اکنون ممیزیهای IFS میتوانند بهصورت جزئی از راه دور انجام شوند. ممیزیهای IFS Broker حتی میتوانند بهطور کامل از راه دور انجام شوند. این مقررات جدید، صرفنظر از چگونگی پیشرفت همهگیری COVID-19 اعمال میشود. در ادامه، مقررات جدید IFS را معرفی میکنیم.
پیشزمینه
زمانی که همهگیری COVID-19 آغاز شد، بسیاری از ممیزیهای صدور گواهینامه IFS به دلیل محدودیتهای سفر امکانپذیر نبودند. انجام ممیزیها بهصورت از راه دور نیز ممکن نبود زیرا قوانین صدور گواهینامه این کار را اجازه نمیدادند. در این شرایط، IFS یک روش اختیاری جدید به نام "بازرسی نظارتی از راه دور" (Remote Surveillance Check) توسعه داد. با این حال، این روش به صدور گواهینامه معتبر منجر نمیشد؛ در حالی که این دقیقاً همان چیزی بود که بسیاری از سایتها به آن نیاز داشتند.
در ژوئن 2020، مشخصات GFSI اصلاح شدند که اکنون امکان ارائه یک راهحل دائمی بهتر برای ممیزیهای از راه دور را فراهم میکنند. این تغییر توضیح میدهد که چرا IFS تنها در این مرحله ممیزیهای از راه دور را پذیرفته است.
ممیزیهای از راه دور برای استاندارد IFS Broker
اولین استانداردی که میتواند از راه دور ممیزی شود، استاندارد IFS Broker است. سایتهایی که بر اساس این استاندارد گواهینامه دارند، میتوانند درخواست ممیزی از راه دور بدهند. ممیزی از راه دور جایگزین ممیزی سالانه حضوری میشود. انجام این نوع ممیزی اجباری نیست و تنها با توافق بین سایت و نهاد صدور گواهینامه انجام میشود. گزینه ممیزی از راه دور تنها برای ممیزیهای اعلامشده اعمال میشود و ترجیحاً باید توسط همان ممیزی انجام شود که آخرین ممیزی نظارتی یا اولیه را انجام داده است.
DQS، به عنوان پیشگام در زمینه ممیزیهای از راه دور، اکنون آماده است تا ممیزیها را مطابق با استاندارد IFS Broker بهصورت از راه دور انجام دهد.
ممیزیهای ترکیبی برای سایر استانداردهای IFS
از آنجا که سایر استانداردهای IFS (مانند IFS Food، IFS PACsecure، IFS HPC، IFS Logistics و ...) تمرکز بیشتری بر شیوههای تولید خوب دارند، انجام کامل ممیزیهای صدور گواهینامه بهصورت کاملاً از راه دور امکانپذیر نیست. همچنان لازم است که ممیزان بهصورت حضوری به سایت مراجعه کنند. با این حال، IFS امکان انجام یک ممیزی ترکیبی را در نظر گرفته است، که در آن تنها بخشی از زمان کل ممیزی در محل سپری میشود و بخش دیگر بهصورت از راه دور انجام میشود.
برخلاف BRCGS و FSSC 22000، IFS الزام میکند که بخش حضوری ممیزی باید پیش از آغاز بخش از راه دور تکمیل شود. این روش به ممیز اجازه میدهد تا درک بهتری از محصولات، فرآیندها و امکانات شرکت به دست آورد.
لازم به تأکید است که ممیزی ترکیبی یک گزینه اختیاری است و باید با توافق بین سایت و نهاد صدور گواهینامه انجام شود. نهاد صدور گواهینامه باید ارزیابی کند که آیا انجام بخشی از ممیزی بهصورت از راه دور به اثربخشی آن آسیب میرساند یا خیر. تنها سایتهایی که ارزیابی ریسک مثبت دریافت کردهاند میتوانند بخشی از ممیزی را از راه دور انجام دهند.
