Reglas de auditoría y certificación de DQS

1. Servicios de auditoría y certificación

1.1 Alcance y Aplicabilidad

Estas Regulaciones de Auditoría y Certificación DQS («Regulaciones») se aplican a todas las ofertas y/o servicios y a todas las relaciones contractuales resultantes entre DQS Holding GmbH, cualquier compañía afiliada o cualquiera de sus agentes (cada uno «DQS», en conjunto «Grupo DQS») y cualquier organización/persona («Cliente») que solicite o reciba servicios de auditoría y certificación.

Una lista actualizada de todos los miembros del Grupo DQS está disponible en https://dqsglobal.com/intl/about.

Estas Regulaciones cubren todo tipo de Certificación de Sistemas de acuerdo con normas internacionales o nacionales, incluyendo normas privadas, Certificación de Productos de acuerdo con Directivas de la UE o legislación nacional, Certificación de Productos y Servicios de acuerdo con documentos normativos no regulados, especificaciones, requisitos o reglas técnicas.

Estas regulaciones se aplican en todas las etapas del proceso de certificación o auditoría, incluyendo pero no limitándose a ofertas y presupuestos de servicios, contratos, órdenes de compra y/o de trabajo, programas y anexos acordados entre DQS y el Cliente, a menos que se acuerde explícitamente lo contrario por escrito o así lo prescriban los instrumentos legales.

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación entrará en vigor con efecto inmediato tras su publicación y seguirá siendo válido hasta que se emita y publique una nueva versión.

La versión actual de este reglamento está disponible en inglés en https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules previa solicitud a cada oficina de DQS. En caso de discrepancia entre la versión traducida y la versión inglesa del documento, prevalecerá la versión inglesa.

Cuando se emita un Certificado al Cliente, DQS prestará los servicios utilizando un cuidado y habilidad razonables y de acuerdo con los Códigos de Práctica vigentes en ese momento del Organismo de Certificación DQS correspondiente. El Organismo de Certificación DQS pondrá a disposición del Cliente una copia de dichos Códigos de Práctica, y cualquier enmienda a los mismos que pueda ser emitida de vez en cuando, al inicio de los Servicios.

1.2 Definición de términos

«Cliente» se refiere a los clientes y a cualquier organización/persona que solicite o reciba cualquier servicio de auditoría o certificación de DQS, incluidos sus representantes, que actúen en su nombre.
«DQS» significa cualquier miembro del grupo internacional DQS, incluyendo sus subsidiarias, empresas afiliadas y socios o cualquiera de sus agentes, que ofrecen y/o prestan en su propio nombre o en nombre de otro Organismo de Certificación DQS servicios de auditoría y certificación a los Clientes.
«Organismo de Certificación DQS» significa cualquier entidad DQS que tenga la acreditación o autorización para emitir los respectivos certificados.
«Códigos de Prácticas» significa aquellos códigos de prácticas emitidos por un Organismo de Certificación DQS para el programa de certificación correspondiente.
«Organismo de acreditación» significa cualquier organización (ya sea pública o privada) que tenga la autorización para designar y supervisar Organismos de Certificación.
«Auditorías» se refiere a cualquier actividad sistemática de DQS para obtener pruebas objetivas y evaluarlas objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios definidos; también puede denominarse “evaluación”.
«Auditores» se refiere a los evaluadores, auditores y expertos asignados a un proceso de auditoría y certificación en nombre del grupo DQS.

1.3 Servicios de auditoría y certificación

La auditoría y certificación de un sistema de gestión, de un proceso o de un producto por una tercera parte independiente y competente, como DQS, genera valiosos beneficios para el Cliente. Un certificado de DQS servirá como prueba de un sistema de gestión adecuado y eficaz, un proceso o un producto conforme con la capacidad de satisfacer continuamente las expectativas del cliente, así como los requisitos reglamentarios y legales.

Durante una auditoría, auditores cualificados y experimentados revisan el sistema de gestión y sus procesos o productos para comprobar su adecuación y eficacia continuas a la luz de la evolución de los mercados y el entorno. Al identificar el potencial de mejora, los auditores aumentan la capacidad de la organización para cumplir las metas y objetivos establecidos, potenciando así el éxito sostenible del Cliente. Con un certificado DQS, los clientes pueden depositar su confianza en el Cliente y en el sistema de gestión, proceso o producto certificado, que ha sido evaluado y certificado conforme a normas y especificaciones reconocidas.

1.4 El Contrato y los Términos Comerciales

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación DQS y, en su caso, la solicitud, el presupuesto, su aceptación, los Códigos de Práctica, las condiciones de las Marcas de Certificación DQS y las condiciones comerciales locales o términos comerciales constituyen el acuerdo completo (el «Contrato») entre el Cliente y DQS con respecto al objeto del mismo.

