فرآیند بهبود مستمر (CIP) که به عنوان فرآیند بهبود مستمر نیز شناخته می‌شود، روشی از مدیریت کیفیت (ISO 9001) برای دستیابی مداوم به پیشرفت‌های کوچک در کیفیت فرآیند، کیفیت فرآیند، کیفیت محصول، قابلیت تحویل و کیفیت خدمات است.
هدف کلی افزایش اثربخشی و کیفیت در سازمان ها یا شرکت ها از طریق بهبود مستمر رویه ها و فرآیندهای داخلی است.
محتوا
بهبود مستمر به چه معناست؟
روند بهبود مستمر ریشه در صنعت خودروسازی دهه 1950 دارد، به طور خاص در اصل ژاپنی "کایزن" که به معنای "تغییر به سوی بهتر" است. ویژگی مشخص کایزن این است که بهبود باید تدریجی و در مقیاس کوچک باشد. به عنوان مسیری پیوسته برای پیشرفت کوچک، که همیشه تکرار می شود و هرگز به پایان نمی رسد. کایزن یا CIP برای موفقیت کوتاه مدت طراحی نشده است. شرکت ها در این امر موفق هستند اگر به طور مداوم این اصل را دنبال کنند و به طور دائم روی بهبود کار کنند.
پیش نیازهای مهم برای فرآیند بهبود مستمر
به منظور دستیابی به موفقیت بلندمدت از طریق استفاده از فرآیند بهبود مستمر، یک سازمان به همه افراد درگیر نیاز دارد که با هم جمع شوند و مایل باشند که به طور مداوم بهبودهای کوچکی را در زمینه کاری مربوطه خود انجام دهند. برای اینکه این اتفاق بیفتد، مهم است که شرایط چارچوب مناسب باشد.
مدیریت ارشد باید به نفع CIP تصمیم آگاهانه بگیرد و آن را در فرهنگ شرکت تثبیت کند. این را می توان از طریق اقدامات آموزشی بیشتر، با ادغام چرخه PDCA در فرآیندها و گردش کار، و با در دسترس قرار دادن زمان کار انجام داد.
همه دست اندرکاران باید بدانند که با روند بهبود مستمر، هیچ تغییر ناگهانی ایجاد نمی شود. در عوض، بهینه سازی و تکمیل تدریجی مهم ترین بخش های یک شرکت است.
چه کسی در فرآیند بهبود مستمر دخیل است؟
یکی از ویژگی های مهم فرآیند بهبود مستمر این است که بهبودها نه تنها توسط مدیران، بلکه در درجه اول توسط خود کارکنان برنامه ریزی و اجرا می شوند. این پیاده سازی مستقیم توسط همه دست اندرکاران فرآیندها در CIP از اهمیت بالایی برخوردار است.
هدف روش CIP ایجاد انگیزه در کارکنان برای مشارکت فعال در فرآیند بهبود مستمر است، بنابراین وظیفه آنها شناسایی و اجرای بهبودها در منطقه خود است. در دراز مدت، این بهینه سازی های کوچک منجر به افزایش کیفیت در محصولات و فرآیندها و همچنین در خدمات می شود.
مزایای فرآیند بهبود مستمر چیست؟
از طریق CIP می توان تمام فرآیندهای موجود در شرکت را ساده و ساده کرد. هزینه‌ها از طریق جریان‌های کاری کارآمدتر صرفه‌جویی می‌شوند، محصولات و/یا خدمات بیشتر با نیازهای مشتری هماهنگ می‌شوند، خدمات بهبود می‌یابد، و ضایعات از همه نوع کاهش می‌یابد.
اگر پیاده‌سازی‌های فردی امکان‌پذیر نباشد، مدیریت ارشد باید دلیل آن را به شیوه‌ای قابل درک توضیح دهد. یک فرآیند بهبود مستمر موفق مستلزم فرهنگ سازمانی مناسب و نمایش فعال CIP توسط تیم مدیریت است. سپس همه از نتایج یک فرآیند یادگیری مستمر بهره مند می شوند.
چگونه CIP را مدیریت کنیم؟
چرخه گام های کوچک در چرخه PDCA منعکس می شود. تا به امروز، مهم ترین ابزار کنترل برای بهبود مستمر است. PDCA مخفف عبارت Plan-Do-Check-Act است. PDCA فرآیند شناسایی و حل مستمر مشکلات در چهار مرحله است.
یک روش مرتبط روش SDCA (Standardize-Do-Check-Act) است.
چرخه PDCA چگونه به وجود آمد؟
چرخه PDCA فرآیندی است که بارها و بارها، از لحاظ نظری بی نهایت تکرار می شود و زمینه را برای بهبود مستمر یک سیستم مدیریت فراهم می کند. آغاز این مدل که به عنوان چرخه شوهارت یا چرخه دمینگ نیز شناخته می شود، به اوایل دهه 1930 برمی گردد.
مدل اولیه سه مرحله ای فیزیکدان و آماردان آمریکایی والتر اندرو شوهارت بعداً توسط شاگردش ویلیام ادوارد دمینگ با مرحله چهارم تکمیل شد.
دایره دمینگ در جنگ جهانی دوم برای اهداف نظامی با توجه به بهبود کیفیت تجهیزات جنگی مورد استفاده قرار گرفت، اما پس از سال 1945 نتوانست در بخش غیرنظامی در ایالات متحده و اروپا مورد پذیرش قرار گیرد.
این مدل سرانجام در اوایل دهه 1950 به عنوان بخشی از بازسازی اقتصاد و صنعت ژاپن به ابتکار دمینگ به کشور آسیای شرقی رسید، جایی که به یک داستان موفقیت تبدیل شد.