نحوه انجام ممیزیهای ترکیبی IFS
بخش حضوری ممیزی ترکیبی IFS میتواند بهصورت اعلامشده یا اعلامنشده انجام شود. نسخه اعلامنشده به سازمانها این امکان را میدهد که با الزام GFSI برای انجام ممیزیهای اعلامنشده هر سومین ممیزی IFS، هماهنگ شوند.
برای بخش حضوری، تنها حضور کارکنانی که مسئول اطمینان از اجرای روان عملیات و رعایت الزامات قانونی و مشتری در تولید و حوزههای مرتبط هستند، ضروری است. در بخش بعدی که بهصورت از راه دور انجام میشود، قرارهای ثابت برای مصاحبه با کارکنان مرتبطی که در طول ارزیابی حضوری حضور نداشتهاند، تنظیم میشود.
بخش حضوری با بخش از راه دور تکمیل میشود. این شامل بررسی اطلاعات مستند بیشتر و بررسی متقابل دقیق اسناد و سوابق است.
بخش از راه دور ممیزی باید ظرف ۱۴ روز پس از بخش حضوری انجام شود. نهاد صدور گواهینامه و شرکت مورد ممیزی باید تاریخ مناسبی را تعیین کنند تا همه کارکنان یا اعضای مدیریت که لازم است با ممیز صحبت کنند، در دسترس باشند.
برنامهریزی و آمادهسازی برای ممیزی ترکیبی IFS
برای برنامهریزی یک ممیزی ترکیبی IFS، باید مراحل زیر را انجام دهید:
- تأیید پذیرش گواهینامه توسط مشتریان: شرکتهایی که برنامهریزی برای یک ممیزی ترکیبی IFS دارند، باید از پیش با مشتریان خود هماهنگ کنند تا مشخص شود آیا گواهینامه صادرشده بر اساس ممیزی ترکیبی IFS پذیرفته میشود یا خیر.
- ارزیابی ریسک: شرکت متقاضی گواهینامه و نهاد صدور گواهینامه باید یک ارزیابی ریسک انجام دهند تا مشخص شود آیا انجام ممیزی ترکیبی IFS از نظر فنی امکانپذیر است یا خیر.
- توافقنامه مکتوب درباره استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT): استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در فرایند ارزیابی مستلزم یک توافقنامه مکتوب بین شرکت و نهاد صدور گواهینامه است.
- دسترسی به اسناد دیجیتال: شرکت متقاضی گواهینامه باید اطمینان حاصل کند که تمامی اسناد و سوابق مرتبط بهصورت دیجیتال در دسترس هستند.
- شناسایی الزامات برای ارزیابی حضوری و از راه دور : مشخص کنید که کدام الزامات باید بهصورت کامل حضوری ارزیابی شوند و کدامها میتوانند بهصورت کامل یا جزئی از راه دور بررسی شوند. در هر استاندارد و چکلیست برنامههای جهانی، IFS دستورالعملهای شفافی برای شرکتها و ممیزان جهت انجام ممیزی ترکیبی IFS ارائه میدهد. این چکلیستها را میتوانید از اینجا دانلود کنید.
- افزایش شفافیت در گزارش و گواهینامه : پس از اتمام ممیزی ترکیبی IFS، نهاد صدور گواهینامه جمله زیر را به گزارش ممیزی و گواهینامه IFS اضافه میکند: "بخشی از ارزیابی با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) - ارزیابی ترکیبی انجام شد."
این جمله شفافیت را برای مشتریان، توزیعکنندگان و سایر ذینفعان افزایش میدهد.
DQS خبرنامه
مطلع باشید و در خبرنامه ما مشترک شوید!
نویسنده
دکتر تایس ویلار
دکتر تایس ویلار مدیر جهانی خدمات پایداری است. در این نقش، او مسئول کل پورتفولیوی خدمات ESG شرکت DQS است. حوزههای مورد علاقه او شامل تأمین پایدار، دقت نظر در حقوق بشر و ممیزیهای ESG میشود.
Loading...