Las condiciones comerciales locales o términos comerciales pueden incluir cláusulas sobre representación legal, jurisdicción, responsabilidad, impuestos, condiciones de pago y otros, teniendo en cuenta los requisitos legales locales. El contrato también podrá estar constituido por acuerdos individuales entre DQS y el Cliente, conteniendo siempre estas Normas de Auditoría y Certificación de DQS como parte integrante del mismo mediante inclusión directa o referencia.

Salvo disposición en contrario, ninguna variación del contrato será válida a menos que se haga por escrito.

1.5 Relación contractual con el Organismo de Certificación DQS

Siempre que una oficina DQS preste un servicio bajo autorización o acreditación de otro Organismo de Certificación DQS, actúa como agente en nombre y por cuenta de dicha entidad. La oferta/presupuesto identifica al respectivo Organismo de Certificación DQS y su aceptación y firma del contrato local constituye un contrato de certificación legalmente vinculante entre el Cliente y el Organismo de Certificación DQS. Aunque el agente está autorizado a cobrar/facturar al Cliente por la prestación de servicios y la certificación, la responsabilidad de las actividades de certificación y el control operativo en virtud de una acreditación específica sigue siendo siempre del Organismo de Certificación DQS, que es responsable de, y conserva la autoridad para, sus decisiones relativas a la certificación, incluida la concesión, denegación, mantenimiento de la certificación, ampliación o reducción del alcance de la certificación, renovación, suspensión o restablecimiento tras la suspensión, o retirada de la certificación.

2. El proceso de certificación

DQS evalúa el sistema de gestión, los procesos, los productos o partes de los mismos del Cliente, con el objetivo de determinar su conformidad con requisitos acordados y reconocidos, como normas o especificaciones internacionales, nacionales o específicas del sector. El proceso de certificación correspondiente puede constar de una o varias etapas y suele concluir con un informe de auditoría, que documenta los resultados de la auditoría. En el caso de los servicios de certificación, el Organismo de Certificación DQS correspondiente emitirá un certificado específico para el cliente, confirmando la conformidad con los requisitos respectivos, cuando se haya evidenciado el cumplimiento de todos los requisitos aplicables.

Si durante una auditoría se detectan disconformidades con los requisitos de la norma o especificación correspondiente, el cliente deberá planificar y aplicar medidas correctoras en un plazo determinado. Los certificados sólo se expedirán una vez que se haya demostrado la aplicación efectiva de las medidas correctoras adecuadas. El alcance y la duración de la validez se indicarán en el certificado.

La mayoría de los resultados de la auditoría se basan en un proceso de muestreo, orientado hacia pruebas fiables de la aplicación y el cumplimiento efectivos del sistema de gestión, el proceso o el producto. Pueden existir otros aspectos empresariales, positivos o negativos, que no hayan sido revisados por el equipo auditor. Es responsabilidad exclusiva de la organización investigar y evaluar el impacto potencial y el alcance de los hallazgos, garantizando así de forma continua el pleno cumplimiento de la(s) norma(s) aplicada(s). En caso de incumplimiento, DQS no será responsable.

DQS es independiente, neutral y objetiva en sus auditorías y certificaciones. Las auditorías se realizan normalmente en el lugar de operaciones del Cliente (in situ), pero pueden realizarse parcialmente, sustituirse o complementarse con actividades de auditoría a distancia (ex situ). El tipo, el alcance y el calendario del procedimiento están sujetos a un acuerdo por separado entre las partes. DQS se esfuerza por minimizar cualquier perturbación del proceso empresarial durante la realización de la auditoría en las instalaciones del Cliente.

El Proceso de Certificación incluirá generalmente los siguientes pasos:

2.1 El proceso comienza con las necesidades y expectativas del Cliente. DQS desea conocer la organización del Cliente, su sistema de gestión, tamaño y tipos de operaciones. Ambas partes definirán conjuntamente los objetivos de la auditoría y/o certificación, incluidas las normas y especificaciones aplicables.

2.2 DQS proporcionará una oferta detallada para los servicios de auditoría y certificación, adaptada a las necesidades individuales del Cliente, basándose en la información proporcionada inicialmente. En un contrato por escrito se especificarán todos los entregables pertinentes, así como los criterios de auditoría y certificación aplicables.

2.3 Auditoría de la fase 1: El procedimiento de certificación propiamente dicho comienza con la revisión y evaluación de la documentación del sistema, los objetivos, los resultados de la revisión de la gestión y las auditorías internas. Durante este proceso, se determinará si el sistema de gestión del cliente está suficientemente desarrollado y preparado para la certificación. El auditor explicará las conclusiones y coordinará las actividades necesarias para preparar la auditoría de la Fase 2. La auditoría de la Fase 1 no suele ser aplicable a la certificación de procesos y productos.