تا دهه 1980 بود که این مدل با نام چرخه PDCA که توسط دمینگ انتخاب شد، دوباره در غرب ظاهر شد. با استاندارد مدیریت کیفیت ISO 9001، چرخه PDCA سرانجام راه خود را به دنیای سیستم های مدیریتی پیدا کرد، جایی که از آن زمان تاکنون در سراسر جهان به عنوان یک رویکرد شرکتی کل نگر موفق بوده است.
چرخه PDCA چگونه با استانداردهای سیستم مدیریت ISO مرتبط است؟
از آنجایی که ساختار پایه مشترک استانداردهای سیستم مدیریت ISO (ساختار سطح بالا - HLS) در سال 2012 معرفی شد، تخصیص فصول استانداردها به چهار مرحله چرخه PDCA به وضوح قابل تشخیص است. با این حال، این تنها با بازنگری ISO 9001 و ISO 14001 در سال 2015 مورد توجه کاربران استانداردها در سراسر جهان قرار گرفت. استانداردهای ISO فصل 4 (زمینه سازمان) را به عنوان چارچوبی برای سیستم مدیریتی می بینند که چرخه PDCA در آن عمل می کند. با برجسته کردن مسئولیت ها و وظایف مدیریت ارشد در یک سیستم مدیریت، فصل 5 اکنون در مرکز چرخه PDCA قرار دارد.
فاز PLAN شامل فصل 6 (برنامه ریزی) است، که در آن رعایت الزامات استاندارد فصل 4 و 5 پیش نیازی برای برنامه ریزی معنادار و امیدوارکننده در فصل 6 است. فصل های 7 (پشتیبانی) و 8 (عملیات) به مرحله DO اختصاص داده شده اند. فصل 9 (ارزیابی عملکرد)، با عملکرد ممیزی های داخلی و بررسی های مدیریتی، فاز CHECK را نشان می دهد و فصل 10 (بهبود) مرحله ACT را مشخص می کند.
در مدیریت فرآیندهای شرکت و بهبود مستمر آنها در طول چرخه PDCA، تمرکز بر تفکر مبتنی بر ریسک و فرصت است (فصل 6).
چهار مرحله از چرخه PDCA
برنامه ریزی - انجام - بررسی - عمل. در مرحله PLAN، اولین گام شناسایی مشکلات است، به عنوان مثال، تعیین وضعیت فعلی. حداقل سوالات زیر مطرح می شود:
ماهیت مشکل چیست؟
هر چند وقت یکبار اتفاق می افتد؟
چه زمانی رخ می دهد؟
علت چیست؟
در مرحله بعد، ابتدا مسئله محدود می شود، یعنی به صورت عینی، بر اساس وضعیت واقعی از قبل تعیین شده، توضیح داده می شود و سپس مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. تجزیه و تحلیل امکان تعیین اهداف مناسب از جمله اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف را فراهم می کند.
مرحله DO
در مرحله Do، اقدامات تعریف شده در مرحله Plan ابتدا به صورت آزمایشی توسط همه کارکنان شرکت درگیر در مشکل موجود اجرا می شود. عامل تعیین کننده این است که اقدامات هنوز به طور کلی اجرا نشده است، یعنی به طور قطعی، اما هنوز واکنش های (بازار) در انتظار است.
مرحله را بررسی کنید
در این مرحله، سوال اصلی این است: آیا شرکت در مرحله آزمایشی به هدف خود دست یافته است؟ برای پاسخگویی مناسب به این سوال، داده‌های جمع‌آوری‌شده در مرحله Do مورد ارزیابی قرار گرفته و مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. اگر هنوز نیاز به تعدیل وجود دارد، باید در این مرحله اقدام کرد و در صورت لزوم باید اقدامی را پس گرفت. قبل از انتقال به مرحله قانون، همه مسائل باید حل شود.
مرحله ACT
در مرحله قانون، استانداردسازی با توجه به استراتژی ها، مفاهیم، فعالیت ها و اشیاء صورت می گیرد. این یک حالت واقعی جدید ایجاد می کند، که نشان دهنده اندازه گیری چیزها برای آینده نزدیک، با در نظر گرفتن همه فرآیندها است، و باید به دقت مستند شود. وضعیت واقعی معمولاً مبنای صدور گواهینامه سیستم مدیریت است.
در اصل، مرحله PLAN از قبل با استانداردسازی دوباره شروع می‌شود - چرخه PDCA تکرار می‌شود، بهبود مستمر در حال انجام است.
CIP و چرخه PDCA کجا استفاده می شود؟
در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های آلمانی، فرآیند بهبود مستمر در سه دهه گذشته به فرهنگ سازمانی راه پیدا کرده است و از طریق چرخه PDCA کنترل می‌شود. امروزه فرآیند بهبود مستمر جزء تمامی استانداردهای سیستم مدیریت مدرن است، به عنوان مثال در مدیریت کیفیت، مدیریت محیط زیست و مدیریت امنیت اطلاعات. چرخه PDCA نیز مدت هاست که محدود به تولید نیست و در تمام صنایع، در خدمات و همچنین در ساختارهای اداری شرکت ها استفاده می شود.
مفاهیم مرتبط، به عنوان مثال، مدیریت تغییر فعال (AVM)، مدیریت ایده و طرح‌های پیشنهادی شرکت، و همچنین سیستم تولید تویوتا، زیرا این شرکت با استفاده از فرآیند بهبود مستمر موفق شد به یک برند پرطرفدار تبدیل شود.
یکی از راه‌های ایجاد فرآیندهای بهبود مستمر در سازمان‌ها از طریق حلقه‌های کیفیت به عنوان گروه‌های کاری داخلی یا پروژه‌های مبتنی بر روش شش سیگما است که در آن یک متخصص واجد شرایط به عنوان مدیر پروژه عمل می‌کند.
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
