Las auditorías remotas se han convertido en una parte integral de la digitalización y el trabajo ágil. Se trata de la capacidad distintiva de los equipos virtuales y los empleados que trabajan desde casa para ser productivos a un alto nivel, también en la auditoría de los sistemas y procesos de gestión. Especialmente en vista de la pandemia de coronavirus, la dirección de las empresas y los ejecutivos buscan la "excelencia a distancia", por lo que se evalúa cada vez más como un factor de éxito crítico que determinará en un futuro. En la planificación y ejecución, las auditorías de certificación también deben ser muy eficaces, independientemente de que se realicen en sitio o a distancia como "auditorías remotas". Sin embargo, una auditoría remota de este tipo exige habilidades adicionales y un grado de excelencia adicional por parte de todos los implicados.

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Auditorías a distancia: Qué dice la ISO 19011

Aunque las auditorías remotas ya se promocionaban como un "método de auditoría alternativo" en la norma ISO 19011:2011, no se explicaba más. La revisión de 2018 dio entonces un mayor impulso al asunto con el reconocimiento mucho más preciso de este método de auditoría. A estas alturas, la directriz ya no podía ignorar las posibilidades de la creciente digitalización.

"Auditorías a distancia: respondiendo a la digitalización - pero también a los tiempos de crisis"

Y como si los autores de la norma ISO 19011:2018 lo hubieran sospechado, la pandemia del Covid 19 trajo consigo un amplio campo de aplicaciones para la auditoría remota. En tiempos de crisis, cuando las auditorías en sitio ya no pueden realizarse en la medida necesaria, la auditoría remota resulta útil, aunque de forma limitada.

Auditorías remotas: Requisitos previos

Para poder utilizar las auditorías remotas como método de acompañamiento, es necesario cumplir toda una serie de requisitos previos. Estos requisitos previos incluyen la complejidad de los procesos de la empresa. Además, el auditor debe estar familiarizado con el sistema de gestión y haber estado ya en sitio, por ejemplo.

Otros requisitos esenciales que deben cumplirse son:

  • La calidad de la tecnología de comunicación debe cumplir los elevados requisitos de una auditoría a distancia
  • Ninguna certificación inicial puede ser auditada a distancia. Sobre todo, esto significa que el sistema de gestión no debe estar en una fase inicial.
  • No pueden haberse producido no conformidades significativas en el centro en cuestión durante la auditoría anterior
  • El sistema de gestión debe estar organizado de manera que todos los datos, pruebas y especificaciones puedan encontrarse inmediatamente y sean fáciles de ver
  • Deben excluirse los riesgos que puedan poner en peligro la auditoría

"Cumplir los requisitos de la auditoría a distancia: No es una cuestión de rutina, sino un signo de excelencia".

Cumplir estos requisitos, especialmente en su totalidad, no es una cuestión de rutina. Más bien es un signo de madurez y excelencia de los sistemas de gestión y de las organizaciones que establecen altos estándares para afrontar las auditorías.

Los auditores externos también tienen un papel clave: Deben tener una gran capacidad de comunicación y organización, muy por encima de la media, para dirigir y gestionar la auditoría a distancia.

El método debe ser aceptado por todos los implicados

Y hay otro requisito previo importante. Se refiere a la actitud de todos los implicados hacia este método de auditoría y su disposición a comprometerse con él. La confianza y la aceptación dentro de la organización auditada son, por tanto, puntos centrales para el éxito de la planificación de la auditoría, el programa de ejecución de la misma y el seguimiento de la auditoría a distancia.
Dado que el auditor no está in situ, las habilidades técnicas y de comunicación - "habilidades blandas" indispensables - se vuelven aún más importantes.

Si se quiere implantar una auditoría a distancia, si se quiere utilizar esta tecnología, hay que conseguir la aceptación de la misma en la empresa.

Dr. Holger Grieb Auditor de DQS

Auditorías remotas: ¿Método de auditoría o tipo de auditoría?

Las auditorías a distancia son un método de auditoría, no un tipo de auditoría independiente. Los autores de la norma ISO 19011 no elevan las auditorías a distancia al rango de una alternativa a las auditorías en sitio. Más bien ofrecen incorporar la "remota" como uno de los varios métodos "adecuadamente equilibrados" en la planificación de la auditoría.