2.4 Auditoría de fase 2: El equipo auditor asignado auditará el sistema de gestión, los procesos o los productos del Cliente en el lugar de producción o prestación de servicios y/o mediante el uso de técnicas de auditoría a distancia. Aplicando las normas y especificaciones definidas para el sistema de gestión, el equipo auditor evaluará la eficacia de todas las áreas funcionales, así como de todos los procesos del sistema de gestión, basándose en observaciones, inspecciones, entrevistas, revisión de los registros pertinentes y otras técnicas de auditoría. El resultado de la auditoría, incluida una recomendación sobre la certificación y todos los hallazgos, se presentará al Cliente durante la reunión de cierre y se incluirá en un informe escrito. En caso necesario, se acordarán los planes de acción necesarios.

2.5 Evaluación del sistema: La función de certificación del respectivo Organismo de Certificación DQS evaluará el proceso de auditoría y sus resultados, y decidirá de forma independiente sobre la emisión del certificado, basándose en pruebas objetivas. Cualquier recomendación dada por el equipo de auditoría y documentada en el informe no es vinculante para el Organismo de Certificación DQS y la decisión de emitir un Certificado queda a la entera discreción del Organismo de Certificación DQS. El Cliente recibe el informe de auditoría, que documenta los resultados de la auditoría y, cuando se cumplen todos los requisitos aplicables, el Cliente también recibe el certificado.

2.6 Auditorías de vigilancia: Semestralmente o al menos una vez al año, se realizará una auditoría de los componentes críticos del sistema de gestión. Se identificará el potencial de mejora, centrándose en la mejora continua y la eficacia sostenida. Para la certificación de productos, la auditoría de vigilancia suele sustituirse por una nueva auditoría anual.

2.7 Reauditoría: Un certificado es válido durante un periodo de tiempo limitado, en la mayoría de los casos durante un máximo de tres años. Al final de este ciclo, se llevará a cabo una nueva auditoría para garantizar que se siguen cumpliendo todos los requisitos aplicables. En función de este cumplimiento, se emitirá un nuevo certificado.

3. Derechos y obligaciones del cliente

3.1. Mantenimiento del sistema de gestión / conformidad de los procesos y productos

Para obtener y mantener un certificado, el Cliente deberá implantar y mantener un sistema de gestión documentado que cumpla los requisitos de la norma o especificación seleccionada. En caso de certificación de procesos / productos, el Cliente es responsable de garantizar la conformidad continua. El Cliente deberá proporcionar pruebas de la conformidad y eficacia del sistema de gestión, procesos o productos evaluados, que estén fácilmente disponibles para su auditoría por parte del equipo de auditores asignado. El Cliente emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que el sistema de gestión y/o el producto se mantienen de forma conforme y eficaz en todo momento.

El Cliente será notificado de cualquier cambio en el programa de certificación o de los requisitos nuevos o revisados que le afecten. En caso de que la certificación se aplique a la producción en curso, el Cliente deberá garantizar que el producto certificado sigue cumpliendo los requisitos del sistema o del producto. DQS verificará la implementación de los cambios por parte del Cliente e iniciará las medidas necesarias en el proceso de certificación.

3.2. Acceso a la información

El Cliente garantiza que DQS tiene acceso a toda la información necesaria y a las instalaciones requeridas para realizar las tareas de auditoría asignadas. DQS podrá delegar la realización de todos o parte de los servicios a un agente o subcontratista y el Cliente autoriza a DQS a revelar toda la información necesaria para dicha realización al agente o subcontratista. El Cliente se compromete a que todos los representantes y empleados designados concedan acceso y proporcionen al equipo de auditoría información precisa y completa, así como pruebas objetivas, en el momento oportuno, en relación con todos los procesos que puedan ser significativos para la auditoría. En el ámbito de los sistemas de gestión, procesos y/o productos certificados, todos los registros relativos a reclamaciones y sus acciones correctivas se presentarán a DQS a petición de ésta.

3.3. Notificación de cambios e incidencias especiales

El Cliente está obligado a informar inmediatamente a DQS de cualquier cambio que pueda influir en el sistema de gestión certificado, los procesos o los productos certificados. Esto se aplica en particular a la compra/venta de la totalidad o una parte de la empresa, cualquier cambio en la propiedad, cambios importantes en las operaciones, alteraciones fundamentales en los procesos, incidentes tales como un accidente grave o un incumplimiento grave de la regulación/obligación legal que requiera la participación de la autoridad reguladora competente, o la presentación de un procedimiento de quiebra o concurso de acreedores. En cualquiera de estos casos, DQS consultará con el Cliente y determinará la forma de mantener el certificado.

El Cliente está obligado a notificar inmediatamente a DQS en caso de retirada de un producto. Las normas de certificación individuales y sus reglamentos utilizan diferentes plazos en cuanto al cumplimiento de este plazo. Estas especificaciones pueden encontrarse en las normas respectivas y sus reglamentos aplicables.

3.4. Independencia de la auditoría

El Cliente está obligado a evitar todo aquello que pueda comprometer la independencia de los empleados y auditores de DQS. Esto se aplica en particular a ofertas de consultoría, ofertas de empleo, tanto asalariado como subcontratado, a acuerdos separados sobre honorarios u otras recompensas monetarias.

