En tiempos de pandemia, la auditoría de los sistemas de gestión in situ a menudo no es posible o sólo lo es de forma muy limitada. Las llamadas auditorías remotas, que se llevan a cabo a distancia con la ayuda de la tecnología de la información y la comunicación adecuada, suelen ser un remedio en esta situación, también para la norma automotriz IATF 16949. Lea el siguiente artículo para conocer los requisitos que la IATF creó en octubre de 2020 para llevar a cabo auditorías remotas.

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Las auditorías a distancia, es decir, las realizadas a distancia para la evaluación y certificación de los sistemas de gestión, han ganado una gran aceptación desde el inicio de la pandemia del Covid 19 a principios de 2020. Así lo confirma una vez más una encuesta de clientes de DQS . Al fin y al cabo, incluso en tiempos que hacen casi imposible una auditoría normal in situ en una empresa, hay que mantener los certificados y realizar auditorías programadas. Incluso antes de la pandemia, este método de auditoría se aplicaba con éxito sin la presencia física del auditor. Esto se debe a que la directriz internacionalmente válida para la auditoría de sistemas de gestión, la norma ISO 19011:2018, también ha previsto explícitamente la auditoría a distancia como alternativa a la auditoría in situ en muchos ámbitos desde hace bastante tiempo.

IATF y las auditorías a distancia

A los usuarios de la norma internacional de automoción IATF 16949 se les negó este método de auditoría alternativo hasta hace unos seis meses. Sin embargo, en octubre de 2020, el Grupo de Trabajo Internacional del Automóvil (IATF) se adaptó a las circunstancias actuales, al menos temporalmente, y creó las condiciones adecuadas para llevar a cabo auditorías remotas también para la IATF 16949 con las "Medidas de Pandemia de Coronavirus (COVID-19) - Revisión 5". Sin embargo, las posibilidades de realizar auditorías a distancia son limitadas en comparación con las normas de sistemas de gestión ISO, como la ISO 9001 (gestión de la calidad) o la ISO 27001 (seguridad de la información).

Esto se debe a que una condición esencial para llevar a cabo una auditoría a distancia IATF es que no sea posible realizar una auditoría in situ por razones que se puedan demostrar que están directamente relacionadas con la pandemia de COVID-19. Sólo en este caso los organismos de certificación como DQS están autorizados a realizar auditorías remotas de acuerdo con las especificaciones de la IATF. El trasfondo de esto es que la posibilidad de realizar auditorías a distancia evita que se sobrepase el plazo previsto o permitido.

En el sector automotriz también existen normas especiales para las instalaciones de producción que están cerradas debido a una pandemia en el momento de una auditoría IATF planificada o que no están produciendo ninguna pieza. En este caso, sin embargo, el organismo de certificación debe obtener información adecuada del cliente para evaluar las circunstancias y, si es necesario, acordar una nueva fecha posterior para la auditoría de la IATF. La renuncia a la auditoría inicialmente prevista deberá ser notificada a la IATF.

Realización de auditorías a distancia

La aplicación de auditorías remotas es posible para la norma automotriz IATF 16949 como sigue, para

  • Centros de producción
  • Incluir los sitios de producción ampliados
  • Sitios de soporte remoto

Las auditorías remotas IATF están permitidas para los siguientes tipos de auditoría

  • Auditorías de certificación inicial (fase1 y fase 2). Si la auditoría de fase 2 se realiza a distancia, la validez del certificado no puede superar los doce meses, y el certificado expira un día antes. La auditoría posterior se considera entonces una auditoría de recertificación.
  • Auditorías de mantenimiento
  • Auditorías de recertificación
  • Auditorías de transferencia
  • Auditorías por razones especiales, llamadas auditorías especiales

El organismo de certificación debe aplicar los siguientes principios para la Auditoría Remota IATF:

  • IAF ID 12 - Principios para las evaluaciones a distancia
  • IAF MD 4 - Documento obligatorio sobre el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) con fines de auditoría y evaluación.
  • Anexo A de "Medidas Pandemia de Coronavirus (COVID-19) - Revisión 5" - Requisitos para las Auditorías Remotas de la IATF