Los requisitos del capítulo 5.5.3 de la norma ISO 19011 se refieren a la selección y determinación de los métodos de auditoría: "Para realizar la auditoría de forma eficaz y eficiente, la persona o personas que controlan el programa de auditoría deben seleccionar y determinar los métodos para la auditoría en función de los objetivos de auditoría definidos, el alcance de la auditoría definido y los criterios de auditoría definidos."

Auditoría a distancia: Marco formal según la IAF

Además de la norma ISO 19011, el documento MD 4 del Foro Internacional de Acreditación (IAF) también desempeña un papel importante y sirve para hacerse una idea clara del marco formal de las auditorías a distancia. A continuación se presentan tres ejemplos de requisitos previos para las auditorías a distancia que utilizan "tecnologías de la información y la comunicación (TIC)":

  • Debe garantizarse la seguridad y la confidencialidad de la información electrónica o transmitida electrónicamente (4.1.1). Nota: El auditado determina el nivel de requisitos de seguridad.
  • El uso de las TIC debe ser acordado entre el auditado y el auditor (4.1.2). Precaución: Esto requiere una "relación" establecida.
  • Garantizar de antemano que el cliente y el auditor disponen de la infraestructura electrónica necesaria para utilizar las TIC (4.2.2). Nota: "Garantizar" incluye probar la infraestructura y planificar alternativas si es necesario.

Estas técnicas de auditoría asistida por ordenador (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) pueden incluir, por ejemplo, lo siguiente

  • Realización de conferencias telefónicas
  • Reuniones en Internet
  • Comunicaciones interactivas a través de la web
  • Acceso electrónico remoto a la documentación del sistema de gestión y/o a los procesos del sistema de gestión".

"Auditoría a distancia: Encuesta DQS sobre la aceptación de las auditorías a distancia"

Auditorías remotas con DQS

Con la transformación digital y la pandemia de Corona, las auditorías remotas se han ganado un lugar firme entre los métodos de auditoría. Desde el punto de vista de los organismos de acreditación, se dan las condiciones marco formales. Los requisitos previos en términos de tecnología y competencias también están claramente definidos. Por tanto, las posibilidades que ofrecen las auditorías a distancia pueden aprovecharse al máximo. Sin embargo, su uso debe ser siempre cuidadosamente considerado. No todas las situaciones pueden evaluarse adecuadamente a distancia. Por lo tanto, DQS revisará con usted de antemano la situación respectiva en su empresa y los riesgos asociados a la implementación.

Simplemente, aprovechar la calidad

Desde su fundación en 1985 como primer certificador alemán de sistemas de gestión, DQS se ha comprometido con el éxito sostenible de sus clientes. Con auditorías de valor añadido y conceptos orientados al cliente, acompañamos a las organizaciones en todo el camino hacia la excelencia empresarial.

Además de la evaluación según las normas individuales de los sistemas de gestión, la auditoría combinada y simultánea de sistemas de gestión totalmente integrados le ofrece numerosas oportunidades. La evaluación interdisciplinaria permite aprovechar las sinergias y, al mismo tiempo, identificar las interacciones y contradicciones entre los distintos temas.

En relación con la norma ISO 19011, también ofrecemos auditorías de segunda parte como servicio para determinadas áreas temáticas, por ejemplo, como auditorías de proveedores.

Con el fin de aumentar los beneficios para nuestros clientes, nos centramos en la cualificación múltiple en la selección y formación continua de nuestros auditores: Los auditores de DQS cubren al menos tres normas de media. Tómenos la palabra. Estamos deseando hablar con usted.

Autor
Julian König

Jefe de Gestión de Productos y Acreditación en DQS y también experto en ISO 50001, Julian König es responsable de la asistencia y el desarrollo de productos conformes con la acreditación para los productos principales de DQS. La combinación de conocimientos en su equipo crea una fuerte conexión con las necesidades del mercado. Con su experiencia en normas, también es un autor y moderador muy solicitado.

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<p>DQS-Experte Energiemanagement und Leiter Produktmanagement &amp; Akkreditierung</p>