Ahora las auditorías IFS también pueden realizarse parcialmente de forma remota. Las auditorías IFS Broker pueden incluso realizarse completamente a distancia. Esta nueva normativa se aplica independientemente de la evolución de la pandemia de COVID-19. A continuación presentamos la nueva normativa IFS.

Antecedentes

Cuando estalló la pandemia COVID-19, muchas auditorías de certificación IFS no pudieron llevarse a cabo debido a las restricciones de viaje. La realización de auditorías a distancia no era una opción porque las normas de certificación no lo permitían. El IFS desarrolló entonces un nuevo procedimiento opcional: el control de mantenimiento a distancia. Sin embargo, el Control de Mantenimiento Remoto no daba lugar a un certificado acreditado. Sin embargo, esto es exactamente lo que muchos centros necesitaban.

Luego, en junio de 2020, se adaptaron las especificaciones de la GFSI, que ahora permiten una solución mejor y permanente en términos de auditorías remotas. En este contexto, queda claro por qué el IFS sólo aceptará ahora auditorías remotas.

Auditorías a distancia para la norma IFS Broker

El primer estándar que puede auditarse a distancia es el IFS Broker. Los centros certificados según el estándar IFS Broker pueden solicitar una auditoría a distancia. La auditoría remota sustituye a la auditoría anual in situ. La realización de una auditoría IFS Broker a distancia no es obligatoria y puede llevarse a cabo por acuerdo entre el centro y el organismo de certificación. La opción de la auditoría remota sólo se aplica a las auditorías anunciadas y lo ideal es que la realice el mismo auditor que llevó a cabo la última auditoría de mantenimiento o la auditoría inicial.

Como pionero en el campo de las auditorías remotas, DQS está ahora preparado para realizar auditorías según el estándar IFS Broker a distancia.

Auditorías divididas para los demás estándares IFS

Dado que otros estándares IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) se centran más en las buenas prácticas de fabricación, no será posible realizar las auditorías de certificación completamente a distancia. Los auditores tendrán que seguir visitando las instalaciones in situ. Sin embargo, el IFS está considerando la posibilidad de realizar una auditoría dividida, en la que sólo una parte del tiempo total de la auditoría se emplee en las instalaciones. La otra parte sería una auditoría a distancia.

A diferencia de BRCGS y FSSC 22000, IFS requiere que la parte de la auditoría in situ se complete antes de comenzar la auditoría remota. Esto permite al auditor obtener una mejor visión de los productos, procesos e instalaciones de la empresa.

Una vez más, cabe destacar que la auditoría dividida es opcional y debe ser acordada entre el centro y el organismo de certificación. El organismo de certificación debe evaluar si la realización de parte de la auditoría a distancia supone un riesgo para la eficacia de la misma. Sólo los centros con una evaluación de riesgos positiva pueden realizar auditorías parciales a distancia.

Realización de auditorías parciales IFS - Así es como funciona

La parte in situ de la auditoría dividida IFS puede ser anunciada y no anunciada. La versión no anunciada ofrece a las organizaciones la oportunidad de cumplir con el requisito de la GFSI de que una de cada tres auditorías IFS debe ser no anunciada.

En la parte presencial, sólo deben estar presentes los empleados responsables de garantizar el buen funcionamiento y el cumplimiento de los requisitos normativos y de los clientes en las áreas de producción y afines. En la parte remota posterior de la auditoría dividida IFS, se establecen citas fijas para realizar las entrevistas con los empleados pertinentes* que no estaban in situ durante la evaluación.

La auditoría in situ se complementa con la parte a distancia. Ésta incluye la revisión de más información documentada y una comprobación exhaustiva de la documentación y los registros.

La auditoría a distancia debe tener lugar en los 14 días siguientes a la parte presencial. El organismo de certificación y la empresa auditada deben fijar una fecha conveniente para ambas partes, de modo que todos los empleados o miembros de la dirección con los que el auditor tenga que hablar estén disponibles.

Planificación y preparación de la auditoría IFS Split

Para planificar una auditoría IFS Split es necesario seguir los siguientes pasos:

  • Las empresas que planifiquen una auditoría IFS Split deben aclarar de antemano con sus clientes si se aceptará un certificado basado en la auditoría IFS Split.
  • Posteriormente, la empresa que vaya a certificarse y el organismo de certificación deberán realizar una evaluación de riesgos para determinar si una Auditoría Dividida IFS es técnicamente posible.
  • El uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) durante el proceso de evaluación requiere un acuerdo por escrito entre la empresa y el organismo de certificación.
  • La empresa que se va a certificar debe garantizar que todos los documentos y registros relevantes están disponibles en formato digital.
  • Averigüe qué requisitos se evalúan totalmente in situ y cuáles pueden evaluarse total o parcialmente a distancia. En cada Estándar y en la Lista de Comprobación del Programa de Mercados Globales, IFS ofrece a las empresas y a los auditores unas directrices claras para llevar a cabo una Auditoría Dividida IFS. Puede descargar las listas de comprobación aquí.

Una vez finalizada la Auditoría Dividida IFS, el organismo de certificación añade la siguiente frase al informe de auditoría IFS y al certificado IFS "Una parte de la evaluación se ha realizado mediante TIC - Evaluación por separado". Esto aumenta la transparencia para los clientes, distribuidores y otras partes interesadas.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert is a Global Director Sustainability Services. In the role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement. human rights due diligence and ESG audits.

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