارتباطات بحران - آیا اساساً مربوط به حوادث صنعتی نیست؟
دقیقا. ارتباط مناسب یک پیش نیاز ضروری برای قصد کاهش بیشتر تعداد تصادفات است. و نباید فراموش کرد: در اینجا، به ویژه، الزامات قانونی و در نتیجه تعهدات قانونی یک سازمان وجود دارد که کاملاً باید رعایت شود، حتی فراتر از استاندارد OHS.

چه تعهدات قانونی باید رعایت شود؟
در مواقع اضطراری، خدمات امداد و نجات اغلب باید هشدار داده شود. رویه‌های تعریف‌شده واضح برای هشدار می‌تواند برای کسانی که درگیر هستند نجات بخش باشد. مهم است که نه تنها متخصص ایمنی شغلی می داند که چه کاری باید انجام دهد، بلکه کارمندان نیز می دانند.

ISO 45001 - ایمنی و سلامت در کار
شناسایی، به حداقل رساندن و اجتناب بهینه از خطرات ناشی از آسیب به سلامت و حوادث برای کارکنان؟ مبنای مناسب برای این امر یک سیستم مدیریت گواهی شده مطابق با ISO 45001 است.

برخی از شرایط اضطراری، مانند انتشار مواد مضر به دنبال انفجار یا جابجایی نامناسب با مواد خطرناک، نه تنها نیاز به هشدار سریع و هماهنگ خدمات اورژانسی دارد. آنها معمولاً مستلزم اطلاع رسانی فوری به مقامات مربوطه نیز هستند. در چنین مواردی، حفاظت و ایمنی مردم نیز ممکن است در خطر باشد.

ایمنی و ارتباطات شغلی: خطرات سازمانی کجاست؟

اگر تعهدی برای گزارش وجود داشته باشد، شرکت باید دقیقا بداند که به کدام مراجع و بر اساس چه مشخصاتی باید مطلع شود. اما این همه ماجرا نیست. اگر این وضعیت اضطراری به طور غم انگیزی منجر به مرگ و میر شود، کارفرما باید بلافاصله گزارش حادثه را به انجمن بیمه مسئولیت کارفرمایان ارائه کند - اتفاقاً همه آنها به موضوع "طرفین ذینفع مربوطه" نیز می پردازند.

هر کسی که در شرکت مسئول چنین گزارشی است معمولاً زمانی برای تحقیق طولانی در مورد اینکه به چه کسی و به چه روشی باید گزارش شود، ندارد. اگر حادثه خیلی دیر یا در محل اشتباه گزارش شود، ناگزیر عواقب قانونی در پی خواهد داشت.

در مواقع اضطراری به چه کسی دیگری باید اطلاع داد؟

در شرایط اضطراری که قبلاً توضیح داده شد، لطفاً نه تنها به فکر کارمندان و مقامات مسئول باشید. سایر اشخاص ذینفع مرتبط نیز باید به درستی مطلع شوند، یا بخواهند به طور واقعی از آنها مطلع شوند، برای مثال پلیس، دفتر دادستانی و مطبوعات. سبک ارتباطی مناسب نیز مهم است. افراد ذی صلاح باید بتوانند به سوالات این افراد علاقه مند پاسخ دهند تا هیچ گزارش نادرستی که می تواند به شرکت شما آسیب برساند منتشر نشود.

آیا شرکت من باید برای شرایط اضطراری آماده باشد؟

مطمئناً، فقط نگاهی به فصل استاندارد 8.2 "آمادگی و واکنش اضطراری" بیندازید. در اینجا شرکت موظف است بر اساس یک فرآیند ارتباطی تعریف شده برای شرایط اضطراری احتمالی آماده شود تا پاسخ برنامه ریزی شده امکان پذیر باشد. فصل 6.1.2.1 "شناسایی خطرات" نیز در اینجا نقش مهمی دارد. این پیوندها در استاندارد، درک اهمیت ارتباط مناسب را آسان می کند.

ایمنی و بهداشت شغلی: ارتباطات چه زمانی کار می کند؟

به طور کلی می توان گفت که ارتباطات در سیستم مدیریت SGA زمانی هدف خود را برآورده می کند که شرکای ارتباطی یکدیگر را درک کنند یا همه مخاطبان اطلاعات SGA بتوانند به راحتی محتوای آن را درک کنند. بنابراین ISO 45001 تاکید زیادی بر حصول اطمینان از اینکه جنبه هایی که می توانند درک متقابل را مختل کنند یا حتی از درک متقابل جلوگیری کنند، توسط سازمان در نظر گرفته می شود - این استاندارد همچنین به جنبه های تنوع در این زمینه اشاره می کند.

مسائل تنوع چیست؟
«تنوع افراد» جنبه بسیار مهمی است، مثلاً با توجه به توانایی ها و امکانات افراد، مربوط به جنسیت، زبان، فرهنگ، سواد، ناتوانی و غیره. در عمل، این بدان معناست که اطلاعات OHS باید به گونه‌ای نوشته شود که هر کارمندی بتواند آن را درک کند.

این شامل کارمندانی می شود که توانایی خواندن محدودی دارند یا کسانی که زبانی را که ارتباط به آن نوشته شده نمی دانند. در پایان، ممکن است لازم باشد اطلاعات مربوط به OHS به صورت شفاهی یا ترجمه شده ارائه شود.

