طرف های ذینفع بخشی اجتناب ناپذیر از "زمینه" هر کسب و کاری هستند. مهم نیست که شرکت در چه اندازه یا صنعتی است، همیشه افراد یا گروه های خاصی وجود دارند که منافع خاصی در آن دارند.

محتوا

 

  • وقتی استانداردی از "طرفین ذینفع" صحبت می کند به چه معناست؟
  • چه زمانی یک شخص ذینفع مرتبط است؟
  • مرتبط ترین طرف های ذینفع کدامند؟
  • نحوه شناسایی افراد ذینفع مربوطه
  • علاقه مندان به استانداردهای ISO
  • نکاتی در مورد مستندات
  • نتیجه

وقتی استانداردی از "طرفین ذینفع" صحبت می کند به چه معناست؟

اول از همه، شخص ذینفع چیست؟ استاندارد شناخته شده جهانی برای اصول و اصطلاحات مدیریت کیفیت ISO 9000 تعریف زیر را ارائه می دهد:

"شخص یا سازمانی که ممکن است بر یک تصمیم یا فعالیت تأثیر بگذارد، تحت تأثیر قرار گیرد یا احساس کند تحت تأثیر آن قرار گرفته است».

ISO 9000:2015-11 - سیستم های مدیریت کیفیت - مبانی و واژگان

این اصطلاح در اصل از "راهنمای دستیابی به موفقیت پایدار" ISO 9004 گرفته شده است، جایی که به طور خاص نقش و اهمیت سهامداران خاص - طرف های ذینفع را برجسته می کند.

چه زمانی یک شخص ذینفع مرتبط است؟

چرا استانداردهای سیستم مدیریت ISO به شدت به طرف های ذینفع علاقه مند هستند در فصل 4.2 استانداردها مشخص می شود. این به این دلیل است که یک شرکت نیازی به شناسایی همه ذینفعان ندارد، بلکه تنها نیازی به شناسایی افراد مرتبط با سیستم مدیریت خود دارد. همچنین باید نیازها و انتظارات (نیازمندی) آنها از سیستم مدیریت یا شرکت را درک کند. بنابراین، به بیان دقیق، این موضوع مربوط به طرف های ذینفع نیست، بلکه بیشتر مربوط به آسیب های احتمالی توسط گروه های ذینفع است. علاوه بر ارتباط، فرکانس تماس شرکت با یک شخص ذینفع نیز ممکن است دارای اهمیت باشد.

 

مهم ترین طرف های ذینفع کدامند؟

لیست سهامداران طولانی است. مهمترین آنها عبارتند از:

 

  • مشتریان (از جمله کاربران نهایی/مصرف کنندگان)
  • کارمندان
  • مالکان، شرکا، سهامداران
  • تامین کنندگان (ارائه دهندگان خارجی)، شرکای تجاری
  • مسئولین
  • رقبا
  • اتحادیه ها
  • بیمه ها، انجمن ها
  • بانک ها، طلبکاران
  • مطبوعات، رسانه ها
  • محله
  • ابتکارات شهروندان و غیره

 

اما همچنین

 

  • سازمان های غیر دولتی (NGOs)
  • دانشگاه ها
  • گروه های مذهبی یا کلیساها
  • جامعه به عنوان یک کل

می تواند ارتباط داشته باشد، هرچند ارتباط متفاوتی داشته باشد، که قطعاً مختص سازمان است. این زمانی است که آنها تأثیر (بالقوه) "بر توانایی سازمان برای ارائه مداوم محصولات و خدماتی که نیازهای مشتری و الزامات قانونی و نظارتی قابل اجرا را برآورده می کنند" دارند (منبع: ISO 9001).

نحوه شناسایی افراد ذینفع مربوطه

استانداردهای سیستم مدیریت ISO سازمان شما را ملزم می کند که نیازها و انتظارات ذینفعان بالقوه را درک کند. و: اینکه آنهایی را که مربوط به سیستم مدیریت هستند را تعیین می کند. این یک فرآیند دائمی در شرکت است تا بتوان تغییرات را درک کرد. با این حال، استانداردها نحوه انجام این کار را مشخص نمی کنند.

خود شرکت در مورد ارتباط یک طرف ذینفع و انتظاراتش تصمیم می گیرد.

تعیین تکلیف سهامداران با توجه به ارتباط آنها در درجه اول به حوزه فعالیت شرکت شما بستگی دارد. به عنوان مثال، یک شرکت تولید کننده مواد شیمیایی با سیستم مدیریت زیست محیطی مطابق با ISO 14001 تا حدی معیارهای متفاوتی را برای ارتباط طرف های ذینفع تعریف می کند، به عنوان مثال با توجه به همسایگان یا مقامات مسئول، نسبت به ارائه دهنده خدمات بسته که سیستم مدیریت کیفیت آن را دنبال می کند. استاندارد ISO 9001 در آنجا، این مشتریان، مشتریان و کارمندان هستند که در پیش‌زمینه هستند.

علاقه مندان به استانداردهای ISO

با تغییر ساختار پایه مشترک (ساختار سطح بالا، HLS) از سال 2012، الزامات برای تعامل با طرف های ذینفع به تدریج راه خود را در تمام استانداردهای اصلی سیستم مدیریت ISO پیدا کرد. با تجدید نظر اساسی استانداردهای ISO 9001 و ISO 14001 در سال 2015، این اصطلاح برای طیف گسترده ای از کاربران آشنا شد.

 

نکاتی در مورد مستندات

 

اگر مدیر کل یک عملیات کوچک برای شناسایی افراد ذینفع مربوطه خود به سوابق نیاز نداشته باشد، این قابل باور است. اما اگر تصمیم گرفت سیستم مدیریت خود را تأیید کند، نیاز به مستندات وجود دارد. به عنوان مثال، به محض اینکه افراد ذینفع به ارزیابی مدیریت در قالب بازخورد مشتری راه پیدا می کنند، چنین است.

 

بنابراین تنها برای شرکت‌ها و شرکت‌های بزرگ منطقی نیست که ماتریسی ایجاد کنیم که در آن افراد ذینفع شناسایی شده، اطلاعات تماس آنها، انتظارات و ارتباط اختصاص داده شده به آنها وارد شود. استانداردهای سیستم مدیریت مستلزم نظارت و بازبینی این اطلاعات است.

با این حال، در اصل، توصیه می شود که رکوردهای مکتوب، به عنوان مثال با کمک یک ماتریس، با تمام اطلاعات لازم ایجاد شود. در مورد ذینفعان مربوطه، این امر باید با مشارکت طرف های ذیربط انجام شود. این معمولاً کار بی فایده ای نیست، زیرا به هر حال سوابق به عنوان ورودی برای ارزیابی مدیریت مورد نیاز است.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

آیا سوالی دارید؟

با ما تماس بگیرید.

بدون تعهد و رایگان.

نتیجه
اشخاص ذینفع مربوطه افراد یا سازمان هایی هستند که در موقعیتی هستند که بر سیستم مدیریت شرکت شما تأثیر بگذارند. به این ترتیب، آنها به طور جدایی ناپذیری با زمینه سازمان شما مرتبط هستند. استانداردهای سیستم مدیریت ISO ایجاب می کند که ذینفعان مربوطه شناسایی شوند و اطلاعات مربوط به آنها به طور منظم برای ارز مورد بررسی قرار گیرد. با این حال، استانداردها نمی‌گویند که چگونه این کار باید انجام شود، همچنین با توجه به اسناد احتمالی.

نویسنده
Ute Droege

DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.

Loading...