اطلاعات مستند عنوان فصل 7.5 کلیه استانداردهای سیستم مدیریت سازمان بین المللی استاندارد (ISO) است که از سال 2012 منتشر شده است. این امر آن را بخشی جدایی ناپذیر از ساختار اساسی مشترک استانداردهای سیستم مدیریت مدرن، به اصطلاح ساختار سطح بالا می کند. (HLS). با بازنگری عمده ISO 9001 (مدیریت کیفیت) و ISO 14001 (مدیریت زیست محیطی) در سال 2015، این اصطلاح برای دایره وسیع تری از کاربران شناخته شد.

محتوا

  • اطلاعات مستند چگونه تعریف می شود؟
  • آیا هر گونه اطلاعات مستند "اطلاعات مستند" است؟
  • ایجاد اطلاعات مستند؟
  • تا چه حد باید ایجاد شود؟
  • آیا کتابچه راهنمای مدیریت کیفیت هنوز اجباری است؟
  • نتیجه گیری: اطلاعات مستند

در نسخه‌های قبلی استانداردهای بین‌المللی سیستم‌های مدیریتی، هنوز صحبت از «اسناد»، «الزامات مستندسازی»، «اسناد» و «سوابق» وجود داشت. اکنون استانداردهای ISO این اصطلاحات را تحت عنوان "اطلاعات مستند" خلاصه می کنند.

با این حال، برای کاربران استاندارد، استفاده از اصطلاح جمعی اجباری نیست. کسانی که مایل هستند البته می توانند در اطلاعات مستند خود و هنگام برخورد با آن از شرایط خود شرکت استفاده کنند. با این حال، باید اطمینان حاصل شود که استفاده از اصطلاحات سیستماتیک و یکنواخت است. به عنوان مثال، نباید منجر به سوء تفاهم در ممیزی های صدور گواهینامه خارجی شود.

اطلاعات مستند چگونه تعریف می شود؟

استاندارد بین المللی ISO 9000:2015-11 اصول و شرایط یک سیستم مدیریت کیفیت را تعریف می کند. در فصل 3.8.6، به عنوان "اطلاعاتی که باید توسط یک سازمان کنترل و نگهداری شوند" توضیح داده شده است. این شامل رسانه ای می شود که اطلاعات در آن موجود است. اینکه چه رسانه ای استفاده شود بستگی به سازمان شما دارد. امروزه این موارد به طور فزاینده ای شامل مستندات عکس، فیلم ها، فرمت های صوتی و راهنمایی اپراتورهای تعاملی می شود.

 

تعریف ISO 9000 همچنین بین سه حوزه تمایز قائل می شود که نشان دهنده موارد زیر است:

 

  • سیستم مدیریت و فرآیندهای آن
  • عملیات شرکت شما
  • شواهد نتایج

آیا هر گونه اطلاعات مستند "اطلاعات مستند" است؟

هر کس فکر می کند که اطلاعات مستند به معنای استاندارد به محض اینکه هر اطلاعاتی مستند شده است وجود دارد، در اشتباه است. وضعیت "اطلاعات مستند" بستگی به این دارد که آیا یک استاندارد، برای مثال ISO 9001، تصریح می کند که برخی اطلاعات نیز باید مستند باشند. اگر چنین است، این موضوع در فصول مربوطه و الزامات مربوطه ذکر شده است.

مدیریت کیفیت بر اساس ISO 9001

به دنبال گواهینامه ISO 9001 هستید؟ DQS 35 سال تجربه ارائه می دهد! ★ اولین گواهینامه ISO 9001 در آلمان (1986) ★ استاندارد مدیریت کیفیت

درباره استاندارد ISO 9001 بیشتر بدانید

علاوه بر این، اطلاعاتی که استاندارد مورد نیاز نیستند، اما ثبت می شوند، می توانند تحت شرایط خاصی به اطلاعات مستند در مفهوم استاندارد تبدیل شوند. اگر شرکت شما این اطلاعات را برای اثربخشی سیستم مدیریت خود لازم بداند، همیشه اینطور است.

