Herramienta de documentación de auditorías CARA
IATF ha desarrollado una herramienta de documentación de auditorías denominada "CARA - Common Audit Report Application".
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CARA - Aplicación de Informe de Auditoría Común
IATF ha desarrollado una herramienta de documentación de auditoría bajo el nombre de" CARA - Common Audit Report Application". El objetivo principal es armonizar la documentación de las auditorías, que antes era manejada individualmente por los organismos de certificación. En el futuro, los documentos de auditoría se crearán, editarán, almacenarán y utilizarán de forma estandarizada. En el futuro, todos los auditores de IATF del mundo documentarán los resultados de las auditorías en una plataforma común, independientemente del organismo de certificación para el que trabajen.
CARA es una aplicación IATF basada en un navegador que no requiere la instalación de ningún software adicional en su organización. La aplicación tampoco está conectada a un servidor o a la nube. Todos los datos de auditoría creados e importados se almacenan únicamente en la base de datos interna del navegador de cada usuario, a la que se puede acceder sin conexión (sin conexión a Internet). Esto, a su vez, requiere que el usuario trabaje sólo con este navegador, ya que no es posible el acceso desde otros navegadores.
El uso de la herramienta es obligatorio para todos los procedimientos de auditoría de la IATF a partir del 1 de enero de 2021, incluso si ya está en medio de un ciclo de auditoría. Para ayudarle a entender mejor CARA, hemos recopilado las preguntas y respuestas más importantes para usted.
Si tiene más preguntas, nuestro acreditado equipo de asistencia estará encantado de ayudarle a través del servicio de asistencia en la extensión +49 69 95427-555 o por correo electrónico a auditmanager@dqs.de. Las cuestiones de programación o los problemas más graves también se recogen allí y se transmiten al VDA QMC para usted a través del soporte de segundo nivel de DQS Holding GmbH.
Preguntas y respuestas sobre CARA
¿Cuál es el objetivo de CARA?
La armonización de la documentación de auditoría, que antes era manejada individualmente por las empresas de certificación. En el futuro, todos los documentos de auditoría se crearán, editarán, guardarán y utilizarán de forma estandarizada.
¿Cómo puedo contactar con el CARA?
Como cliente implicado en el proceso de certificación, puede ponerse en contacto con las áreas relevantes para usted dentro de CARA a través del siguiente enlace: nccara.iatfglobaloversight.org.
¿Requiere CARA la instalación de software adicional en la organización?
No, CARA es una aplicación basada en un navegador que sólo requiere acceso a Internet, pero no un software adicional. La aplicación tampoco está conectada a un servidor o a una nube. Todos los datos de auditoría creados e importados se almacenan exclusivamente en la base de datos interna del navegador del usuario correspondiente, a la que también se puede acceder sin conexión (sin conexión a Internet). Esto garantiza que no se transmitan más datos a bases de datos fuera de la aplicación local
¿Qué navegadores son compatibles?
- Edge, Chrome, Firefox y Opera: estos cuatro navegadores son totalmente compatibles con sus respectivas versiones actuales.
- Internet Explorer versión 11 y superior es compatible, pero no debería utilizarse.
¿Qué navegadores no son compatibles?
- Safari: este navegador de Apple no es compatible. Funciona según sus propios estándares, no se pueden generar archivos PDF y no se pueden imprimir informes.
- Los dispositivos iOS de Apple no pueden crear archivos dentro del navegador, por lo que no es posible hacer una copia de seguridad de los datos. Su uso no se recomienda ni se apoya oficialmente.
¿Qué efectos tiene la transición a CARA para nuestra organización?
- Planificación de la auditoría
Durante los últimos cuatro años ha utilizado DQS Audit Manager para el proceso de planificación de la auditoría. Sin embargo, tan pronto como se haya completado la transición a CARA, esto ya no será posible. En su lugar, DQS introducirá plantillas basadas en Excel con el fin de utilizarlas para llevar a cabo el proceso de planificación de la auditoría documentada de forma transitoria. En cuanto su auditoría esté planificada y confirmada, el auditor responsable de la IATF le enviará estas plantillas para que las rellene. Los documentos/documentación que le devuelve constituyen la base para desarrollar y completar el plan de auditoría para la próxima auditoría.
- Documentación de la auditoría
A partir del 1 de enero de 2021, todos los informes de auditoría y la documentación posterior de cualquier no conformidad se crearán en CARA. Esto significa que la gestión de las no conformidades y el intercambio de la información necesaria entre usted y su auditor también tienen lugar directamente a través de CARA.