3.5 Derecho a rechazar al auditor

Antes de la confirmación de la fecha de la auditoría, el Cliente tiene derecho a revisar y rechazar al auditor o auditores asignados por DQS con la debida justificación. En casos justificados, por ejemplo, en caso de amenaza a la imparcialidad, y si las normas de acreditación aplicables lo permiten, DQS asignará un sustituto para el auditor rechazado.

3.6. Confidencialidad y Seguridad de la Información

Los documentos proporcionados al Cliente por DQS, incluyendo las Marcas y el símbolo de certificación DQS, están protegidos por derechos de autor. El Cliente reconoce específicamente que todos los documentos que son proporcionados o puestos a disposición por DQS para su examen siguen siendo propiedad de DQS, y que sólo podrán ser utilizados para las necesidades internas del Cliente y no ponerse a disposición de terceros o ser utilizados para fines distintos de los acordados en este documento o por escrito. El Cliente está obligado a mantener estricta confidencialidad sobre cualquier información revelada dentro de los términos de este Acuerdo, así como de todo conocimiento de asuntos relacionados con DQS, sus empleados y auditores. Esta obligación también se aplica después de la terminación del contrato. El Cliente acepta igualmente esta obligación en nombre de cualesquiera agentes indirectos y personas auxiliares. El cliente está autorizado a enviar el informe de auditoría en su totalidad. No se permite el envío de extractos.

3.7 Derecho a utilizar la certificación y las marcas

Con una certificación DQS válida, el Cliente tiene derecho a utilizar el certificado, las respectivas marcas de certificación y, en algunos casos, las marcas de acreditación para fines de promoción de acuerdo con las normas relacionadas publicadas en el sitio web de DQS.

El uso autorizado de la marca registrada DQS Certified Management System Mark®, la marca UL Registered Firm Mark® y otras marcas de certificación o acreditación aumentará la confianza de los clientes en el sistema de gestión certificado del cliente y el rendimiento respectivo. Estas marcas se utilizan con frecuencia en la papelería de la empresa, en folletos, en Internet, en exposiciones, en vehículos o en anuncios y se asocian directamente con la organización certificada y su sistema de gestión, procesos o productos. El uso de los certificados y las marcas está restringido al ámbito y al periodo de validez de la certificación y no se utilizarán en un producto ni en su embalaje ni de ninguna otra forma que pueda interpretarse como denotativa de la conformidad del producto.

3.8 Reclamaciones

Cada Cliente de DQS tiene derecho a que los servicios se realicen dentro del alcance acordado de tal manera que se cumplan todas las expectativas y requisitos razonables. En caso de incumplimiento, el Cliente tiene derecho a presentar una queja ante la respectiva empresa DQS. DQS solicitará la información necesaria para su análisis y mejora. Las reclamaciones pueden presentarse a través del siguiente enlace: DQS - Reclamaciones y Recursos.

3.9 Recursos

Si un Cliente no está de acuerdo con una decisión de certificación específica, puede presentar una apelación por escrito y solicitar la reconsideración de la decisión. Un revisor técnico imparcial independiente del respectivo Organismo de Certificación DQS, no involucrado en la realización de la auditoría y la decisión inicial, toma la decisión final sobre una apelación. La dirección del Organismo de Certificación DQS está siempre informada sobre el estado durante el proceso de apelación. Los recursos pueden presentarse a través del siguiente enlace: DQS - Quejas y Apelaciones.

4. Derechos y obligaciones de DQS

4.1. Auditoría de los sistemas de gestión

DQS verifica la conformidad y eficacia del sistema de gestión, procesos o productos certificados del Cliente mediante la realización de auditorías periódicas (normalmente semestrales o anuales). Para estos fines de auditoría, DQS tiene derecho a acceder a las instalaciones del Cliente en el marco de las visitas de auditoría planificadas, observar las operaciones, inspeccionar los procesos, productos y servicios, entrevistar a empleados y representantes, revisar documentos y registros pertinentes, y recopilar información con otras técnicas de auditoría con el fin de obtener pruebas objetivas suficientes en las que basar una decisión de certificación. En caso de que DQS reciba información de terceros, que cuestionen la conformidad o eficacia de un sistema de gestión, proceso o producto, que DQS haya certificado, tiene derecho a realizar auditorías adicionales, no rutinarias, previa consulta con el Cliente. En áreas legalmente reguladas, DQS tiene derecho a realizar auditorías adicionales sin previo aviso, siempre que esté justificado.

