Un sistema de gestión integrado (IMS) se caracteriza por la combinación de dos o más sistemas de gestión en un sistema holístico. La intención es evitar múltiples esfuerzos, por ejemplo, en auditorías internas y externas. Las sinergias creadas por el IMS también agudizan el enfoque en las oportunidades y riesgos dentro de la empresa.
Sistema Integrado de Gestión - ¿Qué es?
En principio, cada empresa tiene un sistema de gestión porque cada empresa se gestiona a sí misma. La pregunta es si se trata de un sistema de gestión integrado que tiene en cuenta los requisitos de diferentes áreas, o si realmente es un sistema que se basa en un estándar (por ejemplo, ISO 9001), o si son solo líneas de acción tradicionales que son que utiliza la empresa para organizarse.
CONTENIDO
- Sistema de gestión integrado: Creando sinergias desde la diversidad
- ¿Qué son los requerimientos?
- Cuando aumenta la complejidad
- ¿Cuál es el objetivo de un sistema de gestión integrado?
- ¿Cuál es la base de un sistema de gestión integrado?
- ¿Cómo puede ayudar la Estructura de Alto Nivel con un sistema de gestión integrado?
- ¿Cuáles son los diferentes caminos hacia la integración?
- Beneficios de un sistema de gestión integrado - Conclusión
- Simplemente aprovechando la Calidad.
Sistema de gestión integrado: Creando sinergias desde la diversidad
Para un sistema de gestión integrado (IMS), la multitud de sistemas de gestión que las empresas tienen que gestionar hoy en día se combinan e integran en la medida de lo posible para que haya la menor fricción posible y las sinergias se aprovechen de manera óptima.
Esto significa que los métodos e instrumentos para cumplir con los requisitos de diferentes áreas se combinan en una estructura uniforme. Esto sirve al gobierno corporativo (gestión y seguimiento de las organizaciones) y se apoya en un enfoque basado en el riesgo.
La estructura básica de los estándares de los sistemas de gestión modernos, la llamada Estructura de alto nivel (HLS), fue introducida por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 2012. La Directiva ISO/IEC subyacente fue revisada por ISO en mayo de 2021, que también significó que la HLS se sometió a una revisión con varias aclaraciones, adiciones, pero también supresiones. Desde entonces, la Estructura de Alto Nivel ahora se llama "Estructura Armonizada" (HS). Sin embargo, solo entrará en vigencia con la próxima revisión de la norma ISO respectiva.
¿Cuáles son los requerimientos?
Muchos sistemas de gestión se centran en requisitos específicos:
- Calidad, p. ISO 9001
- Protección del medio ambiente, p. ISO 14001
- Energía, p. ISO50001
- Salud y seguridad en el trabajo, p. ISO 45001, CCS
- Seguridad de la información, p. ISO 27001
- Gestión de crisis o emergencias, p. Norma ISO 22301
- Gestión de riesgos, p. ISO 31000
- RSE / Responsabilidad Social Corporativa, p. SA8000
- Varios otros sistemas, p. salud, dispositivos médicos, alimentación o prevención de explosiones
Así, las empresas se encuentran ante multitud de áreas temáticas que pueden organizar normativamente. Además, varias industrias tienen regulaciones especiales como IATF 16949 (industria automotriz) o EN/AS 9100 (aviación). En su mayoría, profundizan los requisitos de la norma ISO 9001 para la gestión de la calidad y los concretan en el contexto de aplicación.
Cuando aumenta la complejidad
Un estudio del "Harvard Business Manager" muestra que el grado de complejidad, es decir, el número de requisitos relacionados con el sistema que una empresa debe cumplir en los negocios, se ha multiplicado por más de seis desde 1955. Esto contrasta con el grado de complejidad organizativa dentro de la empresa, el número de diferentes procesos, interfaces, instrucciones, documentos y decisiones, que se ha multiplicado por 35. Esto demuestra que cada vez se agrega más, pero no se elimina nada.
HLS - Una oportunidad para un sistema de gestión integrado
10 razones para un IMS
Comparación de los requisitos de los "Big Five": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 e ISO 27001
por Rita Kagerer, experta en sistemas de gestión integrados
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El nivel de complejidad organizativa ralentiza la productividad de los empleados, así como los ingresos. Por lo tanto, es importante que las empresas piensen en cómo integrar los temas y construir áreas de gestión de forma modular para ampliar las áreas temáticas sin demasiado esfuerzo administrativo interno y sin aumentar aún más la complejidad de los procesos. Idealmente, esto elimina la necesidad de documentos y permite utilizar un sistema uniforme para diferentes áreas temáticas.
¿Cuál es el objetivo de un sistema de gestión integrado?
El objetivo del SGI debe ser resolver conflictos, coordinar metas y asegurar especificaciones claras, preferiblemente calificables.
Sin embargo, diferentes sistemas de gestión tienen diferentes requisitos que cumplir. En este sentido, pueden surgir conflictos de objetivos, que deben ser tenidos en cuenta.
En este punto, las organizaciones deben decidir qué objetivo tiene prioridad y, si es necesario, permitir que otro objetivo quede en segundo plano. Por ejemplo, las soluciones que tendrían sentido desde la perspectiva del diseño de procesos eficientes tendrían que pasar a un segundo plano frente a una organización optimizada de seguridad y salud en el trabajo. Aquí, las empresas deben tomar decisiones caso por caso, también con miras a la certificación de los sistemas de gestión.