برای مثال، اگر فهرستی از داده ها در مورد اشخاص ذینفع مربوطه یک شرکت در دسترس باشد، این به خودی خود اطلاعات مستندی به معنای استاندارد نیست. این به این دلیل است که چنین لیستی توسط استاندارد مورد نیاز نیست. با این حال، اگر شرکت شما این لیست را برای اثربخشی سیستم مدیریت ضروری بداند، می تواند به اطلاعات مستند "واقعی" تبدیل شود.

ایجاد اطلاعات مستند؟

با این حال، فصل 7.5.2 از استانداردهای شناخته شده ISO برخی از الزامات اساسی را بر ایجاد و به روز رسانی اطلاعات مستند تحمیل می کند. اینها از برچسب زدن تا قالب مناسب تا بررسی مناسب بودن و کفایت خود اطلاعات را شامل می شود. کنترل (فصل 7.5.3) نیز مشمول الزامات خاصی است که مهمترین آنها در دسترس بودن و محافظت از آن است.

سایر الزامات مربوط به توزیع، قابلیت کشف، دسترسی و استفاده، ذخیره سازی و بایگانی، حفظ و نظارت بر تغییرات است. یک الزام بسیار مهم مربوط به حفظ به عنوان مدرک انطباق است. این جنبه علاوه بر اهمیتی که برای سیستم مدیریت دارد، می تواند در زمینه مسائل حقوقی نیز نقش بسیار مهمی داشته باشد.

 

تا چه حد باید ایجاد شود؟

اینکه دقیقاً چه چیزی باید مستند باشد، در فصول جداگانه استاندارد مشخص شده است. نمونه هایی از این سیاست کیفیت، اهداف کیفیت یا به عنوان اثبات شایستگی هستند. با این حال، تعهد به ایجاد، نگهداری یا حفظ اطلاعات مستند بسته به رشته استاندارد متفاوت است.

 

تا آنجا که به دامنه مربوط می شود، موارد زیر تقریباً اعمال می شود: هرچه یک شرکت بزرگتر باشد، فرآیندها پیچیده تر و تعهد به ارائه شواهد گسترده تر باشد، باید گسترده تر باشد.

 

صنعت و شایستگی کارکنان شاغل در شرکت نیز نقش مهمی دارد.

 

آیا کتابچه راهنمای مدیریت کیفیت هنوز اجباری است؟

از زمان بازنگری ISO 9001 در سال 2015، دیگر نیازی به کتابچه راهنمای مدیریت کیفیت نیست. تصمیم برای کنار گذاشتن آن، تمایل عمومی استانداردهای سیستم مدیریت مدرن ISO را در نظر می گیرد تا به کاربران استاندارد آزادی بیشتری در طراحی سیستم مدیریت خود بدهد. با این حال، در عین حال، مدیریت ارشد به طور فزاینده ای برای پذیرفتن مسئولیت و پاسخگویی فراخوانده می شود.

 

نتیجه گیری: اطلاعات مستند

اطلاعات مستند عنوان فصل 7.5 تمام استانداردهای سیستم مدیریت فعلی ISO است و بنابراین بخشی جدایی ناپذیر از ساختار پایه مشترک آنها (ساختار سطح بالا / HLS) است. اصطلاح جمعی جایگزین الزامات اسناد قبلی، اسناد، مدارک و سوابق می شود.

 

بر اساس استاندارد بین المللی شناخته شده مدیریت کیفیت ISO 9000:2015، اطلاعات مستند «اطلاعاتی است که باید توسط یک سازمان کنترل و نگهداری شود». با این حال، فرمت و رسانه مشخص نشده است، فقط باید مناسب باشند. الزامات مشخصی برای مدیریت و نگهداری چنین اطلاعاتی بدون مشخص کردن دامنه آن اعمال می شود. این بستگی به نوع، اندازه و پیچیدگی یک شرکت و فرآیندهای آن دارد. اطلاعات مستند در صورتی که الزام استاندارد مربوطه باشد یا شرکت آن را برای اثربخشی سیستم مدیریت لازم بداند، به این عنوان گفته می شود.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

خوشحال می شویم به سوالات شما پاسخ دهیم

با ما تماس بگیرید. بدون تعهد و رایگان.

نویسنده
Ute Droege

DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.

Loading...