4.2. Acreditación y autorización

Los Organismos de Certificación DQS están autorizados por diversos organismos de acreditación y otras Autoridades Gubernamentales y No Gubernamentales o Propietarios de Programas para emitir informes de auditoría y certificados de acuerdo con diversas normas y especificaciones. Esto incluye la obligación de permitir que los empleados o auxiliares de estos organismos participen en las auditorías. De acuerdo con las normas de acreditación y autorización aplicables, DQS permite a estas personas el acceso tanto a sus propios documentos como a los datos relacionados con los clientes, con sujeción a los requisitos de confidencialidad establecidos en el presente documento. Además, siempre que las normas o especificaciones individuales lo requieran explícitamente, los datos relacionados con el cliente y los resultados de las auditorías se transmiten a estos organismos. Al aceptar estas Normas de Auditoría y Certificación, el Cliente consiente los requisitos de acreditación y autorización aplicables en su versión vigente (por ejemplo, ISO/IEC 17021-1 o ISO/IEC 17065), incluyendo todo lo anterior.

Los Organismos de Certificación DQS tienen derecho a delegar la prestación de la totalidad o parte de los Servicios, con excepción de cualquier decisión de certificación, a otras oficinas DQS, un agente o un subcontratista. Siempre que los certificados sean emitidos por un Organismo de Certificación DQS, que no sea el socio local DQS del Cliente, todos los derechos y obligaciones pertinentes en este documento se aplican por igual al Organismo de Certificación DQS y al proveedor de servicios local.

4.3 Asignación de auditores

La asignación de auditores competentes es responsabilidad exclusiva de DQS. DQS se compromete a utilizar únicamente auditores, que estén cualificados para la tarea en base a su cualificación técnica, su experiencia y sus habilidades personales. Los auditores estarán autorizados para la(s) norma(s) o especificación(es) requerida(s) y tendrán la experiencia adecuada en el área de operaciones del Cliente, así como en gestión y auditoría. En muchos casos, DQS podrá asignar un equipo de auditores, compuesto por dos o más auditores, a un proceso específico de auditoría o certificación. Previa solicitud, DQS presentará al Cliente un breve CV del auditor seleccionado.

Si un auditor no estuviera disponible antes o durante la auditoría, DQS se esforzará por proporcionar un auditor sustituto adecuado, en la medida de lo posible.

4.4 Programación de auditorías

DQS tiene el derecho y la obligación de programar auditorías del sistema de gestión, procesos o productos del Cliente. Las auditorías se programarán según la conveniencia mutua de ambas partes dentro de los plazos establecidos por los requisitos aplicables. Las fechas de las auditorías se acordarán por escrito. Una vez confirmadas, dichas fechas de auditoría serán vinculantes. Los acuerdos individuales de auditoría podrán incluir disposiciones de compensación por la cancelación o aplazamiento de auditorías confirmadas.

La certificación también puede incluir, dependiendo de la norma, auditorías no anunciadas, que pueden ser totalmente sin previo aviso o anunciadas con poca antelación. Si una auditoría no anunciada no puede llevarse a cabo debido a razones por las que el Cliente es responsable (denegación de entrada) DQS puede cargar los costes realmente incurridos por la preparación de la auditoría no anunciada a la cuenta del Cliente. El centro certificado deberá tomar las medidas necesarias para garantizar el acceso del auditor en caso de auditoría no anunciada.

4.5 Emisión de informes y certificados

DQS emitirá informes de auditoría y un Certificado DQS (en lo sucesivo, el «Certificado») y lo entregará al Cliente tras el cumplimiento por parte del Cliente de todos los requisitos de certificación y obligaciones contractuales. La decisión de certificación es responsabilidad exclusiva del Organismo de Certificación DQS, basándose en la recomendación de emisión de los auditores y en todos los resultados de la auditoría, tal y como se registran o a los que se hace referencia en el informe de auditoría. Cualquier recomendación dada en un informe no es vinculante para el Organismo de Certificación DQS. El informe y los certificados permanecen en propiedad de DQS; DQS concede al cliente el derecho a utilizarlos de acuerdo con este Reglamento. Los certificados DQS son válidos durante un periodo de tiempo limitado, normalmente un máximo de tres años, a partir de la fecha de emisión.

4.6 Confidencialidad y Protección de Datos

DQS se compromete a proteger la confidencialidad de toda la información confidencial y los datos personales (por ejemplo, de acuerdo con el artículo 4 del RGPD y otros requisitos legales aplicables) del Cliente y sus empleados que no estén disponibles públicamente y que se pongan a disposición de DQS en el contexto de sus actividades en las instalaciones del Cliente, ya sea que esta información se relacione con asuntos internos del Cliente o con sus relaciones comerciales. Esto también se aplica a los resultados verbales y escritos de la auditoría. DQS divulgará información confidencial a terceros solo con la autorización por escrito del Cliente, a menos que la ley lo exija o se disponga explícitamente lo contrario en estas Normas de auditoría y certificación. Estos compromisos también se aplican después de la terminación del contrato. En algunos esquemas de certificación del sector, parte de la auditoría y los datos del cliente se manejan obligatoriamente en aplicaciones proporcionadas por el propietario del esquema (por ejemplo, esquemas de automoción, aeroespacial, alimentos); el Cliente da su consentimiento a esto. A menos que el Organismo de acreditación pertinente o la ley exijan lo contrario, DQS conserva en sus archivos los registros asociados con las auditorías y certificaciones durante un mínimo de dos ciclos de certificación (generalmente seis años). Se tienen en cuenta plenamente los requisitos legales nacionales o internacionales aplicables (por ejemplo, del RGPD). Al final del período mínimo de archivo, DQS conserva o elimina los materiales a su discreción, a menos que el Cliente indique lo contrario; los honorarios por llevar a cabo dichas instrucciones se facturarán al Cliente.