La auditoría IATF - Opciones de aplicación

  • 100% in situ
  • Parcialmente remota (auditoría a distancia) y parcialmente in situ
  • 100% a distancia

A la hora de determinar el número de días de auditoría, hay que tener en cuenta el tiempo y el esfuerzo adicionales que requiere la auditoría a distancia. En el documento "Measures Coronavirus Pandemic", la IATF señala que incluso la IATF 16949 las auditorías a distancia y su planificación pueden ser observadas ("presenciadas") si es necesario, por ejemplo para determinar si la tecnología utilizada cumple con la normativa o si el enfoque del auditor correspondiente es conforme. Sin embargo, esta observación en el sentido de una auditoría presencial no puede ser rechazada.

Competencia del auditor para las auditorías remotas IATF

Otros elementos importantes de una auditoría a distancia son la competencia y las habilidades suficientes de todas las partes implicadas en una auditoría a distancia. Tanto los auditores como los clientes deben ser capaces de manejar la infraestructura electrónica de manera que se puedan alcanzar los resultados deseados. Y debe garantizarse que los resultados de la auditoría sean también significativos y objetivos.

Por lo tanto, los auditores que lleven a cabo una auditoría IATF a distancia deben estar ya familiarizados con la empresa en cuestión y con el ambiente que reina en ella, por ejemplo, a partir de una auditoría automovilística in situ. Además, los auditores deben tener una amplia experiencia y una rutina de auditoría a distancia, ya que la auditoría a distancia requiere en algunos casos técnicas de interrogatorio diferentes a las normales para una auditoría in situ.

Nuestra última encuesta a clientes sobre este tema muestra el siguiente resultado con respecto a los auditores de DQS:

"El 97% de nuestros clientes perciben el enfoque de nuestros auditores como "competente", y sólo el 3% como "menos competente"".

Otros aspectos esenciales y requisitos especiales pueden resumirse como sigue:

  • No existe un caso de conflicto ni un evento evaluado críticamente (no conformidad).
  • El número de participantes en una auditoría a distancia IATF debe ser limitado.
  • Las "sesiones" individuales deben programarse para un máximo de dos horas, seguidas de un descanso. Este procedimiento es necesario, ya que, de lo contrario, la concentración se resiente en una situación a veces desconocida. Por lo tanto, debe preverse algo más de tiempo para la planificación de una auditoría a distancia en comparación con una auditoría IATF convencional in situ.

Ventajas de las auditorías a distancia

 

  • Reducción significativa del tiempo de viaje
  • Los lugares que no pueden visitarse pueden auditarse con un esfuerzo justificado
  • Pueden participar al mismo tiempo especialistas y expertos de todo el mundo
  • Se minimizan los riesgos personales para los auditores y sus empleados, por ejemplo, los riesgos de salud y seguridad
  • Eliminación de las restricciones de viaje
  • Se puede minimizar el tiempo que transcurre entre la recogida y el análisis de los datos
  • Mucha flexibilidad en caso de interrupciones, por ejemplo, la disponibilidad de los auditados
  • La reducción de las emisiones deCO2 contribuye a la sustentabilidad

Requisitos de la tecnología de comunicación utilizada

La tecnología de la información y la comunicación (TIC) utilizada desempeña un papel especial en todas las auditorías realizadas a distancia. El documento IAF MD 4:2018 proporciona especificaciones vinculantes al respecto. El documento está publicado por el IAF (Foro Internacional de Acreditación) y regula globalmente aspectos centrales en el uso de las TIC.

Los requisitos clave, que además de las auditorías IATF también afectan a todas las demás auditorías para la certificación de las normas de sistemas de gestión ISO, son:

  • Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información transmitida electrónicamente.
  • Acuerdo sobre el uso de las TIC entre el auditor y el cliente. Esto requiere una relación comercial establecida.
  • Identificación de riesgos y oportunidades por parte del auditor en relación con las TIC. Esto implica, entre otras cosas, la validez y la objetividad de las conclusiones por adelantado.
  • Garantizar la existencia de la infraestructura electrónica necesaria.
  • Competencia y capacidad de todos los implicados para manejar las TIC de forma que se puedan alcanzar los resultados deseados.