¿Cuál es la base de un sistema de gestión integrado?
Se necesita un sistema de gestión de procesos uniforme para una base sólida.
Las herramientas de trabajo y las formas de documentación deben estar estandarizadas. Útil para la implementación es un cockpit de medidas comunes, en el que fluyen las diversas medidas resultantes del establecimiento y operación de un sistema de gestión integrado y a través del cual las tareas pueden ser controladas y rastreadas. A continuación, los procesos especializados se configuran e integran sobre esta base sólida.
¿Cómo puede ayudar la Estructura de Alto Nivel con un Sistema Integrado de Gestión?
La estructura de alto nivel (HLS) es una herramienta útil para las empresas que desean construir sus sistemas de forma modular. Esto se debe a que esta estructura básica general garantiza que las estructuras de los sistemas de gestión se correspondan entre sí en sus requisitos normativos y, por lo tanto, puedan integrarse más fácilmente.
En las revisiones estándar de ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y la nueva ISO 45001:2018, la estructura de la sección (HLS) y parte de la terminología se cambiaron para mejorar la alineación con otros estándares de sistemas de gestión. Por lo tanto, todas las principales normas de sistemas de gestión ISO están sujetas a la estructura básica común. Otros estándares también se adaptarán a la nueva Estructura de Alto Nivel en el futuro.
Sobre todo, esto significa que los procesos de la empresa se pueden adaptar a condiciones nuevas o modificadas de acuerdo con los requisitos. Y esto se hace sin sobrecargar las estructuras básicas de la empresa con redundancias e inconsistencias. Los procesos se pueden ampliar fácilmente si es necesario tener en cuenta nuevos estándares.
Al configurar un IMS, es importante ponerse en el lugar del empleado. En consecuencia, se deben utilizar términos y procesos del trabajo diario de los empleados.
¿Cuáles son los diferentes caminos hacia la integración?
Fase de planificación: una buena visión general
En la fase de planificación, vale la pena involucrar a una consultora externa para incorporar la experiencia de proyectos de integración en otras empresas. Luego, todos los documentos y requisitos se ponen sobre la mesa para poder crear un análisis de requisitos e interacción. En base a esto, se hace un diagnóstico de dónde, por ejemplo, vale la pena la integración como primer paso.
Fase de establecimiento: Establecer el rumbo - asegurar ventajas
En la fase de establecimiento de un sistema de gestión integrado, es de gran importancia involucrar a las partes interesadas, como los clientes internos y externos. Durante el diseño del proceso, es esencial involucrar a los empleados, ya que son el recurso central que luego tendrá que trabajar con las especificaciones. El siguiente paso es la integración básica del control de documentos, auditorías internas, políticas, objetivos e indicadores clave de rendimiento, así como la gestión de acciones de nivel superior. Luego se trata de cubrir las diversas áreas temáticas en el área de recursos humanos, integrando los procesos operativos, e involucrando a la cadena de suministro ya los proveedores y desglosando los requisitos para ellos.
Fase de mejora: Agrupación de información
En la fase de mejora, la organización mide los resultados, cuyas métricas ha definido previamente, desde la perspectiva de las partes interesadas. El seguimiento a través de auditorías internas y externas es importante. El control de gestión, donde la propia dirección puede dar una valoración, también es fundamental. Esto se puede hacer, por ejemplo, a través de evaluaciones de gestión a pequeña escala distribuidas a lo largo del año. En el transcurso de la fase de mejora, la organización decide si integrará otros sistemas y cuáles, y para qué sistemas de gestión también buscará o continuará con la certificación.
Beneficios de un sistema de gestión integrado - Conclusión
Un sistema de gestión integrado (IMS) tiene un panorama de procesos que cubre todos los temas relevantes para la empresa. Por lo tanto, el sistema debe construirse paso a paso. La empresa debe decidir qué áreas y estándares deben integrarse primero y qué etapas de expansión adicionales deben incluirse. De lo contrario, la integración abrumará a la organización y a sus empleados.
El apoyo de la gerencia es crucial en este proceso. Todos dentro de la organización deben ser conscientes de que el sistema de gestión integrado no es un manual guardado en un armario. Más bien, es una herramienta de trabajo diario que, cuando se usa correctamente, facilita el trabajo de todos.
Y que brinde a todos los involucrados la seguridad de saber que los requisitos esenciales de los clientes, las autoridades y otras partes clave se están teniendo en cuenta adecuadamente.
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Desde su fundación en 1985 como el primer certificador alemán de sistemas de gestión, DQS se ha comprometido con el éxito sostenible de sus clientes. Con auditorías de valor agregado y conceptos orientados al cliente, acompañamos a las organizaciones hasta la excelencia empresarial.
Especialmente, la auditoría combinada y simultánea de sistemas de gestión totalmente integrados ofrece numerosas oportunidades, ya que la evaluación transversal permite utilizar sinergias y, al mismo tiempo, interacciones, pero también se pueden identificar contradicciones entre los diferentes temas. Con el fin de aumentar los beneficios para nuestros clientes con sistemas de gestión integrados, nos enfocamos en sus múltiples calificaciones cuando seleccionamos y capacitamos a nuestros auditores: los auditores de DQS cubren al menos tres conjuntos de regulaciones en promedio. Tómenos en nuestra palabra. Esperamos poder hablar con usted.
