بخش 6: نکاتی برای انجام ممیزی از راه دور

حتی برای ممیزان باتجربه، انجام ممیزی از راه دور می تواند یک چالش باشد. در این مقاله که بخشی از مجموعه مقالات ما در مورد ممیزی از راه دور است، نکات مهمی را برای یک ممیزی روان به اشتراک می گذاریم.

این قسمت ششم از مجموعه مقالات هفت قسمتی درباره ممیزی از راه دور است:

بخش 1 - نحوه انجام ممیزی از راه دور
بخش 2 - ارزیابی ریسک
قسمت 3 - روش ممیزی
بخش 4 – فناوری
قسمت 5 - آماده سازی
قسمت 6 - نکاتی برای اجرا
قسمت 7 - پیگیری

اگرچه ممیزی از راه دور به سرعت در حال افزایش محبوبیت است، هنوز هیچ پروتکل یا دستورالعمل بین المللی شناخته شده ای برای اجرای آنها وجود ندارد. در سری مقالات خود، مراحل مختلف منتهی به ممیزی را مورد بحث قرار داده ایم. امروز، ما به خود ممیزی نگاه می کنیم و نکاتی را که به طور کلی قابل اجرا هستند برای یک ممیزی از راه دور صاف فرموله می کنیم.

در جلسه افتتاحیه، تعریف قوانین و روش گفتگو بسیار مهم است. هر چه گروه شرکت کنندگان بزرگتر باشد، این مهمتر می شود.

تعداد شرکت کنندگان همزمان را به حداقل برسانید و شرکت کنندگانی که صحبت نمی کنند را بی صدا کنید.

اگر با ضبط یک جلسه موافقت کرده اید (بخش 5 را ببینید)، شروع ضبط را فراموش نکنید.

اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان قبل از صحبت خود را معرفی می کنند.

مطمئن شوید که همه برنامه ممیزی دارند و به آن پایبند هستند.

در صورت امکان، اسناد را از قبل توزیع کنید.

اگر قصد دارید صفحات نمایش را پخش کنید، از قبل به مردم اطلاع دهید - در غیر این صورت، شرکت کنندگان در صورت لزوم با تلفن تماس می گیرند.

در ممیزی، برخی از اطلاعات ممکن است برای ممیزی از راه دور منتشر نشود. این اغلب در مورد اطلاعات بسیار محرمانه است. ممیز باید بداند در چنین مواردی چگونه واکنش نشان دهد و از قوانین آگاه باشد. به عنوان مثال، برای برخی از استانداردها و مقررات، ممکن است عدم افشای برخی اسناد قابل قبول باشد، در حالی که برای برخی دیگر، افشای آن اجباری است و عدم افشای آن منجر به عدم انطباق خواهد شد.

همه ممیزی های از راه دور باید با یک بحث پایانی با خلاصه نگرانی ها، سؤالات، یافته ها و عدم انطباق ها پایان یابد.

آیا ممیزی از راه دور خود را کامل کرده اید؟ عالی - در قسمت هفتم این مجموعه، به ادامه‌ی کار نگاه خواهیم کرد.

نویسنده

دکتر تایس ویلار

دکتر تایس ویلار مدیر جهانی خدمات پایداری است. در این نقش، او مسئول کل پورتفولیوی خدمات ESG شرکت DQS است. حوزه‌های مورد علاقه او شامل تأمین پایدار، دقت نظر در حقوق بشر و ممیزی‌های ESG می‌شود.