Parte 6: Consejos para realizar auditorías a distancia

Incluso para los auditores experimentados, realizar una auditoría a distancia puede ser un reto. En este artículo, que forma parte de nuestra serie de artículos sobre auditorías a distancia, compartimos algunos consejos importantes para realizar una auditoría sin problemas.

Esta es la sexta parte de una serie de siete artículos sobre auditorías a distancia:

Aunque las auditorías a distancia están ganando rápidamente en popularidad, todavía no existe un protocolo o directrices internacionalmente reconocidos para llevarlas a cabo. En nuestra serie de artículos, hemos analizado los distintos pasos que conducen a la auditoría. Hoy examinaremos la auditoría en sí y formularemos algunos consejos de aplicación general para una auditoría a distancia sin problemas.

Durante la sesión de apertura, es importante definir las reglas y el método de diálogo. Cuanto mayor sea el grupo de participantes, más importante será esto.
Mantenga el número de participantes simultáneos al mínimo y silencie a los participantes que no hablan.
Si has acordado grabar una sesión (véase la parte 5), no olvides iniciar la grabación.
Asegúrese de que los participantes se presentan antes de hablar.
Asegúrate de que todo el mundo tiene el programa de la auditoría y se ciñe a él.
Si es posible, haz que se distribuyan los documentos con antelación.
Si tiene previsto retransmitir las pantallas, hágalo saber con antelación; de lo contrario, los participantes pueden llamar por teléfono si es necesario.

En la auditoría, es posible que alguna información no se pueda divulgar para la auditoría a distancia. A menudo se trata de información altamente confidencial. El auditor debe saber cómo reaccionar en estos casos y conocer las normas. Por ejemplo, para algunas normas y reglamentos, puede ser aceptable no revelar ciertos documentos, mientras que para otros, la revelación es obligatoria y no revelarla supondrá un incumplimiento.

Todas las auditorías a distancia deben terminar con un debate final en el que se resuman las preocupaciones, las preguntas, los hallazgos y las no conformidades.

¿Ha completado su auditoría a distancia? Estupendo: en laséptima parte de esta serie, veremos el seguimiento.

Autor

Dr. Thijs Willaert

El Dr. Thijs Willaert es Jefe de Marketing y Comunicación de los segmentos de Sostenibilidad y Seguridad Alimentaria. También es auditor de la auditoría externa de los informes de sostenibilidad. Sus áreas de interés incluyen la gestión de la sostenibilidad, la contratación sostenible y la digitalización del panorama de la auditoría.