4.7 Publicidad

DQS tiene derecho a mantener y publicar un registro de todos los clientes que posean una certificación DQS vigente. Esta publicación contiene el nombre y la dirección de la organización certificada, así como el alcance y la norma/especificación de referencia y el estado de la certificación. El cliente consiente por la presente la publicación de dicha información en virtud del presente documento, así como la publicación de los mismos datos en bases de datos nacionales e internacionales obligatorias gestionadas por autoridades nacionales, organismos de acreditación o propietarios de programas. Además, durante el proceso de tramitación de pedidos, los datos de los clientes se almacenan y procesan en bases de datos externas de los propietarios de programas. El cliente acepta la oferta de que los datos de los clientes puedan ser almacenados, consultados y vistos por terceros en las bases de datos correspondientes.

4.8 Comunicación electrónica

Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente autoriza por la presente a DQS a transmitir información confidencial y otra información de forma segura a través de Internet o una red pública a direcciones de correo electrónico u otras ubicaciones proporcionadas por el Cliente. El Cliente reconoce que, si bien DQS tomará todas las medidas razonables para garantizar la transmisión segura, DQS no puede garantizar la privacidad y confidencialidad absolutas de dichas transmisiones. El Cliente acepta que la transmisión segura de información confidencial por parte de DQS a través de Internet u otra red pública no constituirá una violación de ninguna obligación de confidencialidad en virtud de estas Normas de auditoría y certificación, y que DQS no será responsable de ningún daño resultante de dichas transmisiones, siempre que dicha información confidencial se maneje con el mismo grado de cuidado con el que DQS maneja su propia información confidencial. Si el Cliente crea un hipervínculo al sitio web de DQS, el Cliente acepta que: (i) la información contenida en el sitio web de DQS pertenece a DQS; (ii) el sitio web vinculante transferirá al usuario directamente al sitio web de DQS publicado por DQS sin imponer ningún marco, ventana de navegador o contenido de terceros; y (iii) el sitio web vinculante no puede afirmar ni implicar que el Cliente o sus productos o servicios están respaldados por DQS.

5. Certificados y Marcas

5.1 Emisión de certificados y uso de marcas

El organismo de certificación DQS emite certificados que confirman la conformidad del sistema de gestión, los procesos o el producto del cliente con las normas nacionales e internacionales seleccionadas, así como con los requisitos reconocidos específicos de la industria o del cliente, cuando el cliente ha demostrado en una auditoría que se han cumplido todos los requisitos aplicables. El cliente tiene derecho a utilizar el certificado y las marcas de certificación relacionadas para promover la confianza con los socios comerciales.

Tras la emisión de un Certificado, se establecerá un servicio de vigilancia permanente para garantizar que la conformidad del sistema de gestión, los procesos o los productos se mantenga de forma continua. El establecimiento y el mantenimiento de la certificación dependen de la ejecución del contrato de auditoría y certificación y del cumplimiento continuo de sus términos y condiciones por parte del Cliente.

El Cliente acepta cooperar con DQS para determinar los hechos si se informa que el sistema de gestión, los procesos, los productos o los servicios del Cliente no se ajustan a los requisitos reglamentarios, estatutarios, de certificación u otros requisitos aplicables, incluido el intercambio de la información que el Cliente adquiera con respecto a la no conformidad informada, y tomar e informar a DQS sobre cualquier acción correctiva necesaria.

El Cliente acepta que el servicio de vigilancia, como las auditorías de vigilancia y cualquier auditoría especial realizada por DQS, están diseñados para servir únicamente como verificación de los medios que el Cliente ejerce para determinar la conformidad de su sistema de gestión, procesos o productos con los requisitos de certificación, y que el Cliente no queda de ninguna manera eximido de su responsabilidad por su sistema de gestión, procesos, productos y servicios dentro del alcance de la certificación.

Los certificados y las marcas de certificación no pueden transferirse a sucesores en el título ni a otras organizaciones. Una vez que un certificado haya expirado o haya sido suspendido, retirado o anulado, el Cliente debe desistir de cualquier promoción u otro uso del certificado. El Cliente acepta devolver cualquier certificado emitido físicamente, después del retiro o anulación; el derecho de retención está específicamente excluido.