Esto incluye garantizar que los clientes y los auditores estén familiarizados con el hardware y el software adecuados (tabletas, cámaras web, concentradores WiFi o herramientas informáticas como WebEx, GoToMeeting, programas de edición de imágenes, etc.) y que se disponga de suficiente ancho de banda para una conexión segura y estable.

Otras especificaciones del sector automotriz

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Requisitos para los organismos de certificación que auditan y certifican sistemas de gestión con el fin de evaluar la conformidad
  • DIN EN ISO 19011 - Directrices para la auditoría de sistemas de gestión
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - Documento vinculante para la determinación de los tiempos de auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y del medio ambiente
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - documento vinculante sobre el uso de técnicas de auditoría asistida por ordenador (CAAT) en la auditoría de sistemas de gestión por parte de organismos de certificación acreditados
  • IATF - Exenciones y medidas globales en respuesta a la pandemia de coronavirus COVID 19, el anexo A contiene los requisitos para la realización de auditorías a distancia para el conjunto de normas IATF 16949

Conclusión - Realización de auditorías IATF a distancia

Las auditorías a distancia se han convertido en una "nueva realidad" en sólo un año. Hoy en día, son un método de auditoría reconocido que puede sustituir a una auditoría clásica in situ, al menos en parte, y contribuir así al mantenimiento del certificado. Por tanto, las auditorías a distancia pueden ser un complemento útil de las auditorías convencionales in situ. Ya sea durante una evaluación para aprovechar la experiencia adicional, en combinación para cubrir de forma rentable varios sitios, o auditando completamente a distancia cuando sea apropiado para cumplir los requisitos de certificación o según lo dicten las condiciones actuales.

Las posibilidades que las auditorías remotas ofrecen desde hace tiempo para las normas ISO también pueden aprovecharse (al menos temporalmente) para la norma de automoción IATF 16949 desde el otoño de 2020. Sin embargo, sólo en relación con fallos demostrables de las auditorías in situ planificadas, y si esto pone en riesgo el mantenimiento de los certificados. Además, su aplicación debe sopesarse siempre cuidadosamente. No todas las situaciones pueden evaluarse adecuadamente a distancia. Por ello, DQS examina de antemano las circunstancias respectivas de su empresa, los requisitos por parte de la acreditación y las autoridades, así como los riesgos asociados a la aplicación.

Cuando se realizan auditorías a distancia, deben observarse unos requisitos especiales que se recogen en las normas y directrices mencionadas anteriormente. Estas especificaciones se centran en la tecnología de la información y la comunicación (TIC) utilizada y en la experiencia y la rutina de los respectivos auditores, dos aspectos que tienen la mayor influencia en el éxito de una auditoría a distancia.

Además, a las auditorías remotas de la IATF se les aplican normas adicionales de planificación y realización de auditorías. Dependiendo del tipo de auditoría, esto también puede aplicarse a la duración de los certificados emitidos sobre la base de las auditorías remotas. Los detalles sobre los requisitos pueden encontrarse en el Apéndice A de las denominadas "Medidas contra la pandemia de coronavirus (COVID-19) - Revisión 5".

 

Experiencia y confianza

La norma IATF 16949 está considerada como la norma de calidad internacional de la industria automotriz. Como sucesora de la ISO/TS 16949:2009, ha sido prácticamente el billete para esta industria mundial desde su publicación en octubre de 2016. La especificación técnica ISO/TS 16949 se publicó por primera vez en marzo de 1999. Con nuestro reconocimiento por parte de la IATF y la aprobación por parte de la VDA-QMC en febrero de 2000, DQS fue uno de los primeros organismos de certificación del mundo para esta norma automotriz.

Nuestros textos y libros blancos están escritos exclusivamente por nuestros expertos en normas o auditores con muchos años de experiencia. Si tiene alguna pregunta sobre el contenido del texto, nuestras auditorías y certificaciones al autor, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Autor
Torsten Schwarz

Experto en normas DQS, auditor principal y gestor de productos para las normas automotrices.

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