درک اطلاعات - چگونه یک سازمان می تواند این را تضمین کند؟

اول و مهمتر از همه، نیاز به ایجاد فرآیندهای ارتباطی مناسب، یعنی فرآیندهای منطبق با استانداردها، با جزییات دستورالعمل های کاری مشخص و جلسات توجیهی دارد. استاندارد SGA همچنین تعدادی الزامات را بر محتوای ارتباطات و خود فرآیندهای ارتباطی تحمیل می کند. تعهدات قانونی و سایر تعهدات سازمان و همچنین نظرات و نیازهای ذینفعان خارجی باید در نظر گرفته شود.

نیازهای طرف های ذینفع خارجی در مورد چیست؟

به عنوان مثال، به این معنی است که اطلاعات SGA که مخابره می شود باید به صورت واقعی، قابل قبول، سازگار، کامل و البته قابل اعتماد باشد. علاوه بر این، باید پاسخگوی نیازهای مخاطبان باشد و همچنین باید شفاف باشد، به عنوان مثال در رابطه با این سوال که یک پیام چگونه به وجود آمده است. برعکس، اظهارات یا ورودی های مرتبط از کارکنان، حداقل تا آنجا که به سیستم مدیریت SGA مربوط می شود، باید توسط شرکت در قالب یک پاسخ مناسب مورد توجه قرار گیرد.

چه چیزی ارتباط داخلی را تشکیل می دهد - و چه چیزی ارتباط خارجی را تشکیل می دهد؟

شاید بتوان آن را اینگونه خلاصه کرد: از لحاظ داخلی، باید بین سطوح و عملکردهای مختلف با توجه به اطلاعات مربوط به SGA و تغییرات در سیستم مدیریت SGA ارتباط برقرار شود. کارمندان باید فرصت مشارکت در بهبود مستمر سیستم مدیریت SGA را از جمله موارد دیگر داشته باشند. از سوی دیگر، ارتباطات خارجی بر ارتباط یا انتقال اطلاعات مربوط به SGA به دنیای خارج با در نظر گرفتن تعهدات قانونی و سایر الزامات تمرکز دارد.

بهداشت و ایمنی شغلی نیاز به ارتباطات - نتیجه گیری

چه در داخل و چه در خارج، چه زمانی، با چه کسی و چگونه ارتباط برقرار می شود؟ مدیران چه نقشی در روشن ساختن اهمیت بهداشت و ایمنی شغلی در فعالیت های روزمره دارند؟ کارکنان چه فرصت هایی برای انتقال اطلاعات در مورد خطرات و موارد نزدیک دارند؟ کارشناس ایمنی شغلی یا افسر ایمنی از چه لحاظ درگیر است؟

شرکت شما باید همه اینها را مطابق با DIN EN ISO 45001 تعریف کند تا ارتباطات واقعاً انجام شود. فرآیندها و رویه‌ها در ارتباطات عملیاتی، و همچنین دستورالعمل‌ها و چک‌لیست‌های ایمنی شغلی، باید برای همه کسانی که درگیر هستند قابل قبول، کامل، قابل اعتماد و قابل درک باشند - تنوع کلمات کلیدی. در ارتباطات خارجی نیز رعایت تعهدات قانونی است، مثلاً در برنامه ریزی اضطراری و پاسخگویی به شرایط اضطراری.

ارتباط مستقیم، بحث‌های شخصی و در صورت لزوم پرسیدن اینکه آیا اظهارات قابل درک هستند یا خیر - نکته اصلی این است که آندریاس ریتر، متخصص استاندارد، به این نتیجه می‌رسد که تبادل و ارائه اطلاعات یک عامل کلیدی در افزایش ایمنی و بهداشت شغلی در شرکت است.

توجه: ISO 45001 جایگزین BS OHSAS 18001 شده است

در 30 سپتامبر 2021، استاندارد بریتانیایی OHSAS 18001 که بیش از 20 سال است با مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مرتبط بوده، با ISO 45001 جایگزین شد. سازمان هایی که دارای یک سیستم مدیریت گواهی شده هستند به طور کلی با روش جایگزینی و دوره های انتقال تعیین شده توسط مجمع بین المللی اعتباربخشی (IAF) آشنا هستند. همانند بازنگری هر دو ISO 9001 و ISO 14001، یک دوره انتقال سه ساله برای تغییر تعیین شد. ابتدا قرار بود در 11 مارس 2021 به پایان برسد، اما به دلیل همه گیری کووید 19 توسط IAF شش ماه تمدید شد. اکنون تمام گواهینامه ها مطابق با BS OHSAS 18001 اعتبار خود را از دست داده اند. استاندارد قدیمی جایگزین شده است. در اصل، DQS هنوز طبق استاندارد قدیمی سال گذشته گواهینامه ها را انجام داده بود - اما فقط تا 30 سپتامبر 2020. پس از آن تاریخ، هزینه مالی صدور گواهینامه دیگر قابل توجیه نبود.

DQS - شریک مناسب از ابتدا

معرفی یک سیستم مدیریت SGA متناسب با شرکت شما راهی آینده‌نگر برای ایجاد اعتماد و گسترش فرصت‌های بازار است. شرکت‌های موفق همچنین در گواهی‌نامه فرصتی برای تشخیص دقیق‌تر ریسک‌ها و پتانسیل‌ها از طریق یک دیدگاه بی‌طرف و مستقل از بیرون می‌بینند.

DQS در سال 1985 به عنوان اولین شرکت صدور گواهینامه آلمان تاسیس شد. از آن زمان، ما یکی از متخصصان ممیزی و گواهی‌دهنده پیشرو در سراسر جهان بوده‌ایم. شرکای موسس ما DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) و DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) هنوز شرکای مهمی برای آموزش و پرورش و همچنین کار استانداردسازی هستند.