5.2 No emisión de certificados

El organismo de certificación de DQS solo puede emitir certificados si se han cumplido todos los requisitos de las normas, especificaciones y contratos seleccionados después de la auditoría (auditoría inicial/reauditoría). En caso de incumplimiento, el auditor documenta las deficiencias en un informe de no conformidad y/o identifica de otro modo las limitaciones que se deben cumplir para que se emita un certificado.

Todas las no conformidades o limitaciones se deben eliminar antes de la emisión de un certificado de DQS. Si es necesario, DQS repetirá la auditoría parcial o totalmente. Si las no conformidades no se han eliminado o si los requisitos previos para la concesión de un certificado no se han cumplido incluso después de una auditoría de seguimiento o especial, el procedimiento de certificación concluirá con la emisión de un informe sin certificado.

5.3 Suspensión, Retirada y Anulación de un Certificado

5.3.1 Suspensión

El Organismo de Certificación de DQS tiene derecho a suspender temporalmente un Certificado si el Cliente incumple las obligaciones contractuales, financieras o de certificación con respecto a DQS, incluyendo, entre otras, las siguientes:

Las acciones correctivas no se han implementado de manera demostrable y efectiva dentro del plazo acordado;
No se ha cumplido con el cronograma de auditorías sugerido por DQS para las auditorías necesarias para el mantenimiento de la certificación y, por lo tanto, se ha excedido la frecuencia prescrita desde la auditoría anterior;
DQS no ha sido informado oportunamente sobre cambios planificados en el sistema de gestión, incidentes especiales o retirada de productos (ver 3.3) u otros cambios que afecten la conformidad con la norma o especificación que forma la base de la auditoría;
Reubicación del sitio/instalación certificada sin notificación previa a DQS;
Un certificado DQS o un símbolo de certificación se ha utilizado de manera engañosa o no autorizada;
Los pagos debidos por servicios de auditoría y certificación no se han efectuado oportunamente después de al menos un recordatorio escrito.

El Organismo de Certificación DQS también tiene derecho a suspender un certificado si se conocen infracciones significativas de las normas de acreditación después de la decisión de certificación y en casos de fuerza mayor (véase 6.6).

DQS notificará al Cliente la suspensión propuesta por escrito. Si las razones de la suspensión propuesta no se eliminan en un plazo de dos semanas, DQS informará al Cliente por escrito de la suspensión del Certificado indicando las razones, así como las acciones correctivas necesarias para restablecer la certificación.

Los certificados se suspenden durante un período limitado (normalmente un máximo de 90 días). Si las medidas requeridas se han implementado de forma demostrable y efectiva en el plazo establecido, la suspensión del Certificado se cancela. Si las medidas requeridas no se han implementado en el plazo establecido, el Organismo de Certificación DQS puede retirar el Certificado según lo establecido a continuación.

5.3.2 Retirada

El Organismo de Certificación DQS tiene derecho a retirar los Certificados o a declararlos inválidos mediante notificación por escrito al Cliente si:

Se ha excedido el período de suspensión del Certificado,
No se garantiza la conformidad del sistema de gestión, de los procesos o de los productos con la norma o especificación en que se basa o el Cliente no está dispuesto o no es capaz de eliminar las no conformidades;
El cliente continúa utilizando la certificación para promoción después de la suspensión del Certificado;
El cliente utiliza la certificación de tal manera que socave la reputación del organismo de certificación DQS o de DQS;
Las condiciones previas que dieron lugar a la expedición del Certificado ya no se aplican;
El cliente presenta cualquier petición voluntaria o involuntaria de quiebra;
El cliente termina efectivamente su relación contractual con DQS.

5.3.3 Anulación

El Organismo de Certificación DQS tiene derecho a anular los Certificados o a declararlos inválidos retroactivamente si:

Posteriormente resulta que no se han cumplido las condiciones previas requeridas para la emisión del Certificado;
El Cliente ha comprometido el procedimiento de certificación de tal manera que, a juicio de DQS, la objetividad, neutralidad o independencia de los resultados de la auditoría están en cuestión.

6. Varios

6.1 Ausencia de asociación o representación

Las Partes reconocen que DQS proporciona los Servicios al Cliente como contratista independiente y que el Contrato no crea ninguna asociación, representación, relación laboral o fiduciaria entre DQS y el Cliente.

El Cliente reconoce que DQS no reemplaza al Cliente ni a ningún tercero, ni los libera de ninguna de sus obligaciones, ni asume, abrevia, deroga o se compromete a cumplir con ningún deber del Cliente hacia ningún tercero o el de ningún tercero hacia el Cliente.

6.2 Limitación de responsabilidad e indemnización

DQS ejerce la habilidad, el debido cuidado y la diligencia en la prestación de los servicios que se pueden esperar razonablemente de un proveedor de servicios similares de buena reputación y acepta la responsabilidad por daños y perjuicios solo en casos de negligencia demostrada.

Nada de lo dispuesto en estas Normas excluirá o limitará la responsabilidad de DQS ante el Cliente por muerte o lesiones personales o por fraude o cualquier otro asunto resultante de la negligencia de DQS por el cual sería ilegal excluir o limitar su responsabilidad.