En el pasado también ha utilizado el Gestor de Auditoría para poder reaccionar ante las no conformidades identificadas en una auditoría. Con la transición a CARA, también habrá un cambio en el sentido de la estandarización. Porque CARA tiene una plantilla basada en la web con la que hay que reaccionar a las no conformidades abiertas de forma estandarizada en todo el mundo. El uso obligatorio de CARA para la gestión de las no conformidades ya está recogido en el SI 13 de las normas de certificación de la IATF.
El formulario web utiliza la misma tecnología que CARA, por lo que no es necesario instalar ningún software adicional y el acceso no está restringido de ninguna manera. El uso del formulario web garantiza la conservación de la estructura de datos y el registro de sus respuestas en un formato coherente. Para usted, esto cambia la apariencia del informe de auditoría y el plan de acción para las medidas de seguimiento (plan de acción).
¿Cómo se identifica una auditoría a distancia en CARA?
En CARA, en la subsección "Datos de la auditoría" ahora se pregunta explícitamente si la auditoría IATF es una auditoría remota o no - la empresa debe rellenar el campo correspondiente (sí / no).
Además, CARA ha creado una categoría para las auditorías parcialmente remotas. CARA ofrece la siguiente información: Si la auditoría se ha realizado parcialmente a distancia, nombre a los auditores que la han realizado a distancia e indique en el área "Procesos" de la sección "Detalles de la auditoría de procesos" en "Información de la auditoría" qué procesos se han realizado a distancia. Campo obligatorio si
es aplicable.
¿Cómo funciona exactamente la gestión de las no conformidades (NC) en CARA?
Su información se intercambia a través de la aplicación de formularios de NC de CARA. El proceso de comunicación entre usted y su auditor es el siguiente y puede repetirse tantas veces como sea necesario:
- Sus entradas se intercambian a través de la aplicación de formularios NC de CARA. El proceso de comunicación entre usted y su auditor
es el siguiente y puede repetirse tantas veces como sea necesario:
1. Su auditor completa todos los datos necesarios para el proceso de certificación en la aplicación CARA y luego crea el informe de auditoría.
2. Al mismo tiempo, se crea el informe de NC si se encuentran no conformidades.
3. El auditor suele enviar este informe NC por correo electrónico exportando y enviando un archivo JSON* que incluye el enlace a CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). La transmisión se realiza fuera de CARA. Nota: El archivo guardado sólo puede leerse en dentro del sistema CARA, es decir, debe ser reimportado previamente en la aplicación por el editor.
4. Para usted, esto significa que, tras recibir el informe NC (archivo JSON), abra "NC CARA" y vuelva a importarlo a CARA haciendo clic en
en "Cargar informe".
5. Ahora puede editar las no conformidades como de costumbre: el informe está disponible para las entradas dentro de su organización.
Las NC individuales del informe pueden exportarse y transmitirse a los departamentos responsables.
6. Cuando haya terminado de editar el informe de NC se guardará en su carpeta de descargas haciendo clic en "Guardar NC para el auditor".
7. El informe NC se exporta de nuevo y se envía a su auditor (de nuevo como archivo JSON por correo electrónico). Por razones de seguridad,
además los archivos adjuntos deben estar en formato PDF o JPG y no deben superar los 10 MB cada uno.
8. Una vez recibido el informe NC, el auditor lo importa de nuevo a CARA haciendo clic en "Cargar la gestión NC del cliente".
Esta versión del informe NC sustituye automáticamente a la disponible allí.
9. Si es necesario seguir procesando la información, se vuelve a hacer según los pasos 1 a 8.
* La abreviatura JSON significa JavaScript Object Notation (extensión de archivo .json). Es un archivo de texto puro que se utiliza para intercambiar datos entre aplicaciones.
¿Cómo recibo mi informe de auditoría?
El informe de auditoría final se le enviará como antes. No habrá cambios para usted incluso después de la introducción de CARA.
¿Dónde puedo obtener apoyo de DQS?
Tenga en cuenta que la aplicación CARA está programada exclusivamente por IATF. Sin embargo, para apoyarle en caso de dificultades técnicas, el equipo de soporte, que ha demostrado su eficacia desde la introducción del Gestor de Auditoría, está a su disposición a través del servicio de asistencia en Auditmanager@dqs.de o por teléfono en el +49 69 95427-555. También se recogen allí las cuestiones de programación o los problemas más graves y se transmiten al VDA QMC para usted a través del soporte de segundo nivel de DQS Holding GmbH.
¿Dónde puedo encontrar más información?
Para obtener más información sobre la nueva herramienta de documentación de auditorías CARA, visite la página Wiki oficial de CARA de la IATF y el manual oficial de CARA. Allí también están disponibles los FQA actuales y los útiles tutoriales en vídeo para los usuarios.