A menos que se acuerde lo contrario, la responsabilidad total de DQS ante el Cliente con respecto a cualquier reclamo por pérdida, daño o gasto de cualquier naturaleza se limitará, con respecto a cualquier evento o serie de eventos conectados, a un monto igual al doble de los honorarios pagados a DQS en virtud del contrato.

DQS no tendrá responsabilidad por reclamos por pérdidas, daños o gastos a menos que se inicien procedimientos arbitrales dentro del año siguiente a la fecha de ejecución por parte de DQS del servicio que da lugar al reclamo o en caso de cualquier supuesto incumplimiento dentro del año siguiente a la fecha en que dicho servicio debería haberse completado.

6.3 No cesión

A menos que no se regule expresamente de otra manera o se acuerde por escrito entre las partes, el contrato es personal entre las partes y ninguna de ellas podrá ceder, transferir, gravar, hipotecar, subcontratar o negociar de cualquier otra manera con ninguno o todos sus derechos y obligaciones en virtud del Contrato. Cada parte confirma que actúa en su propio nombre y no en beneficio de ninguna otra persona.

Sin perjuicio de lo mencionado anteriormente, DQS podrá ceder, transferir o subcontratar alguno o todos sus derechos y obligaciones en virtud del contrato a una empresa afiliada a DQS y a sus socios o a cualquiera de sus agentes.

6.4 Código de Ética y Política Anti-soborno y Anticorrupción

DQS lleva a cabo sus negocios estrictamente de acuerdo con los principios establecidos en su Código de Ética, que también contiene la Política Antisoborno y Anticorrupción. El Código de Ética de DQS se puede encontrar en el sitio web de DQS.

Los empleados, agentes y otros representantes de DQS tienen prohibido dar o recibir dinero o regalos que puedan interpretarse como sobornos, o celebrar acuerdos que se interpreten como prácticas corruptas. DQS mantiene vigentes durante toda la vigencia del Contrato políticas y procedimientos, y los hará cumplir cuando corresponda, para garantizar el cumplimiento de lo mencionado anteriormente.

6.5 Invalidez parcial

Si una o más disposiciones de este Reglamento se consideran ilegales o inaplicables en cualquier aspecto, la validez, legalidad y aplicabilidad de las disposiciones restantes no se verán afectadas ni perjudicadas de ninguna manera por ello.

6.6 Fuerza mayor

Ni DQS ni el Cliente incumplirán este Reglamento ni serán responsables de ningún incumplimiento o demora en el cumplimiento del presente si la causa de dicho incumplimiento o demora es atribuible a eventos que escapan al control razonable de la parte afectada, incluidos, entre otros, guerra, conflicto armado, ataque terrorista, guerra civil, disturbios, peligros tóxicos, pandemias, epidemias, desastres naturales, condiciones climáticas extremas, incendios, explosiones, fallas en los servicios públicos, huelgas, averías en la infraestructura, demoras en el transporte o cualquier restricción pública posterior a cualquiera de los incidentes anteriores, o cualquier otro suceso de fuerza mayor.

En caso de un suceso de fuerza mayor, la parte afectada deberá notificar a la otra parte sin demora indebida los detalles de la situación y la duración estimada. Cualquiera de las partes tendrá derecho a rescindir el Contrato con efecto inmediato si el evento de fuerza mayor perdura por más de noventa (90) días.

7. Disputas

A menos que se acuerde específicamente lo contrario, todas las disputas que surjan de o en relación con este Reglamento se regirán por las leyes del país de domicilio del Organismo de Certificación DQS y se resolverán de manera definitiva de conformidad con las Reglas de Arbitraje de la Cámara de Comercio Internacional por uno o más árbitros designados de conformidad con dichas reglas. El arbitraje se llevará a cabo en París (Francia) y se llevará a cabo en idioma alemán o inglés.

8. Requerimientos Adicionales

Para algunos sistemas de gestión o servicios de certificación y auditoría de productos específicos del sector, pueden aplicarse requisitos obligatorios adicionales del programa, incluidos, entre otros, los siguientes: Estos “requisitos del programa” están disponibles en https://www.dqsglobal.com/es-es/

Automotive Sector: Anexo Automotriz
Aerospace Sector: Anexo Aeroespacial
DQS GmbH - Railway Sector: Anexo IRIS
DQS Inc. - Telecommunication Sector: Anexo TL9000
DQS MED programs: Normas de auditoría y certificación de DQS Medizinprodukte GmbH y sus suplementos
DQS CFS programs: Condiciones específicas para la evaluación del sistema de gestión y certificación de productos de DQS CFS GmbH
Chinese Market: Condiciones específicas para actividades en el mercado chino según lo definido por las autoridades gubernamentales chinas (por ejemplo, CNCA)

Reglamento de Auditoría y Certificación del DQS a partir del 1 de agosto